Cách lập hóa đơn và ghi nhận thanh toán một phần

Để ghi nhận một khoản thanh toán một phần, hãy giữ nguyên hóa đơn như đã phát hành, nhập số tiền và ngày vào hóa đơn đó, và báo cho khách số dư còn nợ. Khoản thanh toán một phần không cần hóa đơn hay hóa đơn điều chỉnh giảm mới. Bạn chỉ phát hành thêm hóa đơn khi các đợt trả góp đã được thỏa thuận trước khi công việc được lập hóa đơn.

Thanh toán một phần có cần hóa đơn mới không?

Không, khoản thanh toán một phần cho hóa đơn hiện có không cần hóa đơn mới, vì bạn đã lập hóa đơn toàn bộ số tiền. Hóa đơn thứ hai cho số dư sẽ tính cùng một giao dịch hai lần vào doanh thu và VAT của bạn. Việc bạn làm tùy thuộc vì sao số tiền bị thiếu.

Cách lập hóa đơn theo đợt trả góp?

Lập hóa đơn theo đợt trả góp nghĩa là chia giá trước khi khách nợ, và có hai cách. Bạn có thể phát hành một hóa đơn cho mỗi giai đoạn, hoặc một hóa đơn cho toàn bộ số tiền với lịch thanh toán in trên đó:

Lịch thanh toán: €1.200,00 trước ngày 3 tháng 2, 2026, €900,00 trước ngày 20 tháng 2, 2026, €1.500,00 trước ngày 18 tháng 3, 2026. Tổng €3.600,00.

Một hóa đơn duy nhất ít giấy tờ hơn, nhưng theo cách hạch toán VAT thông thường, VAT của cả hóa đơn thường đến hạn trong kỳ bạn phát hành. Các hóa đơn theo giai đoạn riêng phân bổ VAT cùng với dòng tiền.

Nếu một đợt đã thỏa thuận bị lỡ, Chỉ thị Thanh toán chậm của EU chỉ tính lãi và bồi thường trên các khoản quá hạn, không phải toàn bộ khoản nợ (Điều 5).

Cách ghi nhận một khoản thanh toán một phần?

Ghi nhận một khoản thanh toán một phần cần số hóa đơn, số tiền nhận được, ngày tiền vào tài khoản của bạn và nguồn của nó. Hãy dùng ngày ngân hàng, không phải ngày bạn nhập, nếu không sổ sách sẽ không khớp với sao kê ngân hàng.

Đây là một ví dụ tự đặt. Một studio phát hành hóa đơn €3.000 cộng VAT 20%, tổng €3.600, đến hạn ngày 31 tháng 1, 2026.

Cột cuối chỉ quan trọng với hạch toán theo tiền mặt, được giải thích ở phần tiếp theo.

Thanh toán một phần có làm thay đổi VAT bạn phải nộp không?

Thường là không, thanh toán một phần không làm thay đổi VAT bạn phải nộp theo cách hạch toán thông thường dựa trên hóa đơn. VAT của cả hóa đơn đến hạn cho kỳ của tax point, bất kể đến nay đã trả bao nhiêu. Notice 700 của HMRC nói thẳng: bạn không thể trì hoãn việc kê khai VAT cho đến khi nhận được tiền (mục 14.2.2).

Với hạch toán theo tiền mặt, VAT đi theo đồng tiền. Notice 731 của HMRC coi khoản thanh toán một phần là đã gồm VAT và tính phần VAT bằng khoản thanh toán ÷ tổng hóa đơn × VAT (mục 5.7 và phần 8). Trong ví dụ, €1.200 ÷ €3.600 × €600 ra €200. Các nước khác có cơ chế dựa trên tiền mặt tự đặt quy định riêng, nên hãy kiểm tra nước bạn.

Nếu phần còn lại không bao giờ về, đó là một câu hỏi riêng. Xem giảm giờ tính phí và xóa nợ.

Nên gửi gì cho khách sau khi họ trả một phần?

Sau khi khách trả một phần, hãy gửi một ghi chú ngắn xác nhận số tiền đã nhận và đòi số dư trước một ngày nhất định. Nó giúp hai bên không làm việc với những con số khác nhau.

Cảm ơn bạn đã thanh toán €1.200,00 ngày 3 tháng 2 cho hóa đơn INV-2026-0063. Số dư €2.400,00 đã đến hạn ngày 31 tháng 1. Bạn cho tôi biết ngày chúng tôi có thể nhận được khoản này.

Nếu hai bên đã thống nhất một kế hoạch, hãy xác nhận để có cái làm căn cứ:

Như đã thỏa thuận, €2.400,00 còn lại của hóa đơn INV-2026-0063 sẽ được trả thành €900,00 trước ngày 20 tháng 2 và €1.500,00 trước ngày 18 tháng 3. Bạn trả lời để xác nhận giúp tôi. Nếu một khoản bị lỡ, toàn bộ số dư đến hạn cùng lúc.

Một khoản trả nhỏ hơn được ghi là "thanh toán đầy đủ và dứt điểm" thì là chuyện khác. Hãy trả lời bằng văn bản trước khi coi nó như bình thường, vì ở một số nơi, việc nhận tiền vào tài khoản mà không phản đối có thể bị lập luận là đã chấm dứt khoản nợ. Hãy xin tư vấn nếu số tiền lớn.

Khoản thanh toán thuộc về hóa đơn nào?

Khoản thanh toán thuộc về hóa đơn nào mà khách nói là cho hóa đơn đó, nên hãy đọc giấy báo chuyển tiền trước. Nếu không có, hãy hỏi, và đề xuất cũ nhất trước làm mặc định. Giả sử nhận €2.000 từ một khách nợ €1.500 trên một hóa đơn và €1.200 trên hóa đơn khác: cũ nhất trước sẽ tất toán hóa đơn đầu và để lại €700 trên hóa đơn thứ hai. Hạch toán tiền mặt của Anh yêu cầu phân bổ khoản thanh toán theo thứ tự các hóa đơn được phát hành (Notice 731, mục 5.7).

Những lỗi mọi người hay mắc với thanh toán một phần

• Lập hóa đơn cho số dư. Việc đó tính cùng một giao dịch hai lần, trong doanh thu và trên tờ khai VAT.
• Hủy hóa đơn gốc và phát hành lại cho số dư. Lịch sử giờ sai, VAT cũng sai.
• Đánh dấu đã thanh toán cho gọn danh sách. Khoản nợ biến mất khỏi tầm nhìn nhưng vẫn là thật.
• Đòi tổng ban đầu. Khách đã trả một nửa mà nhận lời nhắc cho toàn bộ sẽ không còn tin con số của bạn. Chuỗi nhắc nợ luôn nên nêu số dư.

Ghi nhận thanh toán một phần trong ERPFlow

Trên một hóa đơn đã phát hành, Ghi nhận thanh toán mở một bảng với số dư điền sẵn. Hãy sửa thành số tiền thực sự về, đặt ngày, và thêm ghi chú nếu muốn. Không có trường phương thức thanh toán, nên ghi chú như "chuyển khoản" là nơi để ghi điều đó. Một hóa đơn nhận số lượng khoản thanh toán tùy ý.

Phần còn lại tự diễn ra. Hóa đơn hiển thị Đã thanh toán một phần, danh sách cho thấy số còn nợ bên dưới tổng, và bộ lọc Đã thanh toán một phần tìm ra tất cả. PDF in Đã thanh toán và Số tiền còn nợ, và Gửi nhắc nhở thanh toán trên hóa đơn quá hạn đòi số tiền còn nợ thay vì tổng. Hóa đơn trở thành Đã thanh toán khi các khoản thanh toán bằng tổng. Thẻ Phân tích của khách hàng và doanh thu trên bảng điều khiển tính phần đã trả.

Có hai điều cần để ý. Đánh dấu đã thanh toán ghi nhận mọi khoản còn nợ thành một khoản thanh toán ghi ngày hôm nay, nên hãy dùng Ghi nhận thanh toán cho tiền đã về tuần trước. Khoản thanh toán nhập nhầm có thể xóa khỏi thẻ Thanh toán, và số tiền đó quay lại số dư.

Số tiền vượt quá số dư hiển thị là Trả thừa, và Ghi nhận hoàn tiền ghi lại tiền bạn trả lại.

ERPFlow không có kết nối ngân hàng, thanh toán thẻ trực tuyến hay thu tiền tự động, nên mọi khoản thanh toán đều do bạn nhập, và một khoản gộp trả cho hai hóa đơn được nhập thành một khoản thanh toán cho mỗi hóa đơn. Cũng không có lịch trả góp. Hãy ghi kế hoạch đã thỏa thuận vào Ghi chú trước khi phát hành hóa đơn, hoặc giữ nó trong một bình luận trên hóa đơn sau đó. ERPFlow cũng không có chứng từ hóa đơn điều chỉnh giảm, nên việc giảm giá đã thỏa thuận cần cách làm được mô tả trong bài về hóa đơn điều chỉnh giảm.