Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Giờ tính phí là một con số đếm: số giờ bạn có thể tính tiền khách hàng. Mức sử dụng nhân sự là một tỷ lệ: số giờ đó chia cho số giờ người ấy khả dụng để làm việc. Bạn cần cả hai, vì 96 giờ tính phí là một tháng mạnh với người làm bán thời gian và là một tháng bình thường với người làm toàn thời gian.
Mức sử dụng nhân sự khác gì với giờ tính phí?
Mức sử dụng nhân sự và giờ tính phí trả lời hai câu hỏi khác nhau, còn một thước đo thứ ba, tỷ lệ thu được, trả lời câu hỏi mà chủ doanh nghiệp thường quan tâm nhất.
| Thước đo | Cách tính | Câu hỏi nó trả lời |
|---|---|---|
| Giờ tính phí | Cộng các giờ có thể tính tiền khách hàng | Đã làm được bao nhiêu việc cho khách? |
| Mức sử dụng nhân sự | Giờ tính phí ÷ giờ khả dụng | Bao nhiêu phần thời gian ta có đã dành cho việc của khách? |
| Tỷ lệ thu được | Số tiền đã tính ÷ giá trị chuẩn của các giờ đó | Trong số công việc ấy, ta thực sự tính tiền được bao nhiêu? |
Nếu bạn chưa chốt cái gì được coi là tính phí, hãy bắt đầu với hướng dẫn về giờ tính phí và giờ không tính phí. Cả ba thước đo đều phụ thuộc vào đó.
Tính mức sử dụng nhân sự như thế nào?
Tính mức sử dụng nhân sự bằng cách chia giờ tính phí của một người cho giờ khả dụng của họ trong cùng kỳ, rồi nhân với 100. Con số giờ tính phí hiếm khi bị tranh cãi. Cuộc tranh luận nằm ở chỗ cái gì được coi là khả dụng.
Đây là một ví dụ tự dựng. Một tư vấn viên làm tuần 37,5 giờ có một tháng 21 ngày làm việc, tức 157,5 giờ theo hợp đồng. Một ngày lễ và ba ngày nghỉ phép trừ đi 30 giờ. Tư vấn viên tính phí 102 giờ.
| Giờ khả dụng được định nghĩa là | Giờ | Mức sử dụng |
|---|---|---|
| Toàn bộ giờ theo hợp đồng | 157,5 | 64,8% |
| Giờ theo hợp đồng trừ nghỉ phép và ngày lễ | 127,5 | 80,0% |
Cùng một người trong cùng một tháng, chênh nhau 15 điểm. Không con số nào sai. Con số thứ hai công bằng hơn để đánh giá một người, vì không ai nên trông như rảnh rỗi chỉ vì nghỉ phép. Con số thứ nhất cho thấy cả một năm giờ được trả lương đã tạo ra gì. Hãy chọn một, ghi lại, và đừng bao giờ so sánh các con số tính theo định nghĩa khác nhau, cũng là lý do bạn nên dè dặt với các mức chuẩn được công bố.
Vì sao cùng số giờ tính phí có thể mang nghĩa khác nhau?
Cùng số giờ tính phí có thể mang nghĩa khác nhau vì chúng không nói gì về số giờ khả dụng. Ba người tự dựng này mỗi người tính phí 96 giờ trong một tháng.
| Người | Giờ khả dụng | Giờ tính phí | Mức sử dụng |
|---|---|---|---|
| Toàn thời gian | 150,0 | 96 | 64,0% |
| Bán thời gian, bốn ngày một tuần | 120,0 | 96 | 80,0% |
| Toàn thời gian, nghỉ một tuần | 112,5 | 96 | 85,3% |
Một bảng xếp hạng theo giờ tính phí xếp họ ngang nhau. Điều ngược lại cũng đúng: cùng mức sử dụng có thể che giấu số tiền rất khác nhau. Hai tư vấn viên này đều ghi 120 giờ tính phí trên 150 giờ khả dụng, ở đơn giá €100.
| Tư vấn viên A | Tư vấn viên B | |
|---|---|---|
| Giờ tính phí đã ghi | 120 | 120 |
| Mức sử dụng | 80% | 80% |
| Giờ trên hóa đơn | 120 | 96 |
| Số tiền đã tính | €12.000 | €9.600 |
| Tỷ lệ thu được | 100% | 80% |
24 giờ thiếu của tư vấn viên B đã bị giảm trước khi lập hóa đơn. Mức sử dụng không nhìn thấy chúng, nên một công ty chỉ theo dõi mức sử dụng sẽ đánh giá hai người này như nhau, trong khi chênh nhau €2.400.
Công ty nên đặt mục tiêu mức sử dụng nhân sự nào?
Công ty nên tính mục tiêu mức sử dụng từ chi phí của chính mình, vì mức chuẩn từ công ty khác phản ánh đơn giá và cơ cấu nhân sự của công ty đó. Đây là một ví dụ tự dựng cho một tư vấn viên, tính €90 một giờ với biên lợi nhuận mục tiêu 20%.
| Bước | Phép tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Chi phí hằng năm: lương, thuế người sử dụng lao động và một phần chi phí chung | €78.000 | |
| Giờ khả dụng: 1.950 giờ được trả lương, trừ 40 ngày nghỉ phép, nghỉ lễ và ốm | 1.950 − 300 | 1.650 |
| Giờ tính phí để hòa vốn | €78.000 ÷ €90 | 867 |
| Mức sử dụng hòa vốn | 867 ÷ 1.650 | 52,5% |
| Doanh thu cần cho biên lợi nhuận 20% | €78.000 ÷ 0,80 | €97.500 |
| Giờ tính phí cần có | €97.500 ÷ €90 | 1.083 |
| Mức sử dụng mục tiêu | 1.083 ÷ 1.650 | 65,6% |
Sau đó thử nó với những gì thực sự xảy ra. Nếu công ty thường chỉ tính được 90% giá trị chuẩn, đơn giá hiệu quả là €81, số giờ cần tăng lên 1.204 và mục tiêu leo lên 73,0%. Nếu thay vào đó công ty nâng đơn giá lên €100, mục tiêu giảm xuống 59,1%.
Ba con số đó cho thấy mức sử dụng chỉ là một trong các đòn bẩy. Đơn giá và việc giảm giờ cũng làm thay đổi cùng phép tính, và hướng dẫn về cách tính đơn giá tính cho khách nói về phía còn lại.
Khi nào mục tiêu mức sử dụng nhân sự phản tác dụng?
Mục tiêu mức sử dụng phản tác dụng khi người ta có thể đạt nó bằng cách ghi giờ chứ không bằng cách làm nhiều việc có ích hơn. Hãy để ý những điều sau:
- Độn giờ. Giờ được ghi là tính phí rồi bị giảm khi lập hóa đơn. Mức sử dụng tăng trong khi tỷ lệ thu được giảm, vì vậy bạn đọc hai chỉ số cùng nhau.
- Một mục tiêu cho mọi người. Một chủ doanh nghiệp vừa bán hàng vừa quản lý không thể bằng người chỉ làm việc cho khách. Đặt mục tiêu theo vai trò.
- Không còn dư. Ai ở mức 100% thì không còn giờ cho đào tạo, cho đề xuất hay cho yêu cầu gấp của khách. Kế hoạch cho vài tuần tới của người đó thuộc về một kế hoạch năng lực, và nó nên chừa chỗ.
- Đọc một tháng như một phán quyết. Một tháng yên ắng có thể là vấn đề bán hàng chứ không phải của người đó. Hãy nhìn xu hướng qua một quý.
Đo mức sử dụng nhân sự cùng với ERPFlow
ERPFlow không tính mức sử dụng nhân sự. Nó không có báo cáo mức sử dụng hay năng lực, nên các công thức ở trên vẫn nằm trong bảng tính của bạn. Hiện nó cũng chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có, và phần đó nói về ghi và tính phí thời gian chứ không phải báo cáo mức sử dụng.
ERPFlow có thể cung cấp một số dữ liệu đầu vào:
- Khoản trừ khỏi giờ khả dụng: Nghỉ phép có lịch nhóm, mỗi người một dòng theo tháng, với các lần vắng mặt là các thanh và ngày lễ được gạch chéo.
- Chi phí của một người: mục Lương trong hồ sơ nhân viên lưu đơn giá theo giờ và số giờ mỗi tháng, là lương gộp cộng thuế người sử dụng lao động. Chỉ các vai trò được phép xem lương mới đọc được.
- Giờ theo dự án: các thẻ dự án lưu thời gian đã dùng được gõ vào, cộng tổng theo từng dự án và từng khách hàng, nhưng không bao giờ theo từng người.
- Kết quả của cả công ty: thẻ Lợi nhuận trên bảng điều khiển đặt doanh thu và thu nhập khác đối chiếu với chi phí, lương và thưởng. Nó bao quát toàn bộ doanh nghiệp, nên không cho bạn biết gì về một người cụ thể.