อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คือจำนวนนับ คือชั่วโมงที่คิดเงินลูกค้าได้ ส่วนอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินคืออัตราส่วน คือชั่วโมงเหล่านั้นหารด้วยชั่วโมงที่คนคนนั้นมีให้ทำงาน คุณต้องใช้ทั้งสองอย่าง เพราะ 96 ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เป็นเดือนที่ดีมากสำหรับพนักงานพาร์ตไทม์ และเป็นเดือนธรรมดาสำหรับพนักงานเต็มเวลา
อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินกับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ต่างกันอย่างไร?
อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินกับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ตอบคำถามต่างกัน และตัวชี้วัดที่สาม คือ realisation ตอบคำถามที่เจ้าของมักใส่ใจที่สุด
| ตัวชี้วัด | คำนวณอย่างไร | คำถามที่ตอบ |
|---|---|---|
| ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ | รวมชั่วโมงที่คิดเงินลูกค้าได้ | ทำงานลูกค้าเสร็จไปเท่าไร? |
| อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน | ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ÷ ชั่วโมงที่มี | เวลาที่เรามีไปกับงานลูกค้าเท่าไร? |
| Realisation | ยอดที่เรียกเก็บ ÷ มูลค่ามาตรฐานของชั่วโมงเหล่านั้น | งานนั้นเราเรียกเก็บเงินได้จริงเท่าไร? |
ถ้ายังไม่ได้ตกลงว่าอะไรนับเป็นชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ให้เริ่มจากคู่มือชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้ ทั้งสามตัวชี้วัดขึ้นอยู่กับเรื่องนี้
คำนวณอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินอย่างไร?
คำนวณอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินด้วยการหารชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ของคนหนึ่งด้วยชั่วโมงที่มีในช่วงเวลาเดียวกัน แล้วคูณ 100 ตัวเลขชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ไม่ค่อยมีใครเถียง ที่เถียงกันคือสิ่งที่นับเป็นชั่วโมงที่มี
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ที่ปรึกษาที่ทำงานสัปดาห์ละ 37.5 ชั่วโมง มีเดือนหนึ่งที่มีวันทำงาน 21 วัน คือ 157.5 ชั่วโมงตามสัญญา วันหยุดนักขัตฤกษ์หนึ่งวันกับวันลาสามวันหักออก 30 ชั่วโมง ที่ปรึกษาเรียกเก็บ 102 ชั่วโมง
| ชั่วโมงที่มีนิยามว่า | ชั่วโมง | อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน |
|---|---|---|
| ชั่วโมงตามสัญญาทั้งหมด | 157.5 | 64.8% |
| ชั่วโมงตามสัญญาหักวันลาและวันหยุดนักขัตฤกษ์ | 127.5 | 80.0% |
คนเดียวกัน เดือนเดียวกัน แต่ต่างกัน 15 จุด ไม่มีตัวเลขไหนผิด ตัวเลขที่สองเป็นธรรมกว่าสำหรับประเมินคน เพราะไม่ควรมีใครดูว่างเพียงเพราะไปพักร้อน ส่วนตัวเลขแรกแสดงว่าชั่วโมงที่จ่ายเงินทั้งปีให้ผลผลิตเท่าไร เลือกหนึ่งนิยาม เขียนไว้ และอย่าเทียบตัวเลขที่คำนวณด้วยนิยามต่างกัน ซึ่งเป็นเหตุที่ควรใช้เกณฑ์เปรียบเทียบที่เผยแพร่ทั่วไปด้วยความระมัดระวัง
ทำไมชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เท่ากันจึงมีความหมายต่างกัน?
ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เท่ากันมีความหมายต่างกันได้ เพราะไม่ได้บอกเลยว่ามีชั่วโมงให้ทำงานเท่าไร สามคนสมมตินี้เรียกเก็บ 96 ชั่วโมงในเดือนเดียวกัน
| คน | ชั่วโมงที่มี | ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ | อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน |
|---|---|---|---|
| เต็มเวลา | 150.0 | 96 | 64.0% |
| พาร์ตไทม์ สัปดาห์ละสี่วัน | 120.0 | 96 | 80.0% |
| เต็มเวลา ลาหนึ่งสัปดาห์ | 112.5 | 96 | 85.3% |
ตารางจัดอันดับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้จะจัดให้ทั้งสามคนเท่ากัน และกลับกันก็เป็นจริงเช่นกัน อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินเท่ากันอาจซ่อนเงินที่ต่างกันมาก ที่ปรึกษาสองคนนี้บันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ 120 จาก 150 ชั่วโมงที่มี ที่อัตรา €100
| ที่ปรึกษา A | ที่ปรึกษา B | |
|---|---|---|
| ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ที่บันทึก | 120 | 120 |
| อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน | 80% | 80% |
| ชั่วโมงในใบแจ้งหนี้ | 120 | 96 |
| ยอดที่เรียกเก็บ | €12,000 | €9,600 |
| Realisation | 100% | 80% |
24 ชั่วโมงที่หายไปของที่ปรึกษา B ถูกลดยอดเรียกเก็บก่อนออกใบแจ้งหนี้ อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินมองไม่เห็น บริษัทที่ติดตามแต่ตัวเลขนี้จึงประเมินสองคนนี้เท่ากัน ทั้งที่ต่างกัน €2,400
บริษัทควรตั้งเป้าอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินเท่าไร?
บริษัทควรคำนวณเป้าอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินจากต้นทุนของตัวเอง เพราะเกณฑ์จากบริษัทอื่นสะท้อนอัตราและสัดส่วนพนักงานของบริษัทนั้น นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้นสำหรับที่ปรึกษาหนึ่งคน เรียกเก็บ €90 ต่อชั่วโมง ส่วนต่างกำไรเป้าหมาย 20%
| ขั้น | การคิด | ผลลัพธ์ |
|---|---|---|
| ต้นทุนต่อปี: ค่าจ้าง ภาษีฝั่งนายจ้าง และส่วนแบ่งค่าโสหุ้ย | €78,000 | |
| ชั่วโมงที่มี: 1,950 ชั่วโมงที่จ่าย หักวันลา วันหยุด และลาป่วย 40 วัน | 1,950 − 300 | 1,650 |
| ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ที่เท่าทุน | €78,000 ÷ €90 | 867 |
| อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินที่เท่าทุน | 867 ÷ 1,650 | 52.5% |
| ยอดขายที่ต้องมีสำหรับส่วนต่างกำไร 20% | €78,000 ÷ 0.80 | €97,500 |
| ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ที่ต้องมี | €97,500 ÷ €90 | 1,083 |
| เป้าอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน | 1,083 ÷ 1,650 | 65.6% |
จากนั้นทดสอบกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ถ้าบริษัทมักเรียกเก็บได้เพียง 90% ของมูลค่ามาตรฐาน อัตราที่ได้จริงคือ €81 ชั่วโมงที่ต้องมีเพิ่มเป็น 1,204 และเป้าขึ้นเป็น 73.0% ถ้าขึ้นอัตราเป็น €100 แทน เป้าลดเหลือ 59.1%
สามตัวเลขนี้ชี้ว่าอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินเป็นเพียงหนึ่งในหลายปัจจัย อัตราและการลดยอดเรียกเก็บขยับผลรวมเดียวกัน และคู่มือการคำนวณอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บครอบคลุมอีกด้านหนึ่ง
เมื่อไรที่เป้าอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินให้ผลเสีย?
เป้าอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินให้ผลเสียเมื่อคนทำถึงเป้าได้ด้วยการบันทึกเวลา ไม่ใช่ด้วยการทำงานที่มีประโยชน์มากขึ้น ให้ระวังสิ่งเหล่านี้
- การอัดตัวเลข ชั่วโมงถูกบันทึกเป็นเรียกเก็บเงินได้ แล้วถูกลดยอดตอนออกบิล อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินขึ้นขณะที่ realisation ลง จึงต้องอ่านสองตัวร่วมกัน
- เป้าเดียวสำหรับทุกคน เจ้าของที่ขายและบริหารไม่อาจเทียบกับคนที่ทำแต่งานลูกค้าได้ ตั้งเป้าตามบทบาท
- ไม่มีที่ว่าง คนที่อยู่ที่ 100% ไม่เหลือชั่วโมงสำหรับการอบรม การทำข้อเสนอ หรือคำขอด่วนของลูกค้า แผนของคนนั้นในไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้าควรอยู่ในแผนกำลังคน และควรเหลือที่ว่างไว้
- อ่านเดือนเดียวเป็นคำตัดสิน เดือนที่เงียบอาจเป็นปัญหาการขาย ไม่ใช่ของคนนั้น ดูแนวโน้มข้ามไตรมาส
วัดอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินควบคู่กับ ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow ไม่คำนวณอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน ไม่มีรายงานอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินหรือกำลังคน สูตรข้างบนจึงต้องอยู่ในสเปรดชีตของคุณ และตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ซึ่งครอบคลุมการบันทึกและเรียกเก็บเวลา ไม่ใช่รายงานอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน
ERPFlow ให้ข้อมูลตั้งต้นได้บางส่วน
- ส่วนที่หักจากชั่วโมงที่มี: วันลามีปฏิทินทีม หนึ่งแถวต่อคนในหนึ่งเดือน แสดงการลาเป็นแถบและวันหยุดนักขัตฤกษ์เป็นลายขีด
- ต้นทุนของคนหนึ่งคน: ส่วนเงินเดือนของระเบียนพนักงานเก็บอัตรารายชั่วโมงและชั่วโมงต่อเดือน เป็นค่าจ้างขั้นต้นบวกภาษีฝั่งนายจ้าง เฉพาะบทบาทที่มีสิทธิ์ดูเงินเดือนเท่านั้นที่อ่านได้
- ชั่วโมงตามโปรเจกต์: การ์ดในโปรเจกต์เก็บเวลาที่ใช้ที่พิมพ์ไว้ รวมต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า แต่ไม่เคยแยกต่อคน
- ผลของทั้งบริษัท: การ์ด “ความสามารถในการทำกำไร” ของแดชบอร์ดเทียบรายได้และรายได้อื่นกับค่าใช้จ่าย เงินเดือน และโบนัส ครอบคลุมทั้งธุรกิจ จึงบอกอะไรเกี่ยวกับคนคนเดียวไม่ได้