Uzgadnianie faktur z płatnościami w firmie usługowej

Uzgadnianie faktur oznacza dopasowanie każdej wystawionej faktury do pieniędzy otrzymanych za nią, tak by każde saldo w księgach było naprawdę niezapłacone. Firma usługowa ma też drugą kontrolę: czy cała wykonana praca została zafakturowana. Rób obie co miesiąc, pracując na wyciągu bankowym, a nie z pamięci.

Co oznacza uzgadnianie faktur w firmie usługowej?

Uzgadnianie faktur w firmie usługowej to dwie osobne kontrole. Pierwsza idzie od faktur do banku: czy każda została zapłacona i czy Twoje zapisy to mówią? Druga idzie od pracy do faktur: czy wszystko, co wykonano, zostało zafakturowane?

Druga kontrola jest tą, której firma sprzedająca towary nie potrzebuje w ten sam sposób. Towar opuszcza magazyn i zostawia po sobie ślad. Dodatkowe popołudnie pracy albo etap, który zakończył się po cichu, nie zostawia niczego, a nikt nie zadzwoni, żeby Ci przypomnieć. Możesz też spotkać „trójstronne dopasowanie" zamówień zakupu, dostaw i faktur dostawców, które jest kontrolą zakupów i inną robotą.

Jak uzgodnić faktury z bankiem?

Faktury uzgadniasz z bankiem, przechodząc przez wyciąg linijka po linijce, a potem udowadniając sumę. Zarezerwuj godzinę na koniec miesiąca i trzymaj się tej kolejności.

1. Zaznacz na wyciągu bankowym każdy wpływ od klienta. Pomiń płatności wychodzące i przelewy między własnymi rachunkami.
2. Dopasuj każdy wpływ do faktury według tytułu, potem kwoty, potem nazwy klienta.
3. Wpisz wszystko, co jeszcze nie zostało zarejestrowane, z datą z wyciągu.
4. Wypisz to, co zostało. Wpływy, których nie możesz przypisać, trafiają na osobną listę, a nie do najbliższej prawdopodobnej faktury.
5. Oblicz, ile jeszcze powinno być należne, jak w przykładzie niżej.
6. Wypisz otwarte salda i zsumuj je. Obie liczby powinny się zgadzać.
7. Znajdź każdą różnicę i zapisz, czym była. Potem ściągaj od klientów, którzy naprawdę są Ci winni.

Zrób to, zanim wyślesz przypomnienia. Ściganie kogoś o fakturę, którą zapłacił trzy tygodnie temu, kosztuje więcej dobrej woli, niż było warte opóźnienie.

Przykład uzgodnienia na koniec miesiąca, krok po kroku

Uzgodnienie na koniec miesiąca porównuje to, co powinno być należne, z tym, co mówią Twoje otwarte faktury. Oto wymyślony przykład za październik. Używaj wszędzie kwot z VAT, bo tyle klienci płacą.

Obie sumy się zgadzają, więc miesiąc jest uzgodniony. Zapisz kopię z datą, bo pierwsza linijka przyszłego miesiąca to ostatnia tego.

Jak znaleźć przyczynę różnicy w uzgodnieniu?

Różnica w uzgodnieniu zwykle sama zdradza przyczynę, więc przyjrzyj się jej wielkości, zanim spojrzysz na cokolwiek innego.

Dlaczego płatności nie zgadzają się z fakturami?

Płatności nie zgadzają się z fakturami z kilku zwyczajnych powodów, a każdy ma ustalone rozwiązanie.

Płatności częściowe mają własny poradnik.

Jak sprawdzić, czy całą pracę zafakturowano?

Sprawdzasz, czy całą pracę zafakturowano, zaczynając od listy pracy, a nie od listy faktur. Faktury nie pokażą Ci, czego w nich brakuje. Raz w miesiącu przejdź przez to:

• Zaakceptowane oferty: faktury utworzone z każdej powinny sumować się do oferty albo do etapów zafakturowanych do tej pory.
• Płatności etapowe: każdy etap, który zakończył się w tym miesiącu, powinien mieć fakturę z datą z tego miesiąca.
• Retainery: jedna faktura na klienta na okres. O stałej opłacie miesięcznej, którą wstrzymano i nigdy nie wznowiono, łatwo zapomnieć.
• Dodatkowa praca: wszystko, co uzgodniono e-mailem w trakcie zlecenia.
• Koszty do refakturowania: sprawdź wydatki pod kątem wszystkiego, co miało zostać przeniesione na klienta.

Wszystko, co znajdziesz, trafia do raportu WIP albo prosto na fakturę. Zrobienie tego miesiąc po pracy jest o wiele łatwiejsze niż trzy miesiące później, gdy klient zamknął już swój budżet.

Uzgadnianie faktur w ERPFlow

ERPFlow nie ma kanału bankowego, importu wyciągów ani dopasowywania płatności. Czytasz wyciąg i wpisujesz każdy wpływ ręcznie przez Zarejestruj płatność na fakturze, z datą z banku i notatką na tytuł. ERPFlow nie tworzy też powyższego dowodu na koniec miesiąca, więc ten leży w Twoim arkuszu.

Co daje Ci do pracy:

• Lista Faktur filtruje według Przeterminowana, Częściowo opłacona i Nadpłacona oraz według okresu, więc możesz zobaczyć, co wystawiono w danym miesiącu.
• Pulpit pokazuje Należności i Przeterminowane w Twojej walucie podstawowej. Te wartości nie zawierają VAT, a VAT jest poniżej, więc dodaj oba, zanim porównasz je z powyższą listą sald. Częściowo opłacone faktury liczą się tylko za to, co zostało.
• Załączniki na fakturze mogą zawierać dyspozycję płatności albo potwierdzenie. Pozostają wewnętrzne i nigdy nie trafiają do klienta.
• Oznacz jako anulowaną i Zarejestruj zwrot obsługują korekty, jeśli ich potrzebujesz.

Do drugiej kontroli oferta wyświetla faktury z niej utworzone w sekcji Powiązane dokumenty, więc widzisz, co do niej zafakturowano. Projekt też może być powiązany z klientem, ofertami, zamówieniami i fakturami.