Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ liệt kê số tiền mỗi khách hàng nợ, chia theo thời gian đã quá hạn, thường là chưa đến hạn, 1 đến 30, 31 đến 60, 61 đến 90 và trên 90 ngày. Hãy đọc tổng trước, rồi đến cột cũ nhất, rồi xem ai nằm trong đó. Mỗi độ tuổi đòi hỏi một hành động khác nhau.
Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ trông như thế nào?
Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ có một dòng cho mỗi khách hàng và một cột cho mỗi nhóm tuổi nợ, với tổng ở dưới cùng. Đây là một ví dụ tự đặt, tính bằng euro đã gồm VAT, tại ngày 31 tháng 10, 2026.
| Khách hàng | Chưa đến hạn | 1–30 | 31–60 | 61–90 | Trên 90 | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| North Quay Ltd | 2.400 | 1.200 | 3.600 | |||
| Alder & Co | 3.000 | 1.500 | 4.500 | |||
| Lumen Studio | 1.800 | 1.800 | ||||
| Ferris Joinery | 2.100 | 2.100 | ||||
| Tallis Events | 1.000 | 1.000 | ||||
| Tổng | 4.200 | 4.200 | 1.500 | 2.100 | 1.000 | 13.000 |
| Tỷ trọng | 32,3% | 32,3% | 11,5% | 16,2% | 7,7% | 100% |
Các nhóm nên đếm từ ngày đến hạn. Báo cáo đếm từ ngày hóa đơn sẽ cho thấy mọi hóa đơn Net 30 đã một tháng tuổi đúng ngày nó đến hạn, khiến khách tốt trông tệ. Hãy kiểm tra báo cáo của bạn dùng cách nào trước khi hành động.
Cách đọc báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ?
Hãy đọc báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ từ tổng xuống từng khách hàng, hỏi một câu ở mỗi bước. Với ví dụ trên:
- Số tiền bị nợ so với số bạn lập hóa đơn là bao nhiêu? Nếu công ty này lập hóa đơn khoảng €9.000 mỗi tháng, thì €13.000 là 13.000 ÷ 9.000 × 30 = khoảng 43 ngày doanh số. Với điều khoản Net 30, thế là chậm hơn mức nên có.
- Bao nhiêu đã quá hạn? Mọi thứ trừ cột đầu tiên: €8.800, hay 67,7% tổng.
- Bao nhiêu đã cũ? Trên 60 ngày là €3.100, hay 23,8%. Đây là số tiền có nguy cơ cao nhất.
- Ai tập trung nhiều? Alder & Co nợ €4.500, 34,6% tổng, nên một tháng tệ của họ là một tháng tệ của bạn.
- Điều gì đã dịch chuyển? So với bản của tháng trước. Một khách trôi từ cột 1–30 sang 31–60 cho bạn biết nhiều hơn một ảnh chụp đơn lẻ.
Sau đó hãy tìm hiểu vì sao, vì báo cáo không thể nói. Hóa đơn có thể cũ vì khách hết tiền, vì nó chưa bao giờ đến đúng người, hoặc vì họ đang tranh chấp. Mỗi trường hợp cần một cuộc trao đổi khác nhau.
Nên làm gì với từng nhóm tuổi nợ?
Mỗi nhóm tuổi nợ trên báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ đòi hỏi một hành động khác nhau, và mục đích của báo cáo là bảo đảm từng hành động được thực hiện.
| Tuổi nợ | Nên làm gì |
|---|---|
| Chưa đến hạn | Kiểm tra hóa đơn đã được giao và có số đơn mua hàng cần thiết. Chưa cần làm gì khác |
| 1–30 ngày | Gửi lời nhắc lịch sự kèm hóa đơn. Xem chuỗi nhắc nợ |
| 31–60 ngày | Gọi điện. Hỏi ngày thanh toán và ghi lại. Hỏi xem có gì đang tranh chấp không |
| 61–90 ngày | Gửi thông báo cuối cùng bằng văn bản. Cân nhắc tạm dừng công việc tiếp theo, và có đòi lãi trên khoản nợ hay không |
| Trên 90 ngày | Quyết định: công ty thu hồi nợ, khiếu kiện nhỏ, hoặc xóa nợ. Hỏi kế toán viên về việc giảm trừ VAT |
Giảm trừ VAT cho nợ khó đòi có điều kiện riêng ở mỗi nước. Điểm xuất phát của EU là Điều 90 của Chỉ thị VAT, còn ở Anh là Notice 700/18 của HMRC.
Cách lập báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ trong bảng tính?
Bạn có thể lập báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ trong bảng tính với một dòng cho mỗi hóa đơn chưa trả và hai công thức. Thiết lập các cột này:
| Cột | Chứa |
|---|---|
| A | Khách hàng |
| B | Số hóa đơn |
| C | Ngày đến hạn |
| D | Số dư còn nợ, đã gồm VAT |
| E | Số ngày quá hạn |
| F | Nhóm tuổi nợ |
Đặt ngày báo cáo ở ô H1, để bản lưu hôm nay vẫn cho đáp án của hôm nay vào tháng sau. Sau đó, ở dòng 2:
- Số ngày quá hạn, ở E2:
=MAX(0,$H$1-C2) - Nhóm tuổi nợ, ở F2:
=IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))
Kéo cả hai xuống, rồi dùng pivot table với khách hàng ở hàng, nhóm tuổi nợ ở cột và tổng số dư ở giá trị. Đối chiếu tổng cuối với danh sách hóa đơn đang mở. Nếu khác nhau, thì thiếu một hóa đơn hoặc một khoản thanh toán chưa được ghi nhận.
Có ba điều khiến người ta vấp ở đây. Hãy dùng số dư, không phải tổng hóa đơn, nếu không các khoản trả một phần biến mất. Quy đổi tiền tệ khác theo một tỷ giá nêu rõ, để các cột cộng lại được. Và bỏ các hóa đơn đã hủy ra.
Điều báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ không cho bạn biết
Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ không cho bạn biết sổ sách của khách có khớp với của bạn hay không. Muốn vậy, hãy gửi một bảng sao kê công nợ, liệt kê số tiền bạn cho là họ nợ và mời họ báo nếu sai. Báo cáo là cho bạn, còn bảng sao kê là cho họ.
Theo dõi hóa đơn quá hạn trong ERPFlow
ERPFlow không có báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ và không có các nhóm tuổi nợ. Đây là những gì nó có thay thế.
- Danh sách Hóa đơn lọc theo Quá hạn và Đã thanh toán một phần, với số còn nợ hiển thị dưới tổng. Danh sách đó là việc cần làm của bạn.
- Bảng điều khiển hiển thị các số liệu Còn phải thu và Quá hạn trên toàn tổ chức bằng đơn vị tiền tệ gốc của bạn, không gồm VAT, với VAT hiển thị bên dưới.
- Thẻ Phân tích của khách hàng hiển thị số tiền còn phải thu của khách hàng đó, cũng không gồm thuế với phần thuế bên dưới.
- Gửi nhắc nhở thanh toán trên hóa đơn quá hạn gửi email PDF kèm số ngày quá hạn và số tiền còn nợ. Phải có người gửi từng cái.
Để lập bảng tính ở trên, hãy xuất hóa đơn ra CSV. File xuất có một dòng cho mỗi dòng hóa đơn, với khách hàng, số, ngày đến hạn, trạng thái, số lượng, giá, chiết khấu và phần trăm thuế. Nó không gồm các khoản thanh toán, nên hãy lấy số dư của hóa đơn đã trả một phần từ bộ lọc Đã thanh toán một phần.