อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ใบแจ้งยอดบัญชีคือสรุปที่ลงวันที่ว่าลูกค้าถูกเรียกเก็บอะไร ชำระอะไรไปแล้ว และยังติดอีกเท่าไร ไม่มีค่าใช้จ่ายใหม่ ส่งทุกเดือนให้ลูกค้าที่มีหลายใบแจ้งหนี้ค้าง หรือเมื่อใดก็ตามที่บันทึกของคุณกับของลูกค้าดูเหมือนไม่ตรงกัน
ใบแจ้งยอดบัญชีประกอบด้วยอะไร?
ใบแจ้งยอดบัญชีประกอบด้วยรายละเอียดของคุณและของลูกค้า วันที่ของใบแจ้งยอด ทุกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินในช่วงนั้น และยอดคงเหลือปิด ส่วนใหญ่แสดงด้วยว่ายอดคงเหลือนั้นเกินกำหนดเท่าไร รายการ
- ข้อความ “ใบแจ้งยอดบัญชี” เพื่อไม่ให้ใครเข้าใจผิดว่าเป็นใบแจ้งหนี้
- ชื่อธุรกิจและรายละเอียดติดต่อของคุณ และชื่อลูกค้า
- วันที่ของใบแจ้งยอดและช่วงที่ครอบคลุม
- ยอดยกมา ถ้าคุณใช้แบบยอดยกมา
- แต่ละใบแจ้งหนี้พร้อมเลขที่ วันที่ วันครบกำหนดชำระ และจำนวนเงิน
- แต่ละการชำระเงินพร้อมวันที่และจำนวนเงิน
- ยอดคงเหลือปิด รวม VAT
- สรุปอายุของยอดคงเหลือนั้น
- วิธีชำระ และใครที่ควรถามหากมีอะไรดูผิด
ตัวอย่างใบแจ้งยอดบัญชี
นี่คือใบแจ้งยอดบัญชีฉบับสมบูรณ์ของลูกค้าสมมติของสตูดิโอสมมติ ลงวันที่ 31 ตุลาคม 2026 ทุกใบแจ้งหนี้มีเงื่อนไข 14 วัน และตัวเลขทั้งหมดรวม VAT
| วันที่ | รายละเอียด | ครบกำหนด | เรียกเก็บ | ชำระ | ยอดคงเหลือ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 ต.ค. | ยอดยกมา (INV-2026-0088 ลงวันที่ 2 ก.ย.) | 16 ก.ย. | €1,800.00 | ||
| 6 ต.ค. | ได้รับการชำระ บางส่วนของ INV-2026-0088 | €800.00 | €1,000.00 | ||
| 9 ต.ค. | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0104 | 23 ต.ค. | €2,400.00 | €3,400.00 | |
| 20 ต.ค. | ได้รับการชำระ INV-2026-0104 | €2,400.00 | €1,000.00 | ||
| 23 ต.ค. | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0117 | 6 พ.ย. | €1,560.00 | €2,560.00 | |
| 30 ต.ค. | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0123 | 13 พ.ย. | €720.00 | €3,280.00 | |
| 31 ต.ค. | ยอดที่ต้องชำระ | €3,280.00 |
ใต้ตารางคือสรุปอายุ
| ยังไม่ครบกำหนด | เกินกำหนด 1–30 วัน | เกินกำหนด 31–60 วัน | เกินกำหนดเกิน 60 วัน | รวม |
|---|---|---|---|---|
| €2,280.00 | €0.00 | €1,000.00 | €0.00 | €3,280.00 |
€1,000 คือส่วนที่เหลือของ INV-2026-0088 ซึ่งครบกำหนดเมื่อ 16 กันยายนและเกินกำหนด 45 วัน ณ 31 ตุลาคม ส่วน €2,280 คือสองใบแจ้งหนี้ใหม่สุด ซึ่งยังไม่ครบกำหนดทั้งคู่
เพื่อตรวจก่อนส่ง ยอดยกมา + ที่เรียกเก็บ − ที่ชำระ = ยอดคงเหลือปิด นั่นคือ €1,800 + €4,680 − €3,200 = €3,280
แบบรายการค้างหรือแบบยอดยกมา ควรใช้แบบไหน?
ใบแจ้งยอดแบบรายการค้างแสดงเฉพาะสิ่งที่ยังไม่ได้ชำระ ส่วนแบบยอดยกมาแสดงกิจกรรมทั้งหมดในช่วงนั้น ตัวอย่างข้างต้นเป็นแบบยอดยกมา สถานะเดียวกันในแบบรายการค้างเป็นดังนี้
| ใบแจ้งหนี้ | วันที่ | ครบกำหนด | ยอดเดิม | ชำระ | ยอดคงเหลือ |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0088 | 2 ก.ย. | 16 ก.ย. | €1,800.00 | €800.00 | €1,000.00 |
| INV-2026-0117 | 23 ต.ค. | 6 พ.ย. | €1,560.00 | €1,560.00 | |
| INV-2026-0123 | 30 ต.ค. | 13 พ.ย. | €720.00 | €720.00 | |
| รวม | €3,280.00 |
| ลูกค้าของคุณ | ใช้ |
|---|---|
| ชำระทีละใบแจ้งหนี้และถามว่ามีอะไรค้าง | แบบรายการค้าง |
| ได้รับใบแจ้งหนี้หลายใบต่อเดือนและชำระเป็นชุด | แบบยอดยกมา |
| โต้แย้งบางอย่างหรือบอกว่าชำระแล้ว | แบบยอดยกมา เพราะแสดงทุกการชำระ |
| มีใบแจ้งหนี้เก่าใบเดียวที่ต้องทวง | ไม่ต้องใช้ทั้งสองแบบ ส่งอีเมลเตือน |
ใบแจ้งยอดบัญชีต่างจากใบแจ้งหนี้หรืออีเมลเตือนอย่างไร?
ใบแจ้งยอดบัญชีต่างจากใบแจ้งหนี้และอีเมลเตือนตรงที่ครอบคลุมความสัมพันธ์ทั้งหมด ขณะที่อีกสองอย่างครอบคลุมเอกสารเดียว
| เอกสาร | ครอบคลุม | ขอสิ่งใด | ผลทางภาษี |
|---|---|---|---|
| ใบแจ้งหนี้ | การส่งมอบหนึ่งรายการ | ชำระสำหรับการส่งมอบนั้น | มี โดยปกติก่อให้เกิด VAT |
| อีเมลเตือน | ใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดหนึ่งใบ | ชำระใบแจ้งหนี้นั้น | ไม่มี |
| ใบแจ้งยอดบัญชี | ทุกอย่างในช่วงเวลา | ยืนยันยอดคงเหลือ แล้วชำระ | ไม่มี |
| รายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุ | ลูกค้าทั้งหมด | ไม่ขออะไร เป็นสำหรับคุณดูเอง | ไม่มี |
ใบแจ้งยอดไม่ใช้แทนใบแจ้งหนี้เพื่อวัตถุประสงค์ด้าน VAT รายละเอียดที่ EU VAT Directiveกำหนดให้มีในใบแจ้งหนี้ ตามมาตรา 226 ไม่อยู่ในใบแจ้งยอด และนักบัญชีของลูกค้ายังต้องการตัวใบแจ้งหนี้ ถ้าใบแจ้งหนี้ผิด ใบแจ้งยอดแก้ไม่ได้ และวิธีแก้คือใบลดหนี้
ควรส่งใบแจ้งยอดบัญชีเมื่อไร และควรพูดอะไร?
ส่งใบแจ้งยอดบัญชีทุกเดือนให้ลูกค้าที่ได้รับหลายใบแจ้งหนี้ หลังการตรวจสิ้นเดือนของคุณ ควรส่งก่อนปิดปี หรือก่อนการคุยเรื่องเงินที่ยาก เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายอยู่หน้าเดียวกัน เขียนบันทึกนำให้สั้น
แนบใบแจ้งยอดบัญชี ณ 31 ตุลาคม 2026 ยอดคงเหลือ €3,280.00 ซึ่ง €1,000.00 เกินกำหนด คือส่วนที่เหลือของใบแจ้งหนี้ INV-2026-0088 ครบกำหนด 16 กันยายน ช่วยแจ้งหากมีอะไรไม่ตรงกับบันทึกของคุณ และถ้าได้ ช่วยบอกว่าเราจะได้รับยอดที่เกินกำหนดเมื่อไร
ส่งถึงคนที่จ่ายใบแจ้งหนี้ของคุณ ผู้ติดต่อประจำวันของคุณอาจไม่เคยเห็นระบบบัญชีของเขา
ถ้าตัวเลขของลูกค้าไม่ตรงทำอย่างไร?
ถ้าตัวเลขของลูกค้าไม่ตรงกับใบแจ้งยอดบัญชีของคุณ ให้ขอรายการที่เขาคิดว่ายังเปิดอยู่ แล้วไล่เทียบกันทั้งสองฝั่ง เกือบทุกครั้งเป็นหนึ่งในนี้
| ตัวเลขของเขา | น่าจะเพราะ |
|---|---|
| ต่ำกว่าหนึ่งใบแจ้งหนี้ | เขาไม่เคยได้รับ หรือรออนุมัติ |
| ต่ำกว่าการชำระล่าสุดที่คุณไม่ได้แสดง | การชำระผ่านกันกับใบแจ้งยอดของคุณ หรือคุณยังไม่ได้บันทึก |
| สูงกว่า | คุณบันทึกการชำระกับลูกค้าผิดราย |
| ต่างกันเล็กน้อย | ค่าธรรมเนียมธนาคารหรืออัตราแลกเปลี่ยน |
แก้ฝั่งของคุณก่อน รายการตรวจเดียวกันอยู่ในคู่มือการกระทบยอดใบแจ้งหนี้ ซึ่งควรทำก่อนส่งใบแจ้งยอดเลย ใบแจ้งยอดที่ผิดเสียความน่าเชื่อถือมากกว่าการไม่ส่ง
สร้างใบแจ้งยอดบัญชีจาก ERPFlow
ERPFlow ไม่มีเอกสารใบแจ้งยอดบัญชีและไม่ส่งใบแจ้งยอด คุณสร้างในสเปรดชีตหรือเอกสารจากสิ่งที่ข้อมูลลูกค้าแสดง
- แท็บใบแจ้งหนี้ของลูกค้า แสดงรายการใบแจ้งหนี้ของลูกค้า
- แท็บการวิเคราะห์ แสดงยอดค้างชำระและใบแจ้งหนี้แยกตามสถานะ ตัวเลขไม่รวมภาษี โดยมีภาษีแสดงอยู่ใต้ ในสกุลเงินหลักของคุณ จึงบวกสองส่วนเข้าด้วยกันก่อนเทียบกับใบแจ้งยอดที่รวม VAT
- การ์ดการชำระเงินของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ แสดงสิ่งที่ได้รับและเมื่อไร
- การส่งออกใบแจ้งหนี้เป็น CSV ให้หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการในใบแจ้งหนี้ พร้อมลูกค้า เลขที่ วันที่ สถานะ และจำนวนเงินของรายการ สำหรับลูกค้าทั้งหมด ไม่รวมการชำระเงิน จึงต้องนำมาจากแต่ละใบแจ้งหนี้
สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ใบนั้นพร้อม PDF จำนวนวันที่เกินกำหนด และยอดคงค้าง ทำงานทีละใบแจ้งหนี้และเฉพาะใบที่เกินกำหนดแล้ว จึงไม่ใช้แทนใบแจ้งยอดของบัญชีทั้งหมด