อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
การกระทบยอดใบแจ้งหนี้คือการจับคู่แต่ละใบแจ้งหนี้ที่คุณออกกับเงินที่ได้รับ เพื่อให้ทุกยอดคงค้างในบัญชีของคุณเป็นยอดที่ยังไม่ได้ชำระจริง ธุรกิจบริการมีการตรวจที่สองด้วย คือตรวจว่างานทั้งหมดที่ส่งมอบถูกออกใบแจ้งหนี้แล้ว ทำทั้งสองอย่างทุกเดือน โดยทำงานจากใบแจ้งยอดธนาคาร ไม่ใช่จากความจำ
การกระทบยอดใบแจ้งหนี้หมายถึงอะไรสำหรับธุรกิจบริการ?
การกระทบยอดใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจบริการคือการตรวจสองอย่างที่แยกกัน อย่างแรกไปจากใบแจ้งหนี้สู่ธนาคาร แต่ละใบชำระแล้วหรือยัง และบันทึกของคุณบอกอย่างนั้นไหม อย่างที่สองไปจากงานสู่ใบแจ้งหนี้ ทุกอย่างที่คุณส่งมอบถูกเรียกเก็บแล้วหรือยัง
การตรวจอย่างที่สองคือสิ่งที่ธุรกิจขายสินค้าไม่ต้องทำในลักษณะเดียวกัน สต็อกออกจากคลังแล้วทิ้งบันทึกไว้ แต่งานเพิ่มอีกบ่ายหนึ่งหรืองวดที่เสร็จเงียบๆ ไม่ทิ้งอะไรเลย และไม่มีใครโทรมาเตือนคุณ คุณอาจเห็น “three-way matching” ของใบสั่งซื้อ การส่งมอบ และใบแจ้งหนี้ผู้จัดจำหน่าย ซึ่งเป็นการควบคุมการจัดซื้อและเป็นงานคนละอย่าง
กระทบยอดใบแจ้งหนี้กับธนาคารอย่างไร?
คุณกระทบยอดใบแจ้งหนี้กับธนาคารโดยไล่ใบแจ้งยอดทีละบรรทัด แล้วพิสูจน์ยอดรวม แบ่งเวลาหนึ่งชั่วโมงตอนสิ้นเดือนและทำตามลำดับนี้
- ทำเครื่องหมายทุกรายการรับเงินจากลูกค้าในใบแจ้งยอดธนาคาร ข้ามเงินจ่ายออกและการโอนระหว่างบัญชีของคุณเอง
- จับคู่แต่ละรายการรับกับใบแจ้งหนี้ โดยดูข้อมูลอ้างอิง แล้วจำนวนเงิน แล้วชื่อลูกค้า
- ป้อนสิ่งที่ยังไม่ได้บันทึก โดยใช้วันที่ในใบแจ้งยอด
- ทำรายการสิ่งที่เหลือ เงินที่ระบุที่มาไม่ได้ไปอยู่ในรายการของตัวเอง และไม่ลงกับใบแจ้งหนี้ที่น่าจะใกล้เคียงที่สุด
- คำนวณว่าควรยังค้างอยู่เท่าไร ตามตัวอย่างด้านล่าง
- ทำรายการยอดคงค้างที่เปิดอยู่และรวมกัน สองตัวเลขควรตรงกัน
- หาความต่างและจดว่าคืออะไร แล้วทวงลูกค้าที่ติดคุณจริง
ทำก่อนส่งอีเมลเตือน การทวงใครสักคนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เขาจ่ายไปสามสัปดาห์ก่อนเสียความรู้สึกดีมากกว่าความล่าช้าที่ได้คืนมา
ตัวอย่างการกระทบยอดสิ้นเดือน
การกระทบยอดสิ้นเดือนเทียบสิ่งที่ควรค้างอยู่กับสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่บอกว่าค้าง นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้นสำหรับเดือนตุลาคม ใช้ตัวเลขรวม VAT ตลอด เพราะนั่นคือสิ่งที่ลูกค้าจ่าย
| สิ่งที่ควรค้างอยู่ | จำนวนเงิน |
|---|---|
| ค้างอยู่ ณ 1 ตุลาคม | €14,200.00 |
| บวก ใบแจ้งหนี้ที่ออกในเดือนตุลาคม | €9,600.00 |
| หัก เงินที่รับจากลูกค้า | −€11,350.00 |
| หัก ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกหรือลดหนี้ | −€480.00 |
| ควรค้างอยู่ ณ 31 ตุลาคม | €11,970.00 |
| สิ่งที่ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่บอก | ยอดคงค้าง |
|---|---|
| INV-2026-0071 | €2,400.00 |
| INV-2026-0088 ชำระบางส่วน | €1,000.00 |
| INV-2026-0093 | €3,120.00 |
| INV-2026-0104 | €1,560.00 |
| INV-2026-0117 | €3,890.00 |
| รวมที่เปิดอยู่ | €11,970.00 |
สองยอดรวมตรงกัน เดือนนี้จึงกระทบยอดแล้ว บันทึกสำเนาพร้อมวันที่ เพราะบรรทัดแรกของเดือนหน้าคือบรรทัดสุดท้ายของเดือนนี้
หาความต่างของการกระทบยอดอย่างไร?
ความต่างของการกระทบยอดมักบอกสาเหตุของมันเอง จึงดูขนาดของความต่างก่อนดูอย่างอื่น
| ความต่างคือ | มักหมายถึง |
|---|---|
| จำนวนเท่ากับหนึ่งใบแจ้งหนี้พอดี | ขาดใบแจ้งหนี้หรือการชำระ หรือป้อนซ้ำสองครั้ง |
| สองเท่าของการชำระหนึ่งครั้ง | บวกการชำระทั้งที่ควรหัก |
| หารด้วย 9 ลงตัว | สลับตัวเลขสองหลัก €1,520 พิมพ์เป็น €1,250 ได้ส่วนต่าง €270 |
| ไม่กี่ยูโร | ค่าธรรมเนียมธนาคาร การปัดเศษ หรืออัตราแลกเปลี่ยน |
| ตัวเลขกลมและอธิบายไม่ได้ | เงินชำระล่วงหน้าของลูกค้าที่ไม่ได้ลงกับใบแจ้งหนี้ใด |
ทำไมการชำระเงินจึงไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้?
การชำระเงินไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ด้วยเหตุผลธรรมดาไม่กี่ข้อ และแต่ละข้อมีวิธีแก้ที่ลงตัวแล้ว
| สิ่งที่เห็นที่ธนาคาร | สาเหตุที่น่าจะเป็น | ทำอะไร |
|---|---|---|
| ขาดไปไม่กี่ยูโร | ธนาคารของผู้โอนคิดค่าธรรมเนียม | ยอมรับหรือขอเพิ่ม แล้วบันทึกสิ่งที่ตัดสินใจ |
| ก้อนเดียว หลายใบแจ้งหนี้ | ลูกค้าจ่ายเป็นชุด | ขอใบแจ้งการโอน แบ่งไปตามใบแจ้งหนี้ |
| ไม่มีข้อมูลอ้างอิงเลย | ระบบบัญชีของลูกค้าไม่ใส่ | หาจำนวนเดียวกัน ตรวจผู้โอน แล้วถาม |
| มากกว่าใบแจ้งหนี้ | จ่ายสองใบ หรือจ่ายซ้ำ | ตรวจ แล้วเก็บเป็นเครดิตหรือคืนเงิน |
| น้อยกว่าใบแจ้งหนี้ ตามเปอร์เซ็นต์ที่กลม | ภาษีหัก ณ ที่จ่ายของการชำระข้ามประเทศ | ขอหนังสือรับรองภาษี และถามนักบัญชีของคุณ |
| จำนวนสกุลเงินต่างประเทศที่ไม่พอดี | อัตราแลกเปลี่ยนในวันนั้น | บันทึกสิ่งที่เข้ามา และดูใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศ |
การชำระบางส่วนมีคู่มือของตัวเอง
ตรวจอย่างไรว่างานทั้งหมดถูกเรียกเก็บแล้ว?
คุณตรวจว่างานทั้งหมดถูกเรียกเก็บโดยเริ่มจากรายการงาน ไม่ใช่รายการใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้แสดงสิ่งที่ขาดไปจากตัวมันเองไม่ได้ ไล่ตามนี้เดือนละครั้ง
- ใบเสนอราคาที่ยอมรับแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ทำจากแต่ละใบควรรวมกันเท่ากับใบเสนอราคา หรือเท่ากับงวดที่เรียกเก็บไปแล้ว
- งวดชำระ งวดใดที่เสร็จในเดือนนี้ควรมีใบแจ้งหนี้ลงวันที่เดือนนี้
- Retainer หนึ่งใบแจ้งหนี้ต่อลูกค้าต่อช่วงเวลา retainer รายเดือนที่หยุดไว้แล้วไม่ได้เริ่มใหม่ตกหล่นได้ง่าย
- งานเพิ่ม อะไรก็ตามที่ตกลงทางอีเมลระหว่างงาน
- ต้นทุนที่ต้องเรียกเก็บคืน ตรวจค่าใช้จ่ายของคุณหาสิ่งที่ตั้งใจจะเรียกเก็บต่อ
สิ่งที่พบใส่ในรายงาน WIPหรือลงใบแจ้งหนี้เลย การทำเช่นนี้ในเดือนหลังงานง่ายกว่ามากเมื่อเทียบกับสามเดือนต่อมา เมื่อลูกค้าปิดงบไปแล้ว
การกระทบยอดใบแจ้งหนี้ใน ERPFlow
ERPFlow ไม่มีฟีดธนาคาร ไม่มีการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคาร และไม่มีการจับคู่การชำระเงิน คุณอ่านใบแจ้งยอดและป้อนแต่ละรายการรับเองด้วย บันทึกการชำระเงิน บนใบแจ้งหนี้ โดยใช้วันที่ของธนาคารและหมายเหตุสำหรับข้อมูลอ้างอิง ERPFlow ไม่สร้างการพิสูจน์สิ้นเดือนข้างต้นด้วย จึงอยู่ในสเปรดชีตของคุณ
สิ่งที่ให้ใช้ทำงาน
- รายการใบแจ้งหนี้ กรองด้วย เกินกำหนด ชำระบางส่วน และ ชำระเกิน และตามช่วงเวลา คุณจึงเห็นสิ่งที่ออกในแต่ละเดือน
- แดชบอร์ด แสดง ค้างชำระ และ เกินกำหนด ในสกุลเงินหลักของคุณ ตัวเลขเหล่านั้นไม่รวม VAT โดยมี VAT แสดงอยู่ใต้ จึงบวกสองส่วนเข้าด้วยกันก่อนเทียบกับรายการยอดคงค้างข้างต้น ใบแจ้งหนี้ที่ชำระบางส่วนนับเฉพาะส่วนที่เหลือ
- ไฟล์แนบ บนใบแจ้งหนี้เก็บใบแจ้งการโอนหรือการยืนยันการชำระเงินได้ เป็นภายในและไม่ถูกส่งถึงลูกค้า
- ทำเครื่องหมายว่ายกเลิก และ บันทึกการคืนเงิน จัดการการแก้ไข ถ้าต้องใช้
สำหรับการตรวจอย่างที่สอง ใบเสนอราคาแสดงใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากใบนั้นใน เอกสารที่เชื่อมโยง คุณจึงเห็นว่าเรียกเก็บไปแล้วเท่าไร โปรเจกต์เชื่อมกับลูกค้า ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ของตนได้เช่นกัน