Quy trình theo dõi thời gian tư vấn hỗ trợ việc lập hóa đơn

Một quy trình theo dõi thời gian tư vấn hỗ trợ việc lập hóa đơn có bốn giai đoạn: mở một mã cho mỗi hợp đồng trước khi bắt đầu làm, ghi thời gian hằng ngày bằng những câu khách hàng có thể đọc, rà soát bản hóa đơn nháp trước mỗi hóa đơn, và đối chiếu giờ đã tính phí, giờ đã giảm và giờ chưa tính phí mỗi tháng. Một bảng tính có thể vận hành cả bốn.

Tư vấn khó lập hóa đơn hơn hầu hết công việc tính theo giờ vì khách hàng đọc chi tiết. Một giám đốc tài chính thấy "Nghiên cứu, 6 giờ" sẽ hỏi đã nghiên cứu gì, và một chuyên gia tư vấn không có bản ghi tốt hơn chỉ có thể đoán hoặc giảm giá dòng đó.

Chuyên gia tư vấn nên ghi gì cho mỗi khối thời gian?

Một dòng ghi thời gian của chuyên gia tư vấn cần có ngày, người làm, mã hợp đồng, giai đoạn, số giờ, cờ tính phí và một câu dễ đọc nêu đã làm gì.

Nên thiết lập một hợp đồng tư vấn thế nào trước khi ghi thời gian?

Thiết lập một hợp đồng tư vấn bằng cách chép các điều khoản tính phí từ thư cam kết dịch vụ vào một tờ trước khi ghi giờ đầu tiên. Cơ sở tính phí quyết định bản ghi thời gian dùng để làm gì.

Nếu bạn còn đang chọn giữa các cách này, hướng dẫn về tính phí theo giờ và phí duy trì cho chuyên gia tư vấn so sánh chúng.

Hãy gán cho mỗi hợp đồng một mã riêng từ hệ thống đánh số dự án, và chỉ tạo những giai đoạn bạn thực sự sẽ báo cáo. Ghi đơn giá cho từng cấp bậc, ngày lập hóa đơn và việc thời gian đi lại có tính phí hay không. Khi có thắc mắc sáu tháng sau, tờ này giúp bạn khỏi phải đọc lại thư.

Viết dòng ghi thời gian thế nào để khách hàng không thắc mắc?

Hãy viết mỗi dòng ghi thời gian là bạn đã làm gì, với cái gì, và để làm gì. Một câu là đủ.

Hai thói quen quan trọng hơn câu chữ. Ghi trong cùng ngày, vì dòng ghi viết một tuần sau sẽ thành "Nghiên cứu". Và mỗi việc một dòng: gộp nhiều việc vào một tổng duy nhất gọi là tính phí theo khối (block billing), và khách hàng không thấy từng việc tốn bao nhiêu. Hướng dẫn tính phí của một số khách hàng doanh nghiệp từ chối thẳng cách này.

Rà soát trước khi lập hóa đơn là gì, và kiểm tra những gì?

Rà soát trước khi lập hóa đơn là kiểm tra bản hóa đơn nháp: mọi dòng ghi chưa lập hóa đơn của một hợp đồng, do người phụ trách khách hàng đọc trước khi hóa đơn được gửi đi. Việc này bắt lỗi khi vẫn còn sửa miễn phí được, vì hóa đơn đã phát hành chỉ sửa được bằng một chứng từ khác.

• Mã: mỗi dòng ghi có nằm đúng hợp đồng và giai đoạn không?
• Mô tả: bạn có thoải mái đọc to cho khách hàng nghe không?
• Trùng lặp: nếu hai người cùng dự một cuộc họp, thư cam kết có cho phép cả hai tính phí không?
• Làm lại: thời gian do lỗi của chính bạn gây ra thì bỏ đi.
• Trần: tổng lũy kế có nằm trong trần không?
• Phạm vi phát sinh: có chấp thuận bằng văn bản cho mọi thứ nằm ngoài thư không?

Mọi thứ bạn quyết định không tính phí là một khoản giảm giá trị ghi nhận. Hãy ghi lại cùng lý do thay vì xóa dòng, nếu không bạn sẽ không còn thấy mình cho đi bao nhiêu công việc.

Ví dụ: một tháng, từ bảng ghi thời gian đến hóa đơn

Đây là một ví dụ giả định. Một công ty tư vấn hai người tính chuyên gia cấp cao €140 một giờ và nhà phân tích €85, và đây là bước rà soát trước khi lập hóa đơn cho tháng 4 trên hợp đồng NORD-2026-01.

Bây giờ đối chiếu. 60,5 giờ đã ghi bằng 53,0 giờ tính phí cộng 7,5 giờ giảm, không còn dư gì. Nếu một tháng không khép về không, phần còn lại là công việc chưa tính phí, và nó thuộc về một báo cáo WIP.

Theo đơn giá chuẩn, tháng đó đáng giá €6.435: 23,5 giờ cấp cao và 37 giờ nhà phân tích. Hóa đơn là €5.715, nên €720 đã cho đi và bạn tính phí 88,8% giá trị chuẩn. Một tháng như vậy chưa nói lên nhiều. Cả năm như vậy với một khách hàng là một cuộc trao đổi về giá.

Khi đó dòng hóa đơn có thể ngắn như thế này, kèm danh sách từng dòng ghi nếu thư cam kết hứa cung cấp:

Lập sơ đồ quy trình, giai đoạn Khảo sát, NORD-2026-01, 1 đến 30 tháng 4: 31,0 giờ với €85,00

Hướng dẫn về chuyển giờ công tính phí thành hóa đơn nói về mức chi tiết nên hiển thị trên chính hóa đơn.

Vận hành một hợp đồng tư vấn trong ERPFlow

Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Hiện nay, bảng ghi hằng ngày và bước rà soát trước khi lập hóa đơn nằm trong một bảng tính hoặc một công cụ thời gian riêng. ERPFlow cũng không có phê duyệt thời gian hay báo cáo thời gian theo người, và một dự án không có đơn giá, mức trần hay ngân sách.

ERPFlow đảm nhiệm phần còn lại của giấy tờ doanh nghiệp tư vấn:

• Đề xuất: soạn như một báo giá với các dòng hàng, rồi dùng Chuyển thành hóa đơn khi đến lúc tính phí. Hai chứng từ vẫn được liên kết. Khách hàng không chấp nhận trực tuyến được, nên bạn tự đánh dấu báo giá là đã chấp nhận.
• Hợp đồng: một dự án là một bảng liên kết với khách hàng, với các thẻ có người được giao, hạn chót, tệp, bình luận và thời gian đã dùng nhập tay theo giờ và phút. Các thời gian đó được cộng theo từng dự án và từng khách hàng. Mỗi thẻ chứa một con số, không có ngày, và nó không trở thành dòng hóa đơn.
• Đơn giá: tạo một dịch vụ cho mỗi cấp bậc, với đơn vị là giờ và đơn giá theo giờ. Trên hóa đơn, chọn dịch vụ và nhập số lượng từ bảng ghi của bạn. Một dòng có thể có % giảm giá, và đơn mua hàng của khách hàng ghi trong Số đơn hàng.