อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
รายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุแสดงว่าลูกค้าแต่ละรายติดเท่าไร แบ่งตามระยะเวลาที่เกินกำหนด โดยปกติเป็นยังไม่ครบกำหนด 1 ถึง 30 วัน 31 ถึง 60 วัน 61 ถึง 90 วัน และเกิน 90 วัน อ่านยอดรวมก่อน แล้วดูคอลัมน์ที่เก่าที่สุด แล้วดูว่าใครอยู่ในนั้น แต่ละช่วงอายุต้องการการดำเนินการต่างกัน
รายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุหน้าตาเป็นอย่างไร?
รายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุมีหนึ่งแถวต่อลูกค้าหนึ่งราย หนึ่งคอลัมน์ต่อช่วงอายุ และยอดรวมที่ด้านล่าง นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น เป็นยูโรรวม VAT ณ วันที่ 31 ตุลาคม 2026
| ลูกค้า | ยังไม่ครบกำหนด | 1–30 | 31–60 | 61–90 | เกิน 90 | รวม |
|---|---|---|---|---|---|---|
| North Quay Ltd | 2,400 | 1,200 | 3,600 | |||
| Alder & Co | 3,000 | 1,500 | 4,500 | |||
| Lumen Studio | 1,800 | 1,800 | ||||
| Ferris Joinery | 2,100 | 2,100 | ||||
| Tallis Events | 1,000 | 1,000 | ||||
| รวม | 4,200 | 4,200 | 1,500 | 2,100 | 1,000 | 13,000 |
| สัดส่วน | 32.3% | 32.3% | 11.5% | 16.2% | 7.7% | 100% |
ช่วงอายุควรนับจากวันครบกำหนดชำระ รายงานที่นับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้จะแสดงใบแจ้งหนี้ Net 30 ทุกใบว่าอายุหนึ่งเดือนในวันที่ครบกำหนด ทำให้ลูกค้าที่ดูแย่โดยไม่สมควร ตรวจว่ารายงานของคุณใช้แบบไหนก่อนดำเนินการ
อ่านรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุอย่างไร?
อ่านรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุจากยอดรวมลงมาถึงลูกค้าแต่ละราย โดยถามหนึ่งคำถามในแต่ละขั้น จากตัวอย่างข้างต้น
- ติดเท่าไรเมื่อเทียบกับที่คุณเรียกเก็บ ถ้าบริษัทนี้ออกใบแจ้งหนี้ราว €9,000 ต่อเดือน €13,000 คือ 13,000 ÷ 9,000 × 30 = ราว 43 วันของยอดขาย ภายใต้เงื่อนไข Net 30 ช้ากว่าที่ควร
- เกินกำหนดเท่าไร ทุกอย่างยกเว้นคอลัมน์แรก คือ €8,800 หรือ 67.7% ของยอดรวม
- เก่าเท่าไร เกิน 60 วันคือ €3,100 หรือ 23.8% นี่คือเงินที่เสี่ยงที่สุด
- ใครกระจุกตัว Alder & Co ติด €4,500 หรือ 34.6% ของยอดรวม เดือนที่แย่ของลูกค้ารายนี้จึงเป็นเดือนที่แย่ของคุณด้วย
- อะไรเปลี่ยน เทียบกับสำเนาเดือนก่อน ลูกค้าที่เลื่อนจาก 1–30 ไป 31–60 บอกคุณได้มากกว่าภาพเดียว
แล้วดูว่าทำไม เพราะรายงานบอกไม่ได้ ใบแจ้งหนี้เก่าได้เพราะลูกค้าไม่มีเงิน เพราะไม่เคยถึงคนที่ถูกต้อง หรือเพราะลูกค้าโต้แย้งอยู่ แต่ละเหตุผลต้องการบทสนทนาที่ต่างกัน
ควรทำอะไรกับแต่ละช่วงอายุ?
แต่ละช่วงอายุในรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุต้องการการดำเนินการต่างกัน และจุดประสงค์ของรายงานคือให้แน่ใจว่าแต่ละอย่างเกิดขึ้น
| อายุ | ทำอะไร |
|---|---|
| ยังไม่ครบกำหนด | ตรวจว่าส่งใบแจ้งหนี้ถึงแล้วและมีเลขที่ใบสั่งซื้อที่ต้องใช้ ยังไม่ต้องทำอะไรอื่น |
| 1–30 วัน | ส่งอีเมลเตือนสุภาพพร้อมแนบใบแจ้งหนี้ ดูลำดับอีเมลเตือน |
| 31–60 วัน | โทรศัพท์ ขอวันที่ชำระและจดไว้ ถามว่ามีอะไรถูกโต้แย้งไหม |
| 61–90 วัน | ส่งหนังสือแจ้งครั้งสุดท้ายเป็นลายลักษณ์อักษร พิจารณาหยุดงานต่อ และว่าจะเรียกดอกเบี้ยของหนี้หรือไม่ |
| เกิน 90 วัน | ตัดสินใจ บริษัทติดตามหนี้ ฟ้องคดีเล็ก หรือตัดเป็นหนี้สูญ ถามนักบัญชีเรื่องการลดหย่อน VAT |
การลดหย่อน VAT สำหรับหนี้สูญมีเงื่อนไขของแต่ละประเทศ จุดเริ่มต้นของ EU คือมาตรา 90 ของ VAT Directive และในสหราชอาณาจักรคือ Notice 700/18 ของ HMRC
สร้างรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุในสเปรดชีตอย่างไร?
คุณสร้างรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุในสเปรดชีตได้ด้วยหนึ่งแถวต่อใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระและสองสูตร ตั้งคอลัมน์เหล่านี้
| คอลัมน์ | เก็บอะไร |
|---|---|
| A | ลูกค้า |
| B | เลขที่ใบแจ้งหนี้ |
| C | วันครบกำหนดชำระ |
| D | ยอดคงค้างที่ยังติดอยู่ รวม VAT |
| E | จำนวนวันที่เกินกำหนด |
| F | ช่วงอายุ |
ใส่วันที่ของรายงานในเซลล์ H1 เพื่อให้สำเนาที่บันทึกวันนี้ยังให้คำตอบของวันนี้ในเดือนหน้า จากนั้นในแถว 2
- จำนวนวันที่เกินกำหนด ใน E2
=MAX(0,$H$1-C2) - ช่วงอายุ ใน F2
=IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))
คัดลอกทั้งสองลงไป แล้วใช้ pivot table โดยให้ลูกค้าอยู่ในแถว ช่วงอายุอยู่ในคอลัมน์ และผลรวมของยอดคงค้างอยู่ในค่า ตรวจยอดรวมทั้งหมดกับรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังเปิดอยู่ ถ้าต่างกัน แสดงว่าขาดใบแจ้งหนี้ใบหนึ่งหรือไม่ได้บันทึกการชำระ
มีสามเรื่องที่คนพลาดบ่อย ใช้ยอดคงค้าง ไม่ใช่ยอดรวมใบแจ้งหนี้ ไม่เช่นนั้นการชำระบางส่วนจะหายไป แปลงสกุลเงินอื่นด้วยอัตราเดียวที่ระบุ เพื่อให้บวกคอลัมน์ได้ และไม่รวมใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก
สิ่งที่รายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุไม่บอกคุณ
รายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุไม่บอกว่าบันทึกของลูกค้าตรงกับของคุณหรือไม่ สำหรับเรื่องนั้น ให้ส่งใบแจ้งยอดบัญชี ซึ่งแสดงสิ่งที่คุณคิดว่าลูกค้าติดและเชิญให้ลูกค้าแจ้งถ้าผิด รายงานเป็นของคุณ ใบแจ้งยอดเป็นของลูกค้า
การติดตามใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดใน ERPFlow
ERPFlow ไม่มีรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุและไม่มีช่วงอายุ สิ่งที่มีแทนคือ
- รายการใบแจ้งหนี้ กรองด้วย เกินกำหนด และ ชำระบางส่วน โดยแสดงสิ่งที่ยังค้างอยู่ใต้ยอดรวม รายการนั้นคือรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
- แดชบอร์ด แสดงตัวเลข ค้างชำระ และ เกินกำหนด ทั่วทั้งองค์กรในสกุลเงินหลักของคุณ ไม่รวม VAT โดยมี VAT แสดงอยู่ใต้
- แท็บการวิเคราะห์ของลูกค้า แสดงยอดค้างชำระของลูกค้ารายนั้น ไม่รวมภาษีเช่นกัน โดยมีภาษีแสดงอยู่ใต้
- ส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน บนใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดส่งอีเมล PDF พร้อมจำนวนวันที่เกินกำหนดและยอดคงค้าง ต้องมีคนส่งแต่ละฉบับ
หากต้องการสร้างสเปรดชีตข้างต้น ให้ส่งออกใบแจ้งหนี้เป็น CSV การส่งออกให้หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการในใบแจ้งหนี้ พร้อมลูกค้า เลขที่ วันครบกำหนด สถานะ จำนวน ราคา ส่วนลด และเปอร์เซ็นต์ภาษี ไม่รวมการชำระเงิน จึงให้นำยอดคงค้างของใบแจ้งหนี้ที่ชำระบางส่วนจากตัวกรอง ชำระบางส่วน