Müşteriye yansıtılan masraflar nasıl faturalanır

Müşteriye yansıtılan bir masrafı faturalamak için onu faturaya kendi satırı olarak koyun; ne olduğunu, ne zaman gerçekleştiğini ve tutarı yazın, maliyetiyle ya da kararlaştırdığınız kâr payıyla. Makbuzu saklayın. KDV ekleyip eklemeyeceğiniz, bunun bir yansıtma mı (genellikle evet) yoksa gerçek bir disbursement mi (genellikle hayır) olduğuna bağlıdır.

Yansıtılan masraflar faturada nasıl görünmeli?

Yansıtılan masraflar ücretinizin altında ayrı satırlar olarak görünmeli, her biri müşterinin muhasebe ekibinin hiçbir şey sormasına gerek kalmayacak kadar belirli olmalıdır. "Masraflar: 240 €" sorgulanır. Şu sorgulanmaz:

Masraf: müşteri sahası ziyareti için tren ve otel, 11–12 Mart 2026, maliyetiyle. Makbuzlar talep üzerine sunulur.

Müşteri kabul ediyorsa küçük kalemleri gruplayın, ancak her gruba bir tarih aralığı verin. Bir maliyete kâr payı eklediyseniz yanına "maliyetiyle" yazmayın.

Masrafları, ilgili olduğu işle aynı faturada ya da onları ödedikten sonraki ilk faturada faturalayın. Dört ay sonra ortaya çıkan bir masraf, çoğu zaman müşterinin bütçesindeki yerini kaybetmiştir. Seyahatte geçen süre, yol ücretinden ayrı bir sorudur ve seyahat süresinin faturalanması rehberi bunu ele alır.

Yansıtma mı, müşteri adına yapılan ödeme mi?

Yansıtma, kendi işinizi yapmak için satın aldığınız bir maliyettir; müşteri adına yapılan ödeme (disbursement) ise tamamen müşteri adına ödediğiniz bir maliyettir. KDV'yi bu fark belirler.

Çoğu işletme masrafı, faturada ne dendiğinden bağımsız olarak bir yansıtmadır. HMRC'nin kendi örneği, müşterinin sahasına uçan bir danışmandır: bilet disbursement olamaz, çünkü havayolunun teslimi danışmana yapılmıştır (Notice 700, 25.1.3 numaralı paragraf). Birleşik Krallık'ta bir şeyi disbursement saymak için HMRC'nin tüm koşulları karşılanmalıdır. AB'de kural KDV Direktifi'nin 79. maddesidir: para müşterinin adına ve onun hesabına harcanmalı, gerçek tutarı kanıtlamalı ve üzerindeki KDV'yi indirememelisiniz.

Bunun vergi tarafının kendi rehberi var: müşteriye yansıtılan masraflarda ve disbursement'larda KDV. Bu rehberin geri kalanı, onu faturaya nasıl yazacağınızla ilgili.

Ücret, yansıtma ve disbursement içeren çalışılmış bir fatura

Uydurma bir örnek; hesabı basit tutmak için %20 KDV kullanılıyor. Bir danışman ücret faturalıyor, seyahati yansıtıyor ve müşteri adına ödenen bir imar ücretini aktarıyor.

KDV üzerine KDV nasıl önlenir?

KDV üzerine KDV'yi, maliyeti geri alabileceğiniz KDV hariç yansıtıp sonra kendi KDV'nizi üstüne ekleyerek önlersiniz. Bir masraf satırında en yaygın hata budur. 20 € KDV içeren uydurma bir 120 € otel makbuzunu ele alalım.

İkinci satır doğrudur ve insanları şaşırtır. Bazı ülkeler otel ve yemekteki KDV'nin geri alınmasını kısıtlar; o zaman 120 €'nun tamamı sizin maliyetinizdir ve kendi KDV'niz yine satıra uygulanır. Hangi maliyetleri geri alabileceğinizi muhasebecinize sorun.

Son satır kaçınılacak olandır. Müşteri 24 € fazla öder ve dikkatli bir muhasebe ekibi faturayı geri gönderir.

Maliyetiyle mi, kâr payıyla mı?

Yansıtılan masraflar için olağan varsayılan maliyetidir ve müşteri yazılı olarak kabul ettiyse kâr payı sorun değildir. Parayı öne sürmekte ya da bir tedarikçiyi yönetmekte gerçek bir maliyet taşıyorsanız kâr payı makuldür. Yukarıdaki 240 € üzerinde %10, satırı 264 € yapar ve KDV 52,80 € olur. Hangisini seçerseniz seçin, harcamadan önce belirtin:

Masraflar: bu iş için gereken seyahat ve diğer maliyetler, kâr payı olmadan, maliyetiyle, doğdukları ayın faturasında faturalanır. 100 €'yu aşan her tek maliyet için önce yazılı onayınız gerekir. Makbuzlar talep üzerine sunulur.

Onay satırı çoğu tartışmayı önler. Onsuz, müşteriden konaklamadan sonra 600 €'luk bir oteli onaylamasını istiyorsunuz.

Size para kaybettiren hatalar

• Unutmak. Olağan neden, maliyetin kart ekstresinde, faturanın ise başka bir yerde olmasıdır. Her faturayı göndermeden önce giderlerinize bakın.
• Makbuzu kaybetmek. Makbuz yoksa KDV iadesi olmayabilir ve müşteri sorduğunda cevabınız olmaz.
• Disbursement üzerinden KDV geri almak. İkisini birden yapamazsınız.
• Yeniden faturalamayı personel talepleriyle karıştırmak. Bir maliyeti üstlenen çalışana geri ödeme yapmak, müşteriye ne faturaladığınızdan bağımsız ayrı bir iştir. Bkz. gider talebi politikası.

ERPFlow'da bir gideri yeniden faturalama

ERPFlow'da giderler müşterilere ya da işlere bağlı değildir; bu yüzden bir maliyeti yeniden faturalamak, faturada kendiniz yazdığınız bir satırdır. ERPFlow bir gideri faturaya çekemez, birini faturalanmamış olarak işaretleyemez ya da müşteri başına maliyet veya marj gösteremez.

Dolayısıyla iki şey yaparsınız. Maliyeti Giderler altında kategorisi, tedarikçisi, KDV'si ve ekli makbuzuyla kaydedin. Sonra satırı faturaya yazın: açıklama, miktar, fiyat ve vergi oranı; disbursement için vergi yok. Faturalandığını bir bakışta görebilmek için fatura numarasını giderin açıklamasına ekleyin.

Faturaya eklenen dosyalar dahilidir ve müşteriye gönderilmez; bu yüzden müşteri makbuzları isterse ayrıca gönderin.

ERPFlow'da çalışan gider talepleri ya da geri ödemesi, kilometre takibi ve makbuz tarama yoktur.