Jak wystawić fakturę w obcej walucie

Aby wystawić fakturę w obcej walucie, uzgodnij walutę z klientem, wyceń w niej pozycje i sumę oraz podaj kod waluty. Jeśli naliczasz VAT, przepisy UE i Wielkiej Brytanii wymagają też kwoty VAT w Twojej walucie krajowej, przeliczonej po uznanym kursie na dzień, w którym VAT staje się należny.

Czy wolno legalnie fakturować w obcej walucie?

Fakturować w obcej walucie wolno zarówno w UE, jak i w Wielkiej Brytanii. Art. 230 dyrektywy VAT mówi, że kwoty na fakturze „mogą być wyrażone w dowolnej walucie”, pod warunkiem że należny VAT jest wyrażony w walucie krajowej danego państwa. Notice 700/21 urzędu HMRC mówi to samo: kwoty mogą być w dowolnej walucie, a łączny VAT musi być w funtach szterlingach.

Przeliczenie dotyczy więc tylko VAT. Faktura bez VAT, taka jak unijna faktura z odwrotnym obciążeniem czy eksport, nie ma na swojej treści nic do przeliczenia. Twoja deklaracja VAT nadal jest w walucie krajowej, więc przeliczoną wartość i tak potrzebujesz do dokumentacji.

Jakiego kursu używa się dla VAT?

Kurs dla VAT jest określony przepisami i stosuje się go w chwili, gdy VAT staje się należny, a nie gdy klient zapłaci.

Trzy szczegóły łatwo pominąć:

• EBC publikuje kursy tylko wobec euro. W kraju spoza strefy euro przelicz przez euro, jak mówi art. 91, używając kursu euro każdej waluty.
• Kursy EBC aktualizują się zwykle około 16:00 czasu środkowoeuropejskiego w dni robocze. Dlatego ostatni opublikowany kurs na fakturze z poranka to kurs z poprzedniego dnia. EBC zaznacza, że jego kursy są publikowane informacyjnie, i zdecydowanie odradza ich użycie w transakcjach. Art. 91 nadal wskazuje je do przeliczania VAT.
• W UE kurs nie musi widnieć na fakturze. Noty wyjaśniające Komisji mówią, że art. 230 nie pozwala wymagać pokazania kursu ani metody. Pokazanie go to nadal uprzejmość wobec księgowego klienta.

Przykład: od faktury w USD do płatności

Oto zmyślony przykład. Firma ze strefy euro fakturuje lokalnemu klientowi 5 000 $ plus 20 % VAT, w dolarach amerykańskich, jak uzgodniono, a kurs w dniu, w którym VAT staje się należny, to 1 USD = 0,92 EUR.

Faktura pokazuje kolumnę w USD oraz VAT w euro. Robi to takie zdanie:

Kwota VAT w EUR: 920,00 € (1 000,00 USD przy kursie 1 USD = 0,92 EUR, czyli kursie EBC z dnia powstania obowiązku podatkowego).

Firma wpisuje 920 € do deklaracji VAT. Trzydzieści dni później klient płaci 6 000 $, kurs zmienił się na 0,90, więc bank uznaje 5 400 €.

VAT zostaje na poziomie 920 €, bo art. 91 ustala kurs z chwili, gdy VAT stał się należny. 120 € to strata finansowa w Twoich księgach, a deklaracja VAT się nie zmienia. Gdyby kurs poszedł w górę, byłby to zysk. Brytyjska firma postępuje tak samo, z funtami w miejsce euro.

Fakturować w swojej walucie czy w walucie klienta?

Fakturowanie we własnej walucie przenosi ryzyko kursowe na klienta, a w jego walucie na Ciebie. Żadne rozwiązanie nie jest z góry właściwe.

Jeśli fakturujesz w walucie klienta, ustaw krótki termin płatności i rozważ klauzulę pozwalającą na ponowną wycenę, gdy kurs przekroczy uzgodniony próg. Długie warunki płatności wydłużają Twoją ekspozycję na kurs tak samo jak oczekiwanie na pieniądze.

Jak sformułować fakturę w obcej walucie?

Faktura w obcej walucie powinna podawać swoją walutę słowami lub kodem, żeby nikt nie musiał zgadywać. Użyj USD, nie samego $, który może równie dobrze oznaczać dolary kanadyjskie lub australijskie. Dodaj, dokąd idą pieniądze i kto płaci opłaty:

Wszystkie kwoty podano w dolarach amerykańskich (USD). Prosimy o zapłatę pełnej kwoty 6 000,00 USD na poniższy rachunek. Opłaty bankowe ponosi zleceniodawca (OUR).

Najpierw sprawdź, co Twój bank robi z taką płatnością. Pieniądze w USD wysłane na rachunek tylko w euro są zwykle przeliczane po kursie banku, który może znacznie odbiegać od kursu referencyjnego. Niedopłata spowodowana opłatami bankowymi sprawia, że faktura jest częściowo opłacona, a poradnik o płatnościach częściowych opisuje, co wtedy zrobić. Resztę faktury międzynarodowej omawia poradnik o fakturowaniu klientów zagranicznych.

Błędy, których warto unikać

• Użycie kursu z dnia płatności dla VAT. Dla kursu VAT liczy się chwila, gdy VAT stał się należny. Data płatności wpływa tylko na Twój zysk lub stratę kursową.
• Wystawienie faktury od nowa, bo kurs się zmienił. Zmiana kursu nie zmienia faktury.
• Mieszanie źródeł kursów. W Wielkiej Brytanii przyjęcie kursu okresowego HMRC wiąże Cię z nim, dopóki HMRC nie zgodzi się na zmianę. Wybierz źródło i zapisz je.

Fakturowanie w obcej walucie w ERPFlow

W ERPFlow walutę ustawia się dla dokumentu, a wiele walut zależy od planu: Free i Starter fakturują tylko w walucie bazowej, Growth dodaje jedną dodatkową walutę, a Business i Enterprise pozwalają na dowolną liczbę. Waluty dodajesz w Ustawienia → Dane firmy.

• Kurs jest zapisany na dokumencie. Wybór waluty pokazuje pole takie jak USD → EUR, wstępnie wypełnione kursem referencyjnym banku centralnego na datę dokumentu, który możesz nadpisać. Jeśli Twój organ podatkowy chce innego kursu lub daty, wpisz ten kurs. Późniejsze zmiany nigdy nie przeceniają zapisanego dokumentu.
• Raporty zostają w Twojej walucie bazowej. Pulpit i analityka klientów przeliczają każdy dokument po jego własnym zapisanym kursie, a lista faktur pokazuje wartość bazową z kwotą dokumentu pod spodem.
• Jeden dokument, jedna waluta. Nie ma waluty dla pozycji, a klient fakturowany w dwóch walutach dostaje dwie faktury.
• Sprawdź ceny z katalogu. Produkty i usługi są wyceniane w walucie bazowej, a wybranie jednego wpisuje tę liczbę bez przeliczania. Usługa za 100 € na fakturze w USD pokaże się jako 100, dopóki jej nie zmienisz.

PDF i eksport XML pokazują tylko własną walutę dokumentu, więc kwota VAT w walucie krajowej nie drukuje się sama. Dodaj ją w Notatkach, jak w przykładzie powyżej, albo zapytaj księgowego, jak ma być obsłużona. Stawkę podatku w każdej pozycji wybierasz sam.

Płatności są rejestrowane w walucie faktury. ERPFlow nie przewartościowuje otwartych faktur, nie prowadzi wielowalutowych rachunków bankowych i nie oblicza zrealizowanego zysku ani straty kursowej, więc tę kwotę bierzesz z wyciągu bankowego i przekazujesz księgowemu.