Tính phí thời gian đi lại đến công trình và các cuộc gặp khách hàng

Bạn có thể tính phí thời gian đi lại nếu khách hàng đã đồng ý trước. Các lựa chọn thông thường là đơn giá đầy đủ, đơn giá giảm, phí gọi đến cố định, phí theo vùng hoặc không tính gì cả. Hãy ghi phương pháp trong báo giá, hiển thị đi lại thành một dòng hóa đơn riêng, và chia các chuyến đi chung để không ai trả hai lần.

Bạn có thể tính phí thời gian đi lại không?

Có, bạn có thể tính phí thời gian đi lại khi khách hàng đã đồng ý trước chuyến đi, trong báo giá, hợp đồng hoặc bảng giá công khai. Một giờ trên xe tải hay trên tàu là một giờ bạn không thể bán cho ai khác, nên nhiều doanh nghiệp dịch vụ hiện trường, dịch vụ tại nhà và xây dựng thu lại khoản này, các chuyên gia tư vấn đến thăm khách hàng cũng vậy.

Điều bạn không thể làm một cách an toàn là gây bất ngờ cho ai đó. Khoản phí đi lại lần đầu xuất hiện trên hóa đơn biến một khoản nhỏ thành cuộc tranh cãi về cả hóa đơn.

Nên dùng cách tính phí đi lại nào?

Phương pháp phù hợp phụ thuộc vào quãng đường bạn đi và mức độ biến động giữa các công việc.

Ví dụ: cùng một đơn giá, sáu cách tính

Đây là một ví dụ giả định. Một kỹ thuật viên tính €60 một giờ. Một công việc cách 45 phút, tức tổng cộng 90 phút đi lại. Một công việc khác cách 10 phút, tức tổng cộng 20 phút.

Bây giờ hãy so các con số đó với chi phí thực của chuyến đi. Nếu một giờ của kỹ thuật viên tốn doanh nghiệp €30, chuyến dài tốn €45 trước khi tính phương tiện. Nửa giá chỉ vừa đủ bù khoản đó, còn vùng miễn phí, phí gọi đến và phí theo vùng đều thiếu trong chuyến này. Phí gọi đến và phí theo vùng lấy lại được một phần ở các chuyến ngắn. Hướng dẫn về đơn giá tính cho khách cho thấy cách tính chi phí theo giờ đó.

Phí gọi đến cũng cho thấy sự đánh đổi: khách hàng cách mười phút trả €40 cho một chuyến mà theo đơn giá đầy đủ chỉ là €20. Điều đó ổn nếu mức phí được công bố và cũng bao gồm đỗ xe, bốc dỡ và lượt về, nhưng hãy sẵn sàng nói rõ như vậy.

Chia một chuyến đi cho nhiều khách hàng như thế nào?

Hãy chia chuyến đi giữa họ, và đừng bao giờ tính cả chuyến cho từng khách hàng. Một cách công bằng là chia thời gian đi lại thực tế theo tỷ lệ với thời gian mỗi chuyến của từng khách hàng nếu đi riêng.

Đây là một ví dụ giả định. Một chuyên gia tư vấn thăm ba khách hàng trong một ngày, với €60 một giờ. Lộ trình thực tế mất 150 phút.

Mỗi khách hàng trả ít hơn chi phí một chuyến riêng của họ, và bạn vẫn thu lại toàn bộ. Chia đều mỗi người €50 đơn giản hơn và đủ công bằng khi các khách hàng ở gần nhau.

Quy tắc tương tự áp dụng khi làm việc trên đường đi. Nếu bạn dùng một chuyến tàu của khách hàng A để soạn báo cáo cho khách hàng B, hãy tính phí B cho việc soạn thảo và đừng tính A cho cùng những phút đó. Một giờ chỉ bán được một lần.

Câu chữ cho báo giá và hóa đơn

Một điều khoản cho báo giá hoặc điều kiện của bạn:

Đi lại được tính €30 mỗi giờ từ cơ sở của chúng tôi đến địa điểm của bạn và ngược lại, dựa trên thời gian lộ trình tiêu chuẩn chứ không phải tình trạng giao thông thực tế. Khi một chuyến đi phục vụ nhiều khách hàng, chúng tôi chia thời gian giữa họ. Đi lại xuất hiện thành một dòng riêng trên hóa đơn của bạn.

Một dòng cho hóa đơn:

Thời gian đi lại, 12 tháng 3, 2026, đến địa điểm và ngược lại: 1,50 giờ với €30,00 mỗi giờ.

Thời gian lộ trình tiêu chuẩn đáng để thêm vài chữ. Nó đưa giao thông ra khỏi cuộc thảo luận, và nghĩa là hóa đơn của khách hàng không phụ thuộc vào ngày bạn tình cờ đến.

Có tính VAT trên thời gian đi lại và chi phí đi lại không?

Thường là có. Thời gian đi lại nói chung là một phần dịch vụ bạn cung cấp, nên chịu cùng cách xử lý VAT như công việc.

Chi phí đi lại bạn tính lại thường cũng chịu thuế. Điều 78 của Chỉ thị VAT đưa các chi phí phát sinh như chi phí vận chuyển tính cho khách hàng vào giá tính thuế. Hướng dẫn của HMRC về chi phí hoặc khoản trả hộ chuyển cho khách hàng đưa ví dụ về vé máy bay bạn mua để đến thăm khách hàng: nếu bạn tính lại, bạn tính VAT, vì chuyến bay là cho bạn. Khoản trả hộ đúng nghĩa là một ngoại lệ hẹp, và được nói trong VAT trên chi phí được hoàn lại và chi phí trả hộ. Quy định khác nhau tùy nước, nên hãy kiểm tra quy định của nước bạn.

Những sai sót khiến phí đi lại bị tranh chấp

• Đi lại bị chôn trong dòng nhân công. Số giờ trông bị phóng đại, và khách hàng bắt đầu kiểm tra tất cả.
• Không nói chuyến đi bắt đầu từ đâu. Cơ sở của bạn, nhà bạn và công việc trước đó cho ba con số khác nhau.
• Làm tròn từng chặng riêng. Hãy cộng các chặng trước, rồi áp dụng đơn vị tính phí một lần.
• Tính phí chuyến đi mà khách hàng không có tiếng nói, như quay lại lấy một bộ phận bạn quên. Chuyến đó là của bạn.

Tính phí thời gian đi lại trong ERPFlow

Hãy thiết lập mỗi khoản phí đi lại thành một dịch vụ riêng kèm giá: "Thời gian đi lại" theo giờ, hoặc "Phí gọi đến" là một số tiền cố định. Thêm nó vào báo giá, để khách hàng thấy trước khi đồng ý, và nó được mang sang khi bạn chuyển báo giá thành hóa đơn. Mỗi dòng có số lượng riêng, với hai chữ số thập phân, và thuế suất riêng.

Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Trường Thời gian đã dùng của thẻ không đánh dấu được thời gian là đi lại, nên số giờ đi lại trên hóa đơn là con số bạn tự nhập.

Chi phí ghi nhiên liệu và vé cùng biên lai, nhưng không liên kết với khách hàng hay công việc, và không có theo dõi quãng đường đi. Tính lại một chi phí cho khách hàng nghĩa là tự thêm một dòng vào hóa đơn của họ.