อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ขั้นตอนบันทึกเวลาสำหรับที่ปรึกษาที่รองรับการเรียกเก็บเงินมีสี่ขั้น คือเปิดรหัสสำหรับแต่ละงานก่อนเริ่มทำ บันทึกเวลาทุกวันเป็นประโยคที่ลูกค้าอ่านได้ ทบทวนร่างใบแจ้งหนี้ก่อนทุกใบแจ้งหนี้ และกระทบยอดชั่วโมงที่เรียกเก็บ ลดยอด และยังไม่เรียกเก็บทุกเดือน สเปรดชีตทำได้ครบทั้งสี่ขั้น
งานที่ปรึกษาเรียกเก็บยากกว่างานรายชั่วโมงส่วนใหญ่ เพราะลูกค้าอ่านรายละเอียด ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินที่เห็น “Research, 6 hours” จะถามว่าค้นคว้าอะไร และที่ปรึกษาที่ไม่มีบันทึกที่ดีกว่านั้นทำได้เพียงเดาหรือลดยอดบรรทัดนั้น
ที่ปรึกษาควรบันทึกอะไรในเวลาแต่ละช่วง?
รายการเวลาของที่ปรึกษาต้องมีวันที่ ผู้ทำงาน รหัสงาน ช่วงงาน ชั่วโมง สถานะเรียกเก็บเงินได้ และประโยคเดียวที่อ่านเข้าใจว่าทำอะไร
| ช่อง | ตัวอย่าง | ทำไมการเรียกเก็บเงินต้องมี |
|---|---|---|
| วันที่ | 14 April | ให้ลูกค้าจับคู่รายการกับการประชุมหรือสิ่งที่ส่งมอบ |
| ผู้ทำงาน | Senior consultant | กำหนดอัตรา |
| งานและช่วงงาน | NORD-2026-01, Discovery | ใส่ชั่วโมงในใบแจ้งหนี้และงบประมาณที่ถูกต้อง |
| ชั่วโมง | 3.5 | ตามหน่วยการเรียกเก็บที่หนังสือรับงานระบุ |
| เรียกเก็บเงินได้ | ใช่ | ให้เวลาภายในยังมองเห็นได้โดยไม่ต้องคิดเงิน |
| คำอธิบาย | ดูด้านล่าง | ส่วนที่ลูกค้าจะสอบถาม |
ควรตั้งงานที่ปรึกษาอย่างไรก่อนบันทึกเวลา?
ตั้งงานที่ปรึกษาโดยคัดลอกเงื่อนไขการเรียกเก็บจากหนังสือรับงานลงในแผ่นเดียวก่อนบันทึกชั่วโมงแรก ฐานการเรียกเก็บเป็นตัวกำหนดว่าบันทึกเวลามีไว้ทำอะไร
| ฐานการเรียกเก็บ | บันทึกเวลาทำอะไร | ควรดูอะไร |
|---|---|---|
| Time and materials | เป็นหลักฐานเบื้องหลังทุกใบแจ้งหนี้ | คุณภาพของคำอธิบาย |
| Time and materials แบบมีเพดาน | เป็นหลักฐาน และเป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้า | ชั่วโมงที่เหลือก่อนถึงเพดาน แจ้งลูกค้าก่อนถึง |
| ราคาคงที่ | ใช้ภายในเท่านั้น ลูกค้าไม่เห็น | งบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริง แยกตามช่วงงาน |
| ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน | แสดงว่าค่าบริการของเดือนซื้ออะไร | โควตาและเงื่อนไขการยกยอด |
ถ้ายังเลือกระหว่างแบบเหล่านี้อยู่ คู่มือการเรียกเก็บรายชั่วโมงกับค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนสำหรับที่ปรึกษาเปรียบเทียบให้
ให้แต่ละงานมีรหัสของตัวเองจากระบบเลขที่โปรเจกต์ และสร้างเฉพาะช่วงงานที่คุณจะรายงานจริง จดอัตราของแต่ละระดับ วันเรียกเก็บ และเวลาเดินทางเรียกเก็บได้หรือไม่ เมื่อมีข้อสงสัยเข้ามาหกเดือนต่อมา แผ่นนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องอ่านหนังสือซ้ำ
เขียนรายการเวลาอย่างไรให้ลูกค้าไม่สอบถาม?
เขียนแต่ละรายการเวลาเป็นสิ่งที่คุณทำ กับอะไร และเพื่ออะไร ประโยคเดียวก็พอ
| รายการคลุมเครือ | รายการที่ลูกค้าอนุมัติได้ |
|---|---|
| ค้นคว้า | เปรียบเทียบรายชื่อ ERP สามรายที่คัดไว้กับข้อกำหนดที่ตกลงกันเมื่อวันที่ 3 เมษายน |
| ประชุม | ประชุมคณะกรรมการกำกับโครงการ: ตกลงลำดับการเริ่มใช้งานและความเสี่ยงที่ยังเปิดอยู่สองข้อ |
| ทำรายงาน | ร่างหัวข้อ 2 และ 3 ของรายงานทางเลือกสำหรับการทบทวนวันพฤหัสบดี |
| Admin | อย่าเรียกเก็บ บันทึกไว้กับรหัสภายใน |
มีสองนิสัยที่สำคัญกว่าถ้อยคำ บันทึกวันเดียวกัน เพราะรายการที่เขียนหลังหนึ่งสัปดาห์กลายเป็น “ค้นคว้า” และหนึ่งงานต่อหนึ่งรายการ การรวมหลายงานเป็นยอดรวมเดียวเรียกว่า block billing และลูกค้าเห็นไม่ได้ว่าแต่ละงานเสียเท่าไร แนวปฏิบัติการเรียกเก็บของลูกค้าองค์กรบางรายปฏิเสธเลย
การทบทวนก่อนเรียกเก็บ (pre-bill review) คืออะไร และตรวจอะไร?
การทบทวนก่อนเรียกเก็บคือการตรวจร่างใบแจ้งหนี้ รายการที่ยังไม่เรียกเก็บทั้งหมดของงานหนึ่ง อ่านโดยคนที่รับผิดชอบลูกค้าก่อนส่งใบแจ้งหนี้ ช่วยจับข้อผิดพลาดขณะที่แก้ได้ฟรี เพราะใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแก้ได้ด้วยเอกสารอีกฉบับเท่านั้น
- รหัส: แต่ละรายการอยู่ในงานและช่วงงานที่ถูกต้องไหม
- คำอธิบาย: คุณสบายใจไหมที่จะอ่านออกเสียงให้ลูกค้าฟัง
- ซ้ำซ้อน: ถ้าสองคนเข้าประชุมเดียวกัน หนังสืออนุญาตให้ทั้งคู่คิดเงินไหม
- งานแก้: เวลาที่เกิดจากความผิดของคุณเองต้องตัดออก
- เพดาน: ยอดสะสมยังอยู่ภายในไหม
- ขอบเขตเพิ่ม: มีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับสิ่งที่อยู่นอกหนังสือไหม
สิ่งที่คุณตัดสินใจไม่คิดเงินคือการลดยอดเรียกเก็บ บันทึกพร้อมเหตุผลแทนการลบรายการ ไม่อย่างนั้นคุณมองไม่เห็นว่าให้งานฟรีไปเท่าไร
ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: หนึ่งเดือน จากบันทึกเวลาถึงใบแจ้งหนี้
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น บริษัทที่ปรึกษาสองคนคิดที่ปรึกษาอาวุโสชั่วโมงละ €140 และนักวิเคราะห์ €85 และนี่คือการทบทวนก่อนเรียกเก็บสำหรับเดือนเมษายนของงาน NORD-2026-01
| ผู้ทำงาน | งาน | บันทึก | ลดยอด | เรียกเก็บ | อัตรา | ยอดสุทธิ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| อาวุโส | เวิร์กช็อปรวบรวมความต้องการ | 14.0 | 0 | 14.0 | €140 | €1,960 |
| อาวุโส | รายงานต่อคณะกรรมการกำกับโครงการ | 9.5 | 1.5 | 8.0 | €140 | €1,120 |
| นักวิเคราะห์ | ทำแผนผังกระบวนการ | 31.0 | 0 | 31.0 | €85 | €2,635 |
| นักวิเคราะห์ | ล้างข้อมูล ทำใหม่เพราะความผิดพลาดของเรา | 6.0 | 6.0 | 0 | €85 | €0 |
| รวม | 60.5 | 7.5 | 53.0 | €5,715 |
ต่อไปกระทบยอด 60.5 ชั่วโมงที่บันทึกเท่ากับ 53.0 ที่เรียกเก็บบวก 7.5 ที่ลดยอด ไม่มีเหลือ ถ้าเดือนใดไม่ปิดที่ศูนย์ ส่วนที่เหลือคืองานที่ยังไม่เรียกเก็บ และควรอยู่ในรายงาน WIP
ที่อัตรามาตรฐาน เดือนนี้มีมูลค่า €6,435 คือชั่วโมงอาวุโส 23.5 และนักวิเคราะห์ 37 ใบแจ้งหนี้ €5,715 จึงให้ไป €720 และคุณเรียกเก็บ 88.8% ของมูลค่ามาตรฐาน หนึ่งเดือนไม่ได้บอกอะไรมาก แต่ทั้งปีกับลูกค้ารายเดียวคือเรื่องที่ต้องคุยเรื่องราคา
บรรทัดในใบแจ้งหนี้จึงสั้นได้เท่านี้ โดยแนบรายการทีละรายการถ้าหนังสือรับงานสัญญาไว้
Process mapping ช่วง Discovery งาน NORD-2026-01 วันที่ 1 ถึง 30 April: 31.0 ชั่วโมง ชั่วโมงละ €85.00
คู่มือการแปลงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เป็นใบแจ้งหนี้อธิบายว่าควรแสดงรายละเอียดแค่ไหนในใบแจ้งหนี้เอง
ทำงานที่ปรึกษาใน ERPFlow
ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ตอนนี้ บันทึกรายวันและการทบทวนก่อนเรียกเก็บอยู่ในสเปรดชีตหรือเครื่องมือบันทึกเวลาแยกต่างหาก ERPFlow ไม่มีการอนุมัติเวลาหรือรายงานเวลารายบุคคลด้วย และโปรเจกต์ไม่มีอัตรา เพดาน หรืองบประมาณ
ERPFlow ครอบคลุมเอกสารส่วนที่เหลือของธุรกิจที่ปรึกษา
- ข้อเสนอ: เขียนเป็นใบเสนอราคาพร้อมรายการ แล้วใช้ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ เมื่อถึงเวลาเรียกเก็บ เอกสารสองฉบับยังเชื่อมกันอยู่ ลูกค้ายอมรับออนไลน์ไม่ได้ คุณจึงทำเครื่องหมายใบเสนอราคาว่ายอมรับเอง
- งาน: โปรเจกต์คือบอร์ดที่เชื่อมกับลูกค้า โดยการ์ดมีผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง ไฟล์ ความคิดเห็น และเวลาที่ใช้ที่พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที เวลาเหล่านั้นบวกต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า การ์ดแต่ละใบเก็บตัวเลขเดียว ไม่มีวันที่ และไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้
- อัตรา: สร้างบริการหนึ่งรายการต่อระดับ ตั้งหน่วยเป็นชั่วโมงและราคารายชั่วโมง บนใบแจ้งหนี้ เลือกบริการและพิมพ์จำนวนจากบันทึกของคุณ บรรทัดหนึ่งมีส่วนลด % ได้ และใบสั่งซื้อของลูกค้าใส่ใน เลขที่คำสั่งซื้อ