Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Żeby zarejestrować płatność częściową, zostaw fakturę taką, jak wystawiona, wpisz przy niej kwotę i datę i powiedz klientowi, jakie saldo zostało do zapłaty. Płatność częściowa nie wymaga nowej faktury ani faktury korygującej. Kolejne faktury wystawiasz tylko wtedy, gdy raty uzgodniono, zanim praca została zafakturowana.
Czy płatność częściowa wymaga nowej faktury?
Nie, płatność częściowa na poczet istniejącej faktury nie wymaga nowej, bo cała kwota została już zafakturowana. Druga faktura na resztę policzyłaby tę samą sprzedaż dwa razy w przychodach i w VAT. To, co zrobisz, zależy od tego, dlaczego kwota jest mniejsza.
| Co się stało | Co zrobić | Nowy dokument? |
|---|---|---|
| Klient zapłacił mniej i nadal jest winien resztę | Zarejestruj płatność, poproś o saldo | Żaden |
| Klient prosi o spłatę wystawionej faktury w ratach | Potwierdź plan na piśmie, rejestruj każdą płatność | Żaden |
| Raty uzgodniono przed zafakturowaniem | Zafakturuj każdy etap, jak w zaliczce i płatności końcowej | Jedna faktura na etap |
| Uzgodniono obniżenie ceny | Zarejestruj płatność, potem skoryguj różnicę | Faktura korygująca |
| Klient kwestionuje część pracy | Zarejestruj to, co dotarło, najpierw rozstrzygnij spór | Tylko jeśli uzgodniono obniżkę |
| Odliczono opłatę bankową lub podatek u źródła | Zdecyduj, kto ją ponosi, zobacz uzgadnianie faktur | Zależnie od przyczyny |
Jak fakturować w ratach?
Fakturowanie w ratach oznacza podział ceny, zanim klient ją zawdzięcza, i można to zrobić na dwa sposoby. Możesz wystawić jedną fakturę na etap albo jedną fakturę na całą kwotę z wydrukowanym harmonogramem:
Harmonogram płatności: 1 200,00 € do 3 lutego 2026, 900,00 € do 20 lutego 2026, 1 500,00 € do 18 marca 2026. Razem 3 600,00 €.
Jedna faktura to mniej papierów, ale przy zwykłym rozliczaniu VAT VAT od całej faktury zazwyczaj staje się należny w okresie jej wystawienia. Osobne faktury etapowe rozkładają VAT razem z gotówką.
Jeśli uzgodniona rata nie zostanie zapłacona, unijna dyrektywa o opóźnieniach w płatnościach oblicza odsetki i rekompensatę tylko od przeterminowanych kwot, a nie od całego długu (artykuł 5).
Jak zarejestrować płatność częściową?
Zarejestrowanie płatności częściowej wymaga numeru faktury, otrzymanej kwoty, daty, kiedy dotarła na Twój rachunek, i skąd pochodziła. Użyj daty z banku, a nie dnia, w którym wreszcie doszło do wpisu, bo inaczej Twoje księgi nie zgodzą się z wyciągiem.
Oto wymyślony przykład. Studio wystawia fakturę na 3 000 € plus 20% VAT, razem 3 600 €, z terminem płatności 31 stycznia 2026.
| Data | Zapis | Otrzymano | Saldo do zapłaty | Część VAT w płatności |
|---|---|---|---|---|
| 12 stycznia | Wystawiono INV-2026-0063 | 3 600 € | ||
| 3 lutego | Pierwsza płatność | 1 200 € | 2 400 € | 200 € |
| 20 lutego | Druga płatność | 900 € | 1 500 € | 150 € |
| 18 marca | Trzecia płatność | 1 500 € | 0 € | 250 € |
| Razem | 3 600 € | 600 € |
Ostatnia kolumna ma znaczenie tylko przy rozliczaniu kasowym, które wyjaśnia następna sekcja.
Czy płatność częściowa zmienia należny VAT?
Zazwyczaj nie, płatność częściowa nie zmienia należnego VAT przy zwykłym rozliczaniu na podstawie faktur. VAT od całej faktury jest należny za okres jej tax point, niezależnie od tego, ile do tej pory zapłacono. Notice 700 HMRC mówi to wprost: nie możesz odkładać rozliczenia VAT do otrzymania płatności (punkt 14.2.2).
Przy rozliczaniu kasowym VAT idzie za pieniędzmi. Notice 731 HMRC traktuje płatność częściową jako zawierającą VAT i wylicza udział jako płatność ÷ suma faktury × VAT (punkt 5.7 i sekcja 8). W przykładzie 1 200 € ÷ 3 600 € × 600 € daje 200 €. Inne kraje ze schematem kasowym ustalają własne zasady, więc sprawdź swoje.
Jeśli reszta nigdy nie dotrze, to osobne pytanie. Zobacz obniżenie wartości a spisanie w straty.
Co wysłać klientowi po płatności częściowej?
Po płatności częściowej wyślij krótką wiadomość potwierdzającą otrzymaną kwotę i proszącą o saldo do określonej daty. Dzięki temu żadne z Was nie pracuje na innych liczbach.
Dziękujemy za płatność 1 200,00 € z 3 lutego na poczet faktury INV-2026-0063. Saldo 2 400,00 € miało termin płatności 31 stycznia. Proszę o informację, kiedy możemy się go spodziewać.
Jeśli uzgodniono plan, potwierdź go, żeby było się do czego odwołać:
Zgodnie z ustaleniem pozostałe 2 400,00 € z faktury INV-2026-0063 zostanie zapłacone w ratach: 900,00 € do 20 lutego i 1 500,00 € do 18 marca. Proszę o potwierdzenie odpowiedzią. W razie niezapłacenia raty całe saldo staje się natychmiast wymagalne.
Mniejsza płatność z dopiskiem „tytułem całkowitego i ostatecznego rozliczenia" to inna sprawa. Odpowiedz na nią na piśmie, zanim potraktujesz ją jako rutynę, bo w niektórych miejscach przyjęcie jej na rachunek bez sprzeciwu można uznać za zamknięcie długu. Przy dużej kwocie zasięgnij porady.
Do której faktury należy płatność?
Płatność należy do tej faktury, którą wskaże klient, więc najpierw przeczytaj dyspozycję płatności. Jeśli jej nie ma, zapytaj i zaproponuj domyślnie najstarszą najpierw. Weźmy wymyślone 2 000 € od klienta, który jest winien 1 500 € z jednej faktury i 1 200 € z drugiej: najstarsza najpierw zamyka pierwszą i zostawia 700 € na drugiej. Brytyjskie rozliczanie kasowe wymaga przypisywania płatności w kolejności wystawienia faktur (Notice 731, punkt 5.7).
Błędy popełniane przy płatnościach częściowych
- Fakturowanie salda. To fakturuje sprzedaż dwa razy, w przychodach i w deklaracji VAT.
- Anulowanie oryginału i wystawienie go ponownie na saldo. Historia jest wtedy błędna, a VAT też.
- Oznaczenie jako opłaconej, żeby oczyścić listę. Dług znika z Twojego widoku i pozostaje prawdziwy.
- Ściganie pierwotnej sumy. Klient, który zapłacił połowę i dostaje przypomnienie o całości, przestanie ufać Twoim liczbom. Seria przypomnień powinna zawsze podawać saldo.
Rejestrowanie płatności częściowych w ERPFlow
Na wystawionej fakturze Zarejestruj płatność otwiera panel z już wpisanym saldem. Zmień je na to, co faktycznie dotarło, ustaw datę i w razie potrzeby dodaj notatkę. Nie ma pola metody płatności, więc notatka, taka jak „przelew bankowy", jest miejscem na tę informację. Faktura przyjmuje dowolną liczbę płatności.
Resztę robi się samo. Faktura ma status Częściowo opłacona, lista pokazuje, co jeszcze zostało do zapłaty pod sumą, a filtr Częściowo opłacona znajduje je wszystkie. PDF drukuje Opłacona i Do zapłaty, a Wyślij przypomnienie o płatności przy przeterminowanej prosi o kwotę do zapłaty, a nie o sumę. Staje się Opłacona, gdy płatności pokryją sumę. Karta Analityka klienta i przychody na pulpicie liczą część już zapłaconą.
Dwie rzeczy, na które warto uważać. Oznacz jako opłaconą rejestruje wszystko, co jeszcze zostało do zapłaty, jako jedną płatność z dzisiejszą datą, więc dla pieniędzy, które dotarły w zeszłym tygodniu, użyj Zarejestruj płatność. Płatność wpisaną przez pomyłkę można usunąć z karty Płatności, a jej kwota wraca na saldo.
Kwota wyższa niż saldo pokazuje się jako Nadpłacona, a Zarejestruj zwrot zapisuje pieniądze, które odsyłasz.
ERPFlow nie ma kanału bankowego, płatności kartą online ani automatycznego pobierania, więc każdą płatność wpisuje się ręcznie, a zbiorczą kwotę obejmującą dwie faktury wpisuje się jako jedną płatność przy każdej. Nie ma też harmonogramu rat. Uzgodniony plan zapisz w Notatkach przed wystawieniem faktury albo trzymaj go w komentarzu do faktury później. ERPFlow nie ma też dokumentu faktury korygującej, więc uzgodniona obniżka ceny wymaga drogi opisanej w poradniku o fakturach korygujących.