Serbest çalışan olarak fatura nasıl kesilir: müşteriye faturalama

Serbest çalışan olarak fatura kesmek için; adınızı ve adresinizi, müşterinin yasal unvanını, ne yaptığınızı ve ne zaman yaptığınızı, tutarı ve varsa KDV'yi, vade tarihini ve banka bilgilerinizi gösteren numaralı bir fatura gönderin. KDV hesaplayıp hesaplamayacağınız kayıt durumunuza ve müşterinin nerede olduğuna bağlıdır; önce bunu netleştirin.

Genel adımlar müşteriye fatura nasıl kesilir yazısında. Bu rehber, işletme tek kişi olduğunda neyin değiştiğini anlatıyor.

Serbest çalışan faturasına neler yazmalı?

Serbest çalışanın faturası diğer faturalarla aynı bilgileri taşır, tek farkla: tüzel kişi sizsiniz, bu yüzden faturada kendi adınız yer alır. Birleşik Krallık'ta GOV.UK, şahıs işletmelerinin adlarını ve kullandıkları ticari adı göstermesi gerektiğini, ticari ad kullanıyorlarsa hukuki belgelerin tebliğ edilebileceği bir adres yazmaları gerektiğini söyler. Limited şirket üzerinden çalışıyorsanız faturada onun yerine şirketin tam kayıtlı unvanı yer alır.

Yasal adınızın yanında akılda kalıcı bir ticari ad olabilir, ama onun yerine kullanılamaz.

Adresiniz de görünmelidir. Ev adresinizi basmak istemezseniz ülkenizin bunun yerine neyi kabul ettiğini mali müşavirinize sorun. Ülkeniz ayrıca bir vergi ya da işletme kayıt numarası da isteyebilir. Bir kez kontrol edin, cevabı şablonunuza koyun ve soru bir daha gündeme gelmesin.

Serbest çalışan KDV hesaplamalı mı?

Serbest çalışan, yalnızca KDV mükellefiyse KDV hesaplar; kayıt yaptırdıktan sonra da uygulanacak işlemi müşterinin yeri ve statüsü belirler.

Birleşik Krallık'ta kayıt eşiği 12 ayda vergiye tabi 90.000 £ cirodur. AB'de küçük işletmelerin muaf tutulup tutulmayacağına her ülke kendisi karar verir ve koyduğu eşik 85.000 € ile sınırlıdır (KDV Direktifi'nin 284. maddesi).

Burada pahalıya mal olan hata, kayıtlı değilken KDV eklemektir. HMRC'nin KDV rehberi, KDV faturasını yalnızca KDV mükellefi bir kişinin düzenleyebileceğini ve kayıtsız yapanlara mali yaptırım uygulandığını söyler. Bir arkadaşının KDV satırı olan şablonunu kopyalayan bir serbest çalışan bunu yanlışlıkla yapabilir.

Serbest çalışan faturası neye benzer?

Uydurma bir örnek: serbest çalışan bir yazılımcı, o ay yapılan iş için 31 Mart'ta, 14 gün vadeli ve örnek olması açısından %20 KDV'li fatura düzenliyor.

İki ayrıntı tartışmayı önler. Günlük ücret satırındaki tarihler, müşterinin satırı kendi takvimiyle karşılaştırmasını sağlar. Saatler de ondalık yazılır: üç buçuk saat 3,5'tir. 3,30 yazarsanız biri bunu 3,3 saat diye okur; bu 245 € yerine 231 € eder ve müşteriye bir soru, size 14 €'luk bir kayıp yaratmış olursunuz.

Yazı tipi lisansına burada KDV uygulanır, çünkü işin bir maliyetidir ve fiyatınızın parçası olarak yansıtılmıştır. Bunun ne zaman doğru, ne zaman yanlış olduğunu müşteriye yansıtılan masrafların faturalanması yazısında bulabilirsiniz.

İlk faturadan önce yeni müşteriye neler sorulmalı?

Yeni bir müşteriden, işe başlamadan önce fatura bilgilerini ve ödeme sürecini istemelisiniz, çünkü evrak sorunları ilk faturada ortaya çıkar. Bunun için tek bir mesaj yeter:

İlk faturamı göndermeden önce üç şeyi teyit eder misiniz? Fatura edeceğim yasal unvan ve adres, faturada satın alma siparişi numarası gerekip gerekmediği ve faturaların hangi adrese gönderilmesi gerektiği. Önce tedarikçi olarak sisteme kaydedilmem gerekiyorsa ya da ödemelerinizi belirli tarihlerde yapıyorsanız, benden neye ihtiyaç duyduğunuzu bildirin.

Büyük şirketler, sistemlerine kayıtlı olmayan bir tedarikçiye çoğu zaman ödeme yapmaz ve bu kayıt işin kendisinden uzun sürebilir. Erken sorun, formları da aynı gün geri gönderin.

Serbest çalışanlar ödemeyi zamanında nasıl alır?

Serbest çalışanlar ödemeyi zamanında çoğunlukla işe başlamadan önce kararlaştırdıklarıyla alır.

• Yeni müşterilerden avans isteyin. Ödeme sürecinin işlediğini sınar ve riski paylaştırır. Bkz. avans ve kalan ödeme faturaları.
• Uzun işleri aşamalara bölerek faturalayın. Üç aylık ödenmemiş iş, belki iki kez görüştüğünüz birine verilmiş büyük bir borçtur. Hakedişe göre faturalama nasıl yapılacağını gösterir.
• Kısa ödeme koşullarını yazılı olarak kararlaştırın; yalnızca faturaya değil, teklife veya sözleşmeye yazın.
• İşi bitirdiğiniz gün fatura kesin. Ödeme süreleri çoğunlukla faturadan itibaren işler, yani geç fatura geç para demektir.
• Vade tarihinden bir gün sonra takip edin. Hatırlatma dizisinde kopyalayabileceğiniz metinler var.

Serbest çalışanlar ikinci sınıf alacaklı da değildir. AB Geç Ödeme Direktifi, faaliyet "tek bir kişi tarafından yürütülse bile" bir işletmeyi kapsar; yani işletme müşteriniz geç öderse, herkes gibi faiz ve sabit bir tutar talep edebilirsiniz.

Tek başına çalışmaya özgü hatalar

• Geçen ayın faturasının üzerine kaydetmek. Word veya hesap tablosu şablonu, siz fark etmezseniz eski tarihi, numarayı ya da müşteriyi taşır; kontrol eden de yalnızca sizsiniz.
• Müşteri başına numaralandırmak. ACME-001 ve BETA-001 düzenli görünür, ama faturalarınızın tek bir sıra oluşturduğunu göstermeyi zorlaştırır. Faturalar nasıl numaralandırılır yazısında işe yarayan biçimler var.
• Sizi tutan kişiye fatura kesmek. İlgili kişinin adı müşteri değildir. Size borçlu olan şirket müşteridir.

ERPFlow'da serbest çalışan olarak müşteriye fatura kesme

ERPFlow'da faturalama tek kişi için de işler. Free plan bir üye, ayda 5 fatura, 10 müşteri ve 5 hizmet içerir. Yalnızca ana para biriminizde çalışır ve PDF'lerinde "Generated by ERPFlow.ai" alt bilgisi bulunur. Büyük planların limitleri fiyatlandırma sayfasında.

Yasal unvanınızı, adresinizi, banka bilgilerinizi ve varsa KDV numaranızı Ayarlar > İşletme bilgileri bölümüne bir kez girersiniz; her faturada basılırlar. Numaralar otomatiktir. Günlük veya saatlik ücret bir hizmette saklanabilir; yeni satır için hizmeti seçip miktarı yazmanız yeter. KDV mükellefi değilseniz satırda vergi oranını boş bırakın. Bir teklif, yeniden yazmadan taslak faturaya dönüşür.

ERPFlow'da zamanlayıcı veya puantaj yok. Saatlik işler, faturaya ücret ve miktar girilerek faturalanır. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, zaman takibi yakında geliyor. Şimdilik bir proje kartında saat ve dakika olarak yazdığınız bir Harcanan süre alanı vardır; proje ve müşteri bazında toplanır, ama bu toplam fatura satırı olmaz. Okur, miktarı kendiniz yazarsınız.

Aylık ücretle çalışan bir müşteri yinelenen faturaya alınabilir; fatura kesilip e-postayla gönderilir ya da kontrol etmeniz için taslak olarak bırakılır. Müşteriye fatura keser ama parayı asla tahsil etmez, çünkü ERPFlow'da çevrimiçi kartla ödeme veya otomatik tahsilat yoktur. Her ödemeyi geldiğinde siz kaydedersiniz.