อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การบันทึกการชำระบางส่วนคือคงใบแจ้งหนี้ไว้ตามที่ออก ป้อนจำนวนและวันที่กับใบนั้น และบอกลูกค้าถึงยอดที่ยังค้าง การชำระบางส่วนไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใหม่ คุณออกใบแจ้งหนี้เพิ่มเฉพาะเมื่อตกลงงวดผ่อนไว้ก่อนเรียกเก็บงาน
ต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับการชำระบางส่วนไหม?
ไม่ต้อง การชำระบางส่วนตามใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่ เพราะคุณเรียกเก็บยอดเต็มไปแล้ว ใบแจ้งหนี้ใบที่สองสำหรับยอดคงเหลือจะนับการขายเดียวกันสองครั้งในยอดขายและ VAT ของคุณ สิ่งที่ทำขึ้นกับสาเหตุที่จำนวนขาด
| เกิดอะไรขึ้น | ทำอะไร | เอกสารใหม่? |
|---|---|---|
| ลูกค้าจ่ายน้อยกว่าและยังติดที่เหลือ | บันทึกการชำระเงิน ขอยอดคงเหลือ | ไม่มี |
| ลูกค้าขอผ่อนใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเป็นงวด | ยืนยันแผนเป็นลายลักษณ์อักษร บันทึกการชำระแต่ละครั้ง | ไม่มี |
| ตกลงงวดผ่อนไว้ก่อนเรียกเก็บ | ออกใบแจ้งหนี้แต่ละงวด ตามเงินมัดจำและงวดสุดท้าย | หนึ่งใบแจ้งหนี้ต่องวด |
| ตกลงลดราคา | บันทึกการชำระเงิน แล้วลดหนี้ส่วนต่าง | ใบลดหนี้ |
| ลูกค้าโต้แย้งบางส่วนของงาน | บันทึกสิ่งที่ได้รับ ยุติข้อพิพาทก่อน | เฉพาะเมื่อตกลงลดราคา |
| มีการหักค่าธรรมเนียมธนาคารหรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ตัดสินว่าใครรับภาระ ดูการกระทบยอดใบแจ้งหนี้ | ขึ้นกับสาเหตุ |
ออกใบแจ้งหนี้เป็นงวดผ่อนอย่างไร?
การออกใบแจ้งหนี้เป็นงวดผ่อนคือแบ่งราคาก่อนที่ลูกค้าจะติดหนี้ และทำได้สองวิธี ออกหนึ่งใบแจ้งหนี้ต่อหนึ่งงวด หรือหนึ่งใบแจ้งหนี้สำหรับยอดทั้งหมดพร้อมตารางที่พิมพ์ไว้
ตารางการชำระเงิน €1,200.00 ภายใน 3 กุมภาพันธ์ 2026 €900.00 ภายใน 20 กุมภาพันธ์ 2026 €1,500.00 ภายใน 18 มีนาคม 2026 รวม €3,600.00
ใบแจ้งหนี้ใบเดียวมีเอกสารน้อยกว่า แต่ภายใต้การบัญชี VAT ปกติ VAT ของทั้งใบมักถึงกำหนดในงวดที่คุณออก ใบแจ้งหนี้แยกตามงวดกระจาย VAT ไปพร้อมกับเงินสด
ถ้างวดที่ตกลงไว้พลาด Late Payment Directive ของ EUคำนวณดอกเบี้ยและเงินชดเชยเฉพาะจากยอดที่เกินกำหนด ไม่ใช่หนี้ทั้งก้อน (มาตรา 5)
บันทึกการชำระบางส่วนอย่างไร?
การบันทึกการชำระบางส่วนต้องมีเลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนที่ได้รับ วันที่เงินเข้าบัญชีคุณ และที่มา ใช้วันที่ของธนาคาร ไม่ใช่วันที่คุณมาป้อน ไม่เช่นนั้นบัญชีของคุณจะไม่ตรงกับใบแจ้งยอดธนาคาร
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สตูดิโอออกใบแจ้งหนี้ €3,000 บวก VAT 20% รวม €3,600 ครบกำหนด 31 มกราคม 2026
| วันที่ | รายการ | ได้รับ | ยอดคงค้าง | ส่วน VAT ของการชำระ |
|---|---|---|---|---|
| 12 ม.ค. | ออก INV-2026-0063 | €3,600 | ||
| 3 ก.พ. | การชำระครั้งแรก | €1,200 | €2,400 | €200 |
| 20 ก.พ. | การชำระครั้งที่สอง | €900 | €1,500 | €150 |
| 18 มี.ค. | การชำระครั้งที่สาม | €1,500 | €0 | €250 |
| รวม | €3,600 | €600 |
คอลัมน์สุดท้ายสำคัญเฉพาะกับการบัญชีเงินสด ซึ่งส่วนถัดไปอธิบาย
การชำระบางส่วนเปลี่ยน VAT ที่คุณต้องจ่ายไหม?
โดยปกติไม่เปลี่ยน การชำระบางส่วนไม่เปลี่ยน VAT ที่คุณต้องจ่ายภายใต้การบัญชีตามใบแจ้งหนี้ปกติ VAT ของทั้งใบถึงกำหนดในงวดของ tax point ไม่ว่าชำระไปเท่าไรแล้ว Notice 700 ของ HMRCระบุตรงๆ ว่าคุณเลื่อนการลง VAT จนกว่าจะได้รับเงินไม่ได้ (ย่อหน้า 14.2.2)
ในการบัญชีเงินสด VAT ตามเงิน Notice 731 ของ HMRCถือว่าการชำระบางส่วนรวม VAT และคำนวณส่วนเป็นการชำระ ÷ ยอดรวมใบแจ้งหนี้ × VAT (ย่อหน้า 5.7 และหมวด 8) ในตัวอย่าง €1,200 ÷ €3,600 × €600 ได้ €200 ประเทศอื่นที่มีระบบแบบเงินสดกำหนดกฎของตนเอง จึงควรตรวจสอบของประเทศคุณ
ถ้าส่วนที่เหลือไม่เคยมา นั่นเป็นอีกคำถามหนึ่ง ดูลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญ
ควรส่งอะไรให้ลูกค้าหลังการชำระบางส่วน?
หลังการชำระบางส่วน ส่งข้อความสั้นๆ ยืนยันจำนวนที่ได้รับและขอยอดคงเหลือภายในวันที่กำหนด เพื่อไม่ให้ทั้งสองฝ่ายใช้ตัวเลขต่างกัน
ขอบคุณสำหรับการชำระ €1,200.00 เมื่อ 3 กุมภาพันธ์ ตามใบแจ้งหนี้ INV-2026-0063 ยอดคงเหลือ €2,400.00 ครบกำหนดเมื่อ 31 มกราคม ช่วยแจ้งวันที่เราคาดว่าจะได้รับ
ถ้าตกลงแผนไว้ ให้ยืนยันเพื่อให้มีสิ่งอ้างอิง
ตามที่ตกลง €2,400.00 ที่เหลือของใบแจ้งหนี้ INV-2026-0063 จะชำระเป็น €900.00 ภายใน 20 กุมภาพันธ์ และ €1,500.00 ภายใน 18 มีนาคม ช่วยตอบกลับเพื่อยืนยัน หากพลาดงวดใดงวดหนึ่ง ยอดคงเหลือทั้งหมดจะถึงกำหนดทันที
การชำระที่น้อยกว่าซึ่งระบุว่า “เป็นการชำระเสร็จสิ้นและยุติหนี้” เป็นอีกเรื่อง ให้ตอบเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนจะถือเป็นเรื่องปกติ เพราะในบางที่ การรับเงินเข้าบัญชีโดยไม่คัดค้านอาจถูกอ้างว่าเป็นการปิดหนี้ ขอคำปรึกษาถ้าจำนวนมาก
การชำระเงินนี้เป็นของใบแจ้งหนี้ใบไหน?
การชำระเงินเป็นของใบแจ้งหนี้ใบที่ลูกค้าบอกว่าเป็นของใบนั้น จึงอ่านเอกสารแจ้งการโอนก่อน ถ้าไม่มี ให้ถาม และเสนอเก่าสุดก่อนเป็นค่าเริ่มต้น สมมติรับ €2,000 จากลูกค้าที่ติด €1,500 ในใบหนึ่งและ €1,200 ในอีกใบ เก่าสุดก่อนจะปิดใบแรกและเหลือ €700 ในใบที่สอง การบัญชีเงินสดของสหราชอาณาจักรกำหนดให้จัดสรรการชำระตามลำดับที่ออกใบแจ้งหนี้ (Notice 731 ย่อหน้า 5.7)
ความผิดพลาดที่คนมักทำกับการชำระบางส่วน
- ออกใบแจ้งหนี้ยอดคงเหลือ นั่นเรียกเก็บการขายสองครั้ง ทั้งในยอดขายและในแบบแสดง VAT
- ยกเลิกใบเดิมแล้วออกใหม่สำหรับยอดคงเหลือ ประวัติผิด และ VAT ก็ผิดด้วย
- ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วเพื่อเคลียร์รายการ หนี้หายไปจากสายตาคุณแต่ยังจริงอยู่
- ทวงยอดรวมเดิม ลูกค้าที่จ่ายไปครึ่งหนึ่งแล้วได้รับอีเมลเตือนทั้งยอดจะหมดความเชื่อถือในตัวเลขของคุณ ลำดับอีเมลเตือนควรอ้างยอดคงเหลือเสมอ
การบันทึกการชำระบางส่วนใน ERPFlow
บนใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว บันทึกการชำระเงิน เปิดแผงที่เติมยอดคงค้างไว้ให้แล้ว เปลี่ยนเป็นจำนวนที่เข้ามาจริง ตั้งวันที่ และเพิ่มหมายเหตุถ้าต้องการ ไม่มีช่องวิธีชำระเงิน จึงใส่หมายเหตุอย่าง “โอนผ่านธนาคาร” แทน ใบแจ้งหนี้รับการชำระกี่ครั้งก็ได้
ที่เหลือเกิดเอง ใบแจ้งหนี้แสดง ชำระบางส่วน รายการแสดงยอดที่ยังค้างใต้ยอดรวม และตัวกรอง ชำระบางส่วน หาทุกใบได้ PDF พิมพ์ ชำระแล้ว และ ยอดคงค้าง และ ส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน บนใบที่เกินกำหนดจะขอยอดคงค้างแทนยอดรวม ใบแจ้งหนี้กลายเป็น ชำระแล้ว เมื่อการชำระครอบคลุมยอดรวม แท็บการวิเคราะห์ของลูกค้าและยอดขายในแดชบอร์ดนับส่วนที่ชำระแล้ว
มีสองเรื่องที่ต้องระวัง ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว บันทึกยอดที่ยังค้างทั้งหมดเป็นการชำระครั้งเดียวลงวันที่วันนี้ ดังนั้นใช้ บันทึกการชำระเงิน สำหรับเงินที่เข้ามาเมื่อสัปดาห์ก่อน การชำระที่ป้อนผิดลบได้จากการ์ด การชำระเงิน และจำนวนนั้นกลับไปอยู่ในยอดคงค้าง
จำนวนที่เกินยอดคงค้างแสดงเป็น ชำระเกิน และ บันทึกการคืนเงิน บันทึกเงินที่คุณส่งคืน
ERPFlow ไม่มีฟีดธนาคาร การชำระด้วยบัตรออนไลน์ หรือการเก็บเงินอัตโนมัติ ดังนั้นทุกการชำระต้องพิมพ์เอง และเงินก้อนเดียวที่ครอบคลุมสองใบแจ้งหนี้ป้อนเป็นการชำระหนึ่งครั้งในแต่ละใบ ไม่มีตารางงวดผ่อนด้วย ให้เขียนแผนที่ตกลงไว้ใน บันทึก ก่อนออกใบแจ้งหนี้ หรือเก็บเป็นความคิดเห็นในใบแจ้งหนี้ภายหลัง ERPFlow ไม่มีเอกสารใบลดหนี้เช่นกัน การลดราคาที่ตกลงกันจึงต้องใช้วิธีตามที่อธิบายในคู่มือใบลดหนี้