Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để theo dõi giờ công tính phí cho agency, hãy gán cho mỗi khách hàng một mã và mỗi công việc một dòng bên dưới, để mỗi người ghi thời gian hằng ngày theo công việc, và so sánh số giờ của từng hợp đồng phí duy trì với hạn mức của nó mỗi tuần. Việc ghi là phần dễ. Rủi ro riêng của agency là hợp đồng phí duy trì vượt giờ mà không ai để ý.
Giờ nào của agency tính phí được?
Giờ của agency tính phí được khi hợp đồng của khách hàng nói vậy, nghĩa là cùng một giờ có thể tính phí với khách hàng này và miễn phí với khách hàng khác. Bảng này là mặc định hợp lý. Hãy đối chiếu với từng hợp đồng.
| Công việc | Phí duy trì | Dự án phí cố định | Theo thời gian và vật liệu |
|---|---|---|---|
| Quản lý tài khoản, cuộc gọi cập nhật | Tính vào hạn mức nếu hợp đồng nói vậy | Nằm trong phí, ghi vào công việc | Tính phí được nếu hợp đồng nói vậy |
| Các vòng chỉnh sửa đã thỏa thuận | Có tính | Nằm trong phí | Tính phí được |
| Chỉnh sửa vượt quá các vòng đã thỏa thuận | Có tính, hoặc một yêu cầu thay đổi | Yêu cầu thay đổi, rồi tính phí được | Tính phí được |
| Làm lại do lỗi của chính bạn | Không tính. Ghi lại, rồi giảm số giờ tính phí | Nằm trong phí, ghi vào công việc | Không tính phí |
| Thuyết trình giành khách mới | Mã nội bộ | Mã nội bộ | Mã nội bộ |
| Họp studio, đào tạo | Mã nội bộ | Mã nội bộ | Mã nội bộ |
Hãy ghi tất cả, kể cả những gì bạn không tính phí được. Các quy tắc chung nằm trong hướng dẫn về giờ tính phí và không tính phí, và thời gian bạn đã ghi nhưng sẽ không tính phí là một khoản giảm giá trị ghi nhận kèm lý do bên cạnh.
Agency nên thiết lập khách hàng, công việc và đầu việc như thế nào?
Mã thời gian của agency nên đi theo thứ tự khách hàng, rồi công việc, rồi loại đầu việc, với một danh sách ngắn các loại đầu việc mà mọi người dùng chung. Trong thiết lập giả định này, HARB-RET là phí duy trì hằng tháng của Harbour Foods và HARB-WEB là một công việc website riêng cho cùng khách hàng, vì hai việc có điều khoản khác nhau.
- Loại đầu việc: giữ ở những gì bạn sẽ báo cáo, như chiến lược, nội dung, thiết kế, sản xuất và quản lý tài khoản. Một danh sách ba mươi mục sẽ bị bỏ qua, và mọi thứ cuối cùng rơi vào "chung".
- Mã nội bộ:
INT-PITCHvàINT-ADMINnhận mọi thứ không phải công việc cho khách hàng, để tuần của mỗi người cộng lại bằng số giờ theo hợp đồng. Một tuần thiếu nghĩa là thiếu thời gian. - Đơn giá: gắn với vai trò, không gắn với dòng ghi. Nếu khách hàng muốn một đơn giá chung cho cả nhóm, hãy tính một đơn giá bình quân theo giờ và giữ đơn giá theo vai trò trong bảng riêng của bạn.
Một bảng chấm công của nhóm dùng chung hằng tuần là đủ để vận hành việc này cho đến khi agency có nhiều khách hàng hơn mức một người nhớ được.
Theo dõi giờ phí duy trì thế nào để không vượt giờ?
Hãy theo dõi giờ phí duy trì bằng cách so số giờ đã dùng với phần tháng đã trôi qua, mỗi tuần. Đây là một ví dụ giả định: phí duy trì €6.000 một tháng mua 60 giờ, tức đơn giá bình quân €100 một giờ. Sau hai tuần trong bốn, 38 giờ đã dùng hết. Đó là 63% hạn mức ở mốc nửa tháng.
Hãy báo khách hàng ngay bây giờ, khi lựa chọn vẫn là của họ:
Chúng tôi đã dùng 38 trong 60 giờ của phí duy trì tháng này, còn hai tuần nữa. Với nhịp này, tháng sẽ kết thúc ở khoảng 76 giờ. Xin cho chúng tôi biết hạng mục nào trong phần còn lại nên tạm dừng, hoặc chúng tôi có thể tiếp tục và tính 16 giờ vượt thêm theo đơn giá đã thỏa thuận €100 một giờ.
Cuối tháng, hãy đo mức vượt theo cả hai cách, vì chúng không khớp nhau.
| Vai trò | Số giờ | Đơn giá theo bảng giá | Giá trị |
|---|---|---|---|
| Chiến lược gia | 8,0 | €140 | €1.120 |
| Nhà thiết kế | 26,0 | €95 | €2.470 |
| Copywriter | 18,0 | €85 | €1.530 |
| Quản lý tài khoản | 14,5 | €70 | €1.015 |
| Tổng | 66,5 | €6.135 |
Đo theo giờ, tháng vượt 6,5 giờ, với €100 là thêm €650. Đo theo giá trị ở đơn giá bảng giá, chỉ vượt €135 so với mức phí €6.000, vì cơ cấu vai trò của tháng đó có đơn giá trung bình khoảng €92 một giờ, thấp hơn €100 mà phí duy trì giả định. Cả hai đều là phép tính trung thực, và chênh lệch giữa chúng là €515.
Vì vậy hợp đồng phải nêu phí duy trì được đo bằng đơn vị nào. Hãy chốt điều đó, cùng việc xử lý giờ chưa dùng, trước khi bất kỳ ai bắt đầu làm. Hướng dẫn về lập hóa đơn phí duy trì hằng tháng nói về chính hóa đơn.
Làm sao để nhóm sáng tạo chịu ghi thời gian?
Hãy khiến nhóm sáng tạo ghi thời gian bằng cách làm cho việc đó mất chưa đến một phút mỗi ngày và cho họ thấy các con số dùng để làm gì. Không ai điền bảng chấm công tốt chỉ vì được bảo phải làm.
- Ghi vào cuối mỗi ngày, với lịch mở sẵn. Đừng yêu cầu mọi người chạy bộ đếm giờ khi đang tập trung.
- Cho mỗi người thấy tốc độ tiêu hao của phí duy trì. Ai thấy khách hàng đã ở mức 63% vào giữa tháng sẽ tự nhắc trước khi bạn phải hỏi.
- Đừng dùng bảng ghi để đánh giá tốc độ của mọi người. Một khi nó thành thước đo hiệu suất, các dòng ghi sẽ trôi về phía những gì trông đẹp, và hóa đơn trôi theo.
Nếu bạn muốn ghi thành văn bản, một chính sách bảng chấm công ngắn đặt ra hạn chót và người theo dõi.
Agency nên xem xét gì mỗi tháng?
Buổi xem xét hằng tháng của agency nên biến bốn con số thành bốn quyết định.
| Con số | Lấy từ đâu | Bạn quyết định gì |
|---|---|---|
| Giờ và giá trị phí duy trì so với hạn mức | Bảng tiêu hao ở trên | Tính phí phần vượt, giảm phạm vi hoặc định giá lại |
| Giờ theo thời gian và vật liệu chưa lập hóa đơn | Các dòng ghi chưa có số hóa đơn | Lập hóa đơn ngay bây giờ |
| Giờ đã giảm, theo lý do | Nhật ký giảm giá trị ghi nhận của bạn | Sửa việc xác định phạm vi hoặc bản yêu cầu đã gây ra chúng |
| Tỷ lệ giờ tính phí trong giờ của mỗi người | Mức sử dụng nhân sự | Bạn có nhận thêm việc được không, hay cần hỗ trợ |
Theo dõi giờ của agency trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow cũng không có báo cáo thời gian theo người, và không có gì theo dõi hạn mức của phí duy trì, nên việc ghi và kiểm tra tiêu hao ở trên vẫn nằm trong bảng tính của bạn.
Đây là những gì ERPFlow làm cho một agency marketing hoặc sáng tạo:
- Khách hàng và công việc: một dự án là một bảng bạn có thể liên kết với một khách hàng. Thẻ có người được giao, hạn chót, tệp và bình luận, cùng thời gian đã dùng nhập tay theo giờ và phút, và các thời gian đó được cộng theo từng dự án và từng khách hàng. Mỗi thẻ chứa một con số, không có ngày và không chia theo người, và nó không trở thành dòng hóa đơn.
- Phí duy trì: một hóa đơn định kỳ tính một số tiền cố định mỗi tuần, tháng, ba tháng hoặc năm, rồi gửi email hoặc để ở dạng nháp. Nó phát hành hóa đơn và không thu tiền. Nếu bạn tính phần vượt giờ, hãy chọn Tạo bản nháp để thêm dòng phụ trước khi phát hành, hoặc lập một hóa đơn riêng.
- Đơn giá: một dịch vụ cho mỗi vai trò, với đơn vị là giờ và đơn giá theo giờ, để chọn được bất kỳ dòng nào thay vì phải gõ.