Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Raport wiekowania należności wylicza, ile jest winien każdy klient, z podziałem według tego, jak długo kwota jest po terminie, zwykle na bieżące, 1–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni. Przeczytaj najpierw sumę, potem najstarszą kolumnę, a potem kto w niej jest. Każdy wiek wymaga innego działania.
Jak wygląda raport wiekowania należności?
Raport wiekowania należności ma jeden wiersz na klienta i jedną kolumnę na przedział wiekowy, z sumami na dole. Oto wymyślony przykład, w euro z VAT, na dzień 31 października 2026.
| Klient | Bieżące | 1–30 | 31–60 | 61–90 | Ponad 90 | Razem |
|---|---|---|---|---|---|---|
| North Quay Ltd | 2 400 | 1 200 | 3 600 | |||
| Alder & Co | 3 000 | 1 500 | 4 500 | |||
| Lumen Studio | 1 800 | 1 800 | ||||
| Ferris Joinery | 2 100 | 2 100 | ||||
| Tallis Events | 1 000 | 1 000 | ||||
| Razem | 4 200 | 4 200 | 1 500 | 2 100 | 1 000 | 13 000 |
| Udział | 32,3% | 32,3% | 11,5% | 16,2% | 7,7% | 100% |
Przedziały powinny liczyć się od terminu płatności. Raport liczący od daty faktury pokazuje każdą fakturę Net 30 jako miesięczną w dniu, w którym staje się wymagalna, przez co dobrzy klienci wyglądają źle. Sprawdź, którego sposobu używa Twój raport, zanim na nim zadziałasz.
Jak czytać raport wiekowania należności?
Raport wiekowania należności czytaj od sumy w dół do pojedynczego klienta, zadając jedno pytanie na każdym kroku. Na powyższym przykładzie:
- Ile jest należne w porównaniu z tym, co fakturujesz? Jeśli ta firma fakturuje około 9 000 € miesięcznie, to 13 000 € to 13 000 ÷ 9 000 × 30 = około 43 dni sprzedaży. Przy warunkach Net 30 to wolniej, niż powinno być.
- Ile jest po terminie? Wszystko poza pierwszą kolumną: 8 800 €, czyli 67,7% sumy.
- Ile jest starych? Ponad 60 dni to 3 100 €, czyli 23,8%. To pieniądze najbardziej zagrożone.
- Kto jest skoncentrowany? Alder & Co jest winien 4 500 €, 34,6% sumy, więc jeden zły miesiąc dla nich to zły miesiąc dla Ciebie.
- Co się zmieniło? Porównaj z kopią z zeszłego miesiąca. Klient przesuwający się z 1–30 do 31–60 mówi więcej niż pojedynczy obraz stanu.
Potem sprawdź dlaczego, bo raport tego nie powie. Faktura może być stara, bo klient nie ma pieniędzy, bo nigdy nie dotarła do właściwej osoby albo bo ją kwestionuje. Każda z tych sytuacji wymaga innej rozmowy.
Co zrobić z każdym przedziałem wiekowym?
Każdy przedział wiekowy w raporcie wiekowania należności wymaga innego działania, a celem raportu jest dopilnowanie, żeby każde się odbyło.
| Wiek | Co zrobić |
|---|---|
| Bieżące | Sprawdź, czy faktura została dostarczona i ma potrzebny numer zamówienia zakupu. Na razie nic więcej |
| 1–30 dni | Wyślij uprzejme przypomnienie z dołączoną fakturą. Zobacz serię przypomnień |
| 31–60 dni | Zadzwoń. Poproś o datę płatności i zapisz ją. Zapytaj, czy coś jest sporne |
| 61–90 dni | Wyślij pisemne ostateczne wezwanie. Rozważ wstrzymanie dalszej pracy i to, czy dochodzić odsetek od długu |
| Ponad 90 dni | Zdecyduj: firma windykacyjna, drobne roszczenie albo spisanie w straty. Zapytaj księgowego o ulgę VAT |
Ulga VAT na złe długi ma w każdym kraju własne warunki. W UE punktem wyjścia jest artykuł 90 dyrektywy VAT, a w Wielkiej Brytanii Notice 700/18 HMRC.
Jak zbudować raport wiekowania należności w arkuszu?
Raport wiekowania należności możesz zbudować w arkuszu, z jednym wierszem na niezapłaconą fakturę i dwiema formułami. Przygotuj te kolumny:
| Kolumna | Zawiera |
|---|---|
| A | Klient |
| B | Numer faktury |
| C | Termin płatności |
| D | Saldo, które nadal jest należne, z VAT |
| E | Dni po terminie |
| F | Przedział wiekowy |
Wpisz datę raportu w komórce H1, żeby kopia zapisana dziś nadal dawała dzisiejszy wynik w przyszłym miesiącu. Potem w wierszu 2:
- Dni po terminie, w E2:
=MAX(0,$H$1-C2) - Przedział wiekowy, w F2:
=IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))
Skopiuj obie w dół, a potem użyj tabeli przestawnej z klientami w wierszach, przedziałami wiekowymi w kolumnach i sumą salda w wartościach. Porównaj sumę końcową z listą otwartych faktur. Jeśli się różnią, brakuje jakiejś faktury albo płatność nie została zarejestrowana.
Trzy rzeczy zaskakują ludzi. Użyj salda, a nie sumy faktury, bo inaczej płatności częściowe znikną. Przelicz inne waluty po jednym podanym kursie, żeby kolumny dało się dodać. I pomiń anulowane faktury.
Czego raport wiekowania należności Ci nie powie
Raport wiekowania należności nie powie Ci, czy ewidencja klienta zgadza się z Twoją. Do tego wyślij zestawienie rozrachunków, które wylicza, ile według Ciebie klient jest winien, i zaprasza go, by powiedział, jeśli się mylisz. Raport jest dla Ciebie, a zestawienie dla niego.
Śledzenie przeterminowanych faktur w ERPFlow
ERPFlow nie ma raportu wiekowania należności ani przedziałów wiekowych. Oto, co ma zamiast tego.
- Lista Faktur filtruje według Przeterminowana i Częściowo opłacona, z kwotą, która jeszcze została do zapłaty, pod sumą. Ta lista jest Twoją listą zadań.
- Pulpit pokazuje wartości Należności i Przeterminowane dla całej organizacji w Twojej walucie podstawowej, bez VAT, a VAT poniżej.
- Karta Analityka klienta pokazuje kwotę należną od tego klienta, również bez podatku, z podatkiem poniżej.
- Wyślij przypomnienie o płatności przy przeterminowanej fakturze wysyła e-mailem PDF z liczbą dni po terminie i kwotą do zapłaty. Ktoś musi wysłać każde z nich.
Żeby zbudować powyższy arkusz, wyeksportuj faktury jako CSV. Eksport daje jeden wiersz na pozycję faktury, z klientem, numerem, terminem płatności, statusem, ilością, ceną, rabatem i procentem podatku. Nie zawiera płatności, więc salda częściowo opłaconych faktur weź z filtra Częściowo opłacona.