วิธีบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้สำหรับเอเจนซี่

การบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้สำหรับเอเจนซี่ ให้ตั้งรหัสให้ลูกค้าทุกรายและตั้งบรรทัดงานแต่ละงานไว้ใต้รหัสนั้น ให้ทุกคนบันทึกเวลาทุกวันกับงาน และเทียบชั่วโมงของค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนแต่ละรายกับโควตาทุกสัปดาห์ การบันทึกเป็นส่วนง่าย ความเสี่ยงเฉพาะของเอเจนซี่คือค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนที่เกินโควตาโดยไม่มีใครสังเกต

ชั่วโมงของเอเจนซี่แบบไหนเรียกเก็บเงินได้?

ชั่วโมงของเอเจนซี่เรียกเก็บเงินได้เมื่อสัญญาของลูกค้าระบุ ซึ่งหมายความว่าหนึ่งชั่วโมงเดียวกันอาจคิดเงินได้กับลูกค้ารายหนึ่งและฟรีกับอีกราย ตารางนี้เป็นค่าเริ่มต้นที่สมเหตุสมผล ตรวจเทียบกับสัญญาแต่ละฉบับ

บันทึกทุกอย่าง รวมสิ่งที่คิดเงินไม่ได้ กฎทั่วไปอยู่ในคู่มือชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้ และเวลาที่บันทึกแต่ไม่เรียกเก็บคือการลดยอดเรียกเก็บที่มีเหตุผลกำกับ

เอเจนซี่ควรตั้งลูกค้า งาน และงานย่อยอย่างไร?

รหัสเวลาของเอเจนซี่ควรไล่จากลูกค้า ไปงาน ไปประเภทงาน โดยมีรายการประเภทงานสั้นๆ ที่ทุกคนใช้ร่วมกัน ในการตั้งค่าสมมตินี้ HARB-RET คือค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนของ Harbour Foods และ HARB-WEB คืองานเว็บไซต์แยกต่างหากของลูกค้ารายเดียวกัน เพราะสองงานมีเงื่อนไขต่างกัน

• ประเภทงาน: ให้เหลือเท่าที่คุณจะรายงาน เช่น strategy, copy, design, production และ account management รายการสามสิบอย่างจะถูกมองข้าม และทุกอย่างลงเอยที่ “general”
• รหัสภายใน: INT-PITCH และ INT-ADMIN รับทุกอย่างที่ไม่ใช่งานลูกค้า เพื่อให้สัปดาห์ของแต่ละคนรวมได้เท่าชั่วโมงตามสัญญา สัปดาห์ที่ขาดหมายถึงเวลาที่หายไป
• อัตรา: ผูกกับตำแหน่ง ไม่ใช่กับรายการ ถ้าลูกค้าต้องการอัตราเดียวทั้งทีม ให้คำนวณอัตรารายชั่วโมงเฉลี่ยและเก็บอัตราตามตำแหน่งไว้ในชีตของคุณเอง

ใบลงเวลาของทีมรายสัปดาห์ที่ใช้ร่วมกันก็เพียงพอสำหรับระบบนี้ จนกว่าเอเจนซี่จะมีลูกค้ามากกว่าที่คนคนเดียวจำได้

ติดตามชั่วโมงค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนอย่างไรไม่ให้เกินโควตา?

ติดตามชั่วโมงค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนโดยเทียบชั่วโมงที่ใช้กับสัดส่วนของเดือนที่ผ่านไปทุกสัปดาห์ นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน €6,000 ซื้อ 60 ชั่วโมง คืออัตราเฉลี่ย €100 ต่อชั่วโมง หลังสองสัปดาห์จากสี่ ใช้ไปแล้ว 38 ชั่วโมง คือ 63% ของโควตาเมื่อถึงครึ่งทาง

แจ้งลูกค้าตอนนี้ ขณะที่ทางเลือกยังเป็นของเขา

เราใช้ไป 38 จาก 60 ชั่วโมงของค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนนี้ เหลืออีกสองสัปดาห์ ด้วยจังหวะนี้เดือนจะจบที่ประมาณ 76 ชั่วโมง บอกว่าจะพักรายการที่เหลือรายการใด หรือเราทำต่อและเรียกเก็บ 16 ชั่วโมงที่เกินในอัตรา €100 ต่อชั่วโมงที่ตกลงกันไว้

เมื่อสิ้นเดือน วัดส่วนที่เกินทั้งสองแบบ เพราะไม่ตรงกัน

วัดเป็นชั่วโมง เดือนนี้เกิน 6.5 ชั่วโมง ซึ่งที่ €100 เป็นเพิ่ม €650 วัดเป็นมูลค่าที่อัตราตามตาราง เกินค่าบริการ €6,000 เพียง €135 เพราะส่วนผสมของตำแหน่งในเดือนนี้เฉลี่ยประมาณ €92 ต่อชั่วโมง ต่ำกว่า €100 ที่ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนสมมติไว้ ทั้งสองเป็นการคำนวณที่ซื่อตรง และส่วนต่างระหว่างสองค่าคือ €515

สัญญาจึงต้องระบุว่าค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนวัดด้วยหน่วยอะไร ตกลงเรื่องนั้น และเรื่องชั่วโมงที่ใช้ไม่หมด ก่อนใครเริ่มทำงาน คู่มือการออกใบแจ้งหนี้ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนอธิบายตัวใบแจ้งหนี้เอง

จะให้ทีมครีเอทีฟบันทึกเวลาได้อย่างไร?

ให้ทีมครีเอทีฟบันทึกเวลาโดยทำให้ใช้เวลาไม่ถึงนาทีต่อวันและแสดงให้เห็นว่าตัวเลขมีไว้เพื่ออะไร ไม่มีใครกรอกใบลงเวลาได้ดีเพียงเพราะถูกสั่ง

• บันทึกตอนสิ้นวัน โดยเปิดปฏิทินไว้ อย่าให้คนจับเวลาขณะที่กำลังมีสมาธิ
• แสดงอัตราการใช้ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนให้แต่ละคนเห็น คนที่เห็นว่าลูกค้าอยู่ที่ 63% ช่วงกลางเดือนจะพูดขึ้นก่อนที่คุณต้องถาม
• อย่าใช้บันทึกเพื่อตัดสินว่าใครเร็วแค่ไหน เมื่อเป็นตัววัดผลงาน รายการจะเอนไปทางที่ดูดี และใบแจ้งหนี้ก็เอนตามไปด้วย

ถ้าต้องการให้เขียนไว้ นโยบายใบลงเวลาสั้นๆ กำหนดเส้นตายและคนที่ติดตาม

เอเจนซี่ควรทบทวนอะไรทุกเดือน?

การทบทวนรายเดือนของเอเจนซี่ควรเปลี่ยนตัวเลขสี่ตัวเป็นการตัดสินใจสี่อย่าง

บันทึกชั่วโมงของเอเจนซี่ใน ERPFlow

ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ERPFlow ไม่มีรายงานเวลารายบุคคลด้วย และไม่มีอะไรติดตามโควตาของค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน การบันทึกและการตรวจอัตราการใช้ข้างต้นจึงอยู่ในสเปรดชีตของคุณ

สิ่งที่ ERPFlow ทำให้เอเจนซี่การตลาดหรือครีเอทีฟได้คือ

• ลูกค้าและงาน: โปรเจกต์คือบอร์ดที่เชื่อมกับลูกค้าได้ การ์ดมีผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง ไฟล์ และความคิดเห็น พร้อมเวลาที่ใช้ซึ่งพิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที และเวลาเหล่านั้นบวกต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า การ์ดแต่ละใบเก็บตัวเลขเดียว ไม่มีวันที่และไม่แยกตามบุคคล และไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้
• ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน: ใบแจ้งหนี้แบบประจำเรียกเก็บจำนวนคงที่ทุกสัปดาห์ เดือน สามเดือน หรือปี และส่งอีเมลหรือเก็บเป็นฉบับร่าง ระบบออกใบแจ้งหนี้และไม่เก็บเงิน ถ้าคุณเรียกเก็บส่วนที่เกิน เลือก สร้างฉบับร่างให้ฉันส่งเอง เพื่อเพิ่มบรรทัดส่วนเกินก่อนออก หรือออกใบแจ้งหนี้แยกต่างหาก
• อัตรา: หนึ่งบริการต่อตำแหน่ง ตั้งหน่วยเป็นชั่วโมงและราคารายชั่วโมง เพื่อให้เลือกบรรทัดได้แทนการพิมพ์