Zestawienie rozrachunków z klientem: przykład krok po kroku

Zestawienie rozrachunków to datowane podsumowanie tego, co klientowi zafakturowano, co zapłacił i co jeszcze jest winien. Nie dodaje żadnego nowego obciążenia. Wysyłaj je co miesiąc klientom z kilkoma otwartymi fakturami albo zawsze, gdy Twoje zapisy i ich zapisy wydają się różnić.

Co zawiera zestawienie rozrachunków?

Zestawienie rozrachunków zawiera Twoje dane, dane klienta, datę zestawienia, każdą fakturę i płatność w okresie oraz saldo końcowe. Większość pokazuje też, ile z tego salda jest po terminie. Lista:

• Słowa „Zestawienie rozrachunków", żeby nikt nie wziął go za fakturę
• Nazwa Twojej firmy i dane kontaktowe oraz nazwa klienta
• Data zestawienia i okres, który obejmuje
• Saldo początkowe, jeśli używasz układu z saldem przeniesionym
• Każda faktura z numerem, datą, terminem płatności i kwotą
• Każda płatność z datą i kwotą
• Saldo końcowe, z VAT
• Podsumowanie wiekowe tego salda
• Jak zapłacić i kogo zapytać, jeśli coś wygląda źle

Zestawienie rozrachunków krok po kroku

Oto kompletne zestawienie rozrachunków dla wymyślonego klienta wymyślonego studia, z datą 31 października 2026. Każda faktura ma 14-dniowy termin płatności, a wszystkie kwoty zawierają VAT.

Pod spodem idzie podsumowanie wiekowe:

1 000 € to reszta z INV-2026-0088, która miała termin płatności 16 września i jest 45 dni po terminie na 31 października. 2 280 € to dwie najnowsze faktury, żadna jeszcze nie po terminie.

Żeby to sprawdzić przed wysłaniem: saldo początkowe + zafakturowano − zapłacono = saldo końcowe. Czyli 1 800 € + 4 680 € − 3 200 € = 3 280 €.

Pozycje otwarte czy saldo przeniesione: jakiego układu użyć?

Zestawienie pozycji otwartych wylicza tylko to, co niezapłacone, a zestawienie z saldem przeniesionym pokazuje całą aktywność w okresie. Powyższy przykład to saldo przeniesione. Ta sama sytuacja jako pozycje otwarte wygląda tak:

Czym zestawienie rozrachunków różni się od faktury i przypomnienia?

Zestawienie rozrachunków różni się od faktury i przypomnienia tym, że obejmuje całą relację, a tamte obejmują po jednym dokumencie.

Zestawienie nie zastępuje faktur dla celów VAT. Danych, których dyrektywa VAT UE wymaga na fakturze, wyliczonych w artykule 226, na nim nie ma, a księgowy klienta nadal będzie chciał samych faktur. Jeśli faktura jest błędna, zestawienie jej nie poprawi, a poprawką jest faktura korygująca.

Kiedy wysłać zestawienie rozrachunków i co napisać?

Zestawienie rozrachunków wysyłaj co miesiąc klientom, którzy dostają kilka faktur, zaraz po kontrolach na koniec miesiąca. Warto też wysłać je przed końcem roku albo przed trudną rozmową o pieniądzach, żebyście oboje pracowali na tej samej stronie. Wiadomość przewodnia niech będzie krótka:

W załączeniu zestawienie na dzień 31 października 2026. Saldo wynosi 3 280,00 €, z czego 1 000,00 € jest po terminie: to reszta faktury INV-2026-0088, z terminem płatności 16 września. Proszę o informację, jeśli coś tutaj nie zgadza się z Waszymi zapisami, i, jeśli to możliwe, kiedy możemy spodziewać się przeterminowanej kwoty.

Wyślij je osobie, która opłaca Twoje faktury. Twój codzienny kontakt może nigdy nie widzieć swojego systemu księgowego.

Co zrobić, gdy liczby klienta się nie zgadzają?

Jeśli liczby klienta nie zgadzają się z Twoim zestawieniem rozrachunków, poproś o jego listę tego, co uważa za otwarte, i przejdźcie przez obie obok siebie. To prawie zawsze jedno z tych:

Najpierw popraw wszystko po swojej stronie. Ta sama lista kontroli pojawia się w poradniku o uzgadnianiu faktur, który warto przejść, zanim w ogóle wyślesz zestawienia. Zestawienie, które okaże się błędne, kosztuje więcej wiarygodności niż brak zestawienia.

Tworzenie zestawienia rozrachunków z ERPFlow

ERPFlow nie ma dokumentu zestawienia rozrachunków i nie wysyła zestawień. Budujesz je w arkuszu albo dokumencie, z tego, co pokazuje karta klienta.

• Karta Faktury klienta wylicza jego faktury.
• Karta Analityka pokazuje kwotę należną i faktury według statusu. Jej wartości są bez podatku, z podatkiem poniżej, w Twojej walucie podstawowej, więc dodaj oba, zanim porównasz je z zestawieniem zawierającym VAT.
• Karta Płatności każdej faktury wylicza, co otrzymano i kiedy.
• Eksport CSV faktur daje wiersz na pozycję faktury, z klientem, numerem, datami, statusem i kwotami pozycji, dla wszystkich klientów. Nie zawiera płatności, więc te bierzesz z każdej faktury.

Dla przeterminowanej faktury Wyślij przypomnienie o płatności wysyła e-mailem tę jedną fakturę z jej PDF-em, liczbą dni po terminie i kwotą do zapłaty. Działa po jednej fakturze naraz i tylko dla faktur już przeterminowanych, więc nie zastępuje zestawienia całego konta.