Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Serbest çalışanlar için bir zaman takibi ve faturalama akışı tek bir kayıt, tek bir haftalık kontrol ve tek bir faturalama günü gerektirir. Her iş bloğunu yaptığınız gün yazın, kaydı her Cuma on beş dakika kontrol edin ve her ay sabit bir tarihte her müşterinin saatlerini tek bir faturaya dönüştürün.
Saatler çoğunlukla işi yapmakla yazmak arasında kaybolur; bu yüzden rutin, seçtiğiniz araçtan daha önemlidir.
Serbest çalışan zaman takibinden önce neyi kararlaştırmalı?
Serbest çalışan, ilk saat kaydedilmeden önce saat ücretini, faturalama artışını, neyin faturalanabilir sayıldığını ve faturalama tarihini kararlaştırmalıdır. Bunları teklife ya da işi doğrulayan e-postaya yazın; çünkü müşterinin yazılı gördüğü bir kurala sonradan itiraz etmek zordur. Bunu kopyalayıp rakamları değiştirebilirsiniz:
Süre, saati 75,00 € artı KDV ile faturalanır, 15 dakikalık birimlerle kaydedilir ve her ayın son iş gününde faturalanır. Yol yarım ücretle faturalanır. Ödeme, fatura tarihinden 14 gün sonra vadesi gelir.
Emin değilseniz bu seçimlerin her birinin kendi rehberi var: faturalama artışları, yol süresini faturalama ve ödeme koşulları.
Basit bir serbest çalışan zaman kaydı nasıl görünür?
Bir serbest çalışan zaman kaydı altı sütun gerektirir ve bir tablo bunu rahatça taşır. Bu kayıtlar uydurmadır:
| Tarih | Müşteri | İş | Saat | Faturalanabilir | Fatura |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 Nisan | Harbour Foods | Ürün sayfaları, ilk taslak | 3,25 | Evet | INV-2026-0031 |
| 3 Nisan | Harbour Foods | Pazarlama sorumlusuyla görüşme | 0,5 | Evet | INV-2026-0031 |
| 6 Nisan | Fell Cycles | Ana sayfanın yeniden yazımı | 2,0 | Evet | |
| 7 Nisan | Kendi idari işlerim | Defter tutma | 1,0 | Hayır | yok |
En çok işi Fatura sütunu yapar. Boş olması saatlerin faturalanmadığını gösterir; bu yüzden boşlukları süzmek faturalanmamış işinizi gösterir ve hiçbir şeyin iki kez faturalanmasını önler.
Kimsenin ödemediği kendi idari işlerinizi de kaydedin. Birkaç ay sonra size gerçekte satabileceğiniz kaç saatiniz olduğunu söyler ve ücretiniz bu rakama bağlıdır.
Haftalık ve aylık rutin nedir?
Rutin üç düzenli adımdan oluşur ve insanların atladığı Cuma'dır.
| Ne zaman | Yaklaşık ne kadar | Ne yaparsınız |
|---|---|---|
| Aynı gün | 2 dakika | Ne üzerinde, kim için ve ne kadar çalıştığınızı yazarsınız |
| Cuma | 15 dakika | Kaydı takviminiz, giden e-postalarınız ve değişen dosyalarınızla karşılaştırır, boşlukları doldurursunuz |
| Faturalama günü | Müşteri başına 10 dakika | Müşteriye göre süzer, faturalanabilir saatleri toplar, faturayı keser ve numarasını kayda yazarsınız |
En çok parayı Cuma yakalar. Cuma günü Salı'daki planlanmamış bir müşteri görüşmesini hâlâ hatırlarsınız. Ay sonunda hatırlayamazsınız ve hafızadan kurulan saatler eksik çıkar.
Vade tarihi geçtikten sonra bir alışkanlık daha gerekir: önceden yazdığınız bir hatırlatma dizisini kullanarak belirlenmiş bir günde takip edin.
Çalışılmış örnek: bir ayın saatleri tek faturada
Aşağıdaki örnek uydurmadır. Serbest çalışan bir metin yazarı saati 75 € ücret alıyor, yolu yarım ücretle faturalıyor ve %20 KDV ekliyor. Bunlar bir müşteri için Nisan'ın faturalanabilir saatleridir.
| Satır | Saat | Ücret | Net |
|---|---|---|---|
| Metin yazarlığı, ürün sayfaları | 18,5 | 75,00 € | 1.387,50 € |
| Görüşmeler ve düzeltmeler | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Müşterinin ofisine yol, yarım ücret | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| Net | 23,75 | 1.706,25 € | |
| %20 KDV | 341,25 € | ||
| Ödenecek toplam | 2.047,50 € |
Kesmeden önce 23,75'in, kaydın o müşteri ve ay için faturalanabilir toplamıyla tuttuğunu kontrol edin. Tutmuyorsa bir satırı kaçırmış ya da başka bir aydan almışsınızdır. Her satırı müşterinin sormasına gerek kalmayacak şekilde yazın:
Metin yazarlığı, ürün sayfaları, 1-30 Nisan: saati 75,00 € ile 18,5 saat
KDV mükellefi değilseniz KDV satırı kalkar ve toplam 1.706,25 € olur. Faturanın başka neleri söylemesi gerektiğini serbest çalışan olarak müşteriye fatura kesme rehberi anlatır; özet veya ayrıntılı satırlar konusunda ise faturalanabilir saatleri faturaya dönüştürme daha derine iner.
Serbest çalışan sabit fiyatlı işlerde süre takip etmeli mi?
Serbest çalışan sabit fiyatlı işlerde de süre takip etmelidir, çünkü işin saat başına ne kazandırdığını başka hiçbir şey göstermez. 44 saat süren, 2.400 €'luk uydurma bir web sitesi yeniden yazımını ele alın. Bu, saati 75 € ücrete karşı saatte 54,55 € eder; 75 € ile aynı saatler 3.300 € olurdu.
Müşteri o saatleri hiç görmez. Onları bir sonraki teklifte ya da hangi iş türlerini hep düşük fiyatladığınızı görmek için bütçelenen saatle gerçekleşen saati karşılaştırırken kullanırsınız.
ERPFlow'da saatleri takip etme ve faturalama
ERPFlow'da bugün zamanlayıcı veya puantaj yoktur. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil zaman takibi yakında geliyor. Şimdilik kaydınız bir tabloda veya zamanlayıcı uygulamasında kalır; ERPFlow faturayı ve sonrasındaki her şeyi yönetir.
- Ücret: birimi saat ve saat ücretiniz olan bir hizmet oluşturun. Bir faturada hizmeti seçin ve miktarı kaydınızdan yazın, örneğin 18,5. Satırdaki açıklamayı yeniden yazabilirsiniz.
- Gönderme: faturayı kesmek ona numarasını verir ve kesinleştirir. 19 dilden herhangi birinde PDF olarak e-postayla gider.
- Ödeme alma: kısmi ödemeler dahil her ödemeyi geldikçe kaydedin. Faturalar listesi Vadesi geçmiş olanları süzer ve Ödeme hatırlatması gönder, siz seçtiğinizde vadesi geçmiş bir faturayı e-postayla hatırlatır. Hiçbir şey takvime göre gönderilmez ve ERPFlow parayı kendisi tahsil etmez.
- Müşterinin yanında saatler: müşteriye bağlı bir proje, saat ve dakika olarak girilmiş harcanan süreli kartlar tutar ve bu süreler proje ve müşteri başına toplanır. Her kart tarihsiz tek bir rakam tutar ve fatura satırlarına dönüşmez; bu yüzden tarihli bir kaydın yerini almaz.
Free plan bir üye içerir; ayda 5 fatura, 5 hizmet ve toplamda 10 proje kartına izin verir. Bu sınırları kendi müşteri listenize göre kontrol edin.