Jak rejestrować godziny rozliczalne w agencji

Aby rejestrować godziny rozliczalne w agencji, nadaj każdemu klientowi kod, a każdemu zleceniu linię pod nim, niech każdy zapisuje czas codziennie przy zleceniu i co tydzień porównuj godziny każdego retainera z jego pulą. Zapisywanie jest łatwą częścią. Ryzyko typowe dla agencji to retainer, który przeciąga się niezauważony.

Które godziny w agencji są rozliczalne?

Godziny w agencji są rozliczalne, gdy mówi o tym umowa klienta, co znaczy, że ta sama godzina może być płatna u jednego klienta, a darmowa u drugiego. Ta tabela to rozsądna wartość domyślna. Sprawdź ją z każdą umową.

Zapisuj wszystko, także to, czego nie możesz rozliczyć. Ogólne zasady opisuje poradnik o godzinach rozliczalnych i nierozliczalnych, a czas, który zapisano, ale nie zostanie rozliczony, to obniżenie wartości do rozliczenia z przyczyną obok.

Jak agencja powinna ustawić klientów, zlecenia i zadania?

Kody czasu w agencji powinny iść od klienta, przez zlecenie, do rodzaju zadania, z krótką listą rodzajów zadań wspólną dla wszystkich. W tym zmyślonym ustawieniu HARB-RET to miesięczny retainer Harbour Foods, a HARB-WEB to osobne zlecenie strony internetowej dla tego samego klienta, bo oba mają inne warunki.

• Rodzaje zadań: ogranicz je do tego, o czym będziesz raportować, na przykład strategia, teksty, projekt, produkcja i obsługa klienta. Listę trzydziestu pozycji ludzie ignorują i wszystko ląduje w „ogólne”.
• Kody wewnętrzne: INT-PITCH i INT-ADMIN przyjmują wszystko, co nie jest pracą dla klienta, żeby tydzień każdej osoby sumował się do godzin z umowy. Tydzień, który wychodzi za krótki, oznacza brakujący czas.
• Stawki: trzymaj je przy roli, a nie przy wpisie. Jeśli klient chce jednej stawki dla całego zespołu, wylicz średnią stawkę godzinową, a stawki ról zostaw we własnym arkuszu.

Wspólna tygodniowa zespołowa karta czasu pracy wystarcza do prowadzenia tego, dopóki agencja nie ma więcej klientów, niż jedna osoba utrzyma w głowie.

Jak śledzić godziny retainera bez przekroczenia?

Godziny retainera śledzisz, co tydzień porównując zużyte godziny z częścią miesiąca, która minęła. Oto zmyślony przykład: miesięczny retainer 6 000 € kupuje 60 godzin, czyli uśrednione 100 € za godzinę. Po dwóch tygodniach z czterech zużyto 38 godzin. To 63 % puli w połowie miesiąca.

Powiedz klientowi teraz, póki wybór jest jeszcze jego:

Wykorzystaliśmy 38 z 60 godzin retainera w tym miesiącu, a zostały dwa tygodnie. W tym tempie miesiąc skończyłby się na około 76 godzinach. Prosimy o informację, które z pozostałych zadań wstrzymać, albo możemy kontynuować i rozliczyć dodatkowe 16 godzin po uzgodnionych 100 € za godzinę.

Na koniec miesiąca zmierz przekroczenie na oba sposoby, bo nie zgadzają się ze sobą.

Mierzone w godzinach, miesiąc ma o 6,5 godziny za dużo, co przy 100 € daje dodatkowe 650 €. Mierzone w wartości po stawkach z cennika, to tylko 135 € ponad opłatę 6 000 €, bo miks ról w tym miesiącu dał średnio około 92 € za godzinę, poniżej 100 €, które zakłada retainer. Oba rachunki są uczciwe, a różnica między nimi to 515 €.

Umowa musi więc mówić, w jakiej jednostce mierzony jest retainer. Ustal to, i co dzieje się z niewykorzystanymi godzinami, zanim ktokolwiek zacznie pracę. Poradnik o fakturowaniu miesięcznego retainera opisuje samą fakturę.

Jak sprawić, by zespół kreatywny zapisywał czas?

Zespół kreatywny zapisuje czas, gdy zajmuje to mniej niż minutę dziennie i gdy widzi, do czego służą liczby. Nikt nie wypełnia karty czasu dobrze dlatego, że kazano mu to robić.

• Zapisuj na koniec każdego dnia, z otwartym kalendarzem. Nie proś ludzi o uruchamianie stoperów, gdy się koncentrują.
• Pokaż każdej osobie zużycie retainera. Ktoś, kto widzi, że klient jest w połowie miesiąca na 63 %, wspomni o tym, zanim zapytasz.
• Nie używaj ewidencji do oceniania, jak szybcy są ludzie. Gdy staje się miarą wydajności, wpisy dryfują ku temu, co dobrze wygląda, a faktury dryfują razem z nimi.

Jeśli chcesz mieć to na piśmie, krótka polityka kart czasu pracy ustala termin i to, kto sprawdza.

Co agencja powinna przeglądać co miesiąc?

Miesięczny przegląd agencji powinien zamienić cztery liczby w cztery decyzje.

Rejestracja godzin agencji w ERPFlow

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. ERPFlow nie ma też raportów czasu na osobę, a nic nie śledzi puli godzin retainera, więc zapisywanie i sprawdzanie zużycia opisane wyżej zostają w Twoim arkuszu.

Oto, co robi dla agencji marketingowej lub kreatywnej:

• Klienci i zlecenia: projekt to tablica, którą możesz powiązać z klientem. Karty niosą przypisanych, terminy, pliki i komentarze oraz poświęcony czas wpisany w godzinach i minutach, a te czasy sumują się na projekt i na klienta. Każda karta ma jedną liczbę, bez daty i bez podziału na osoby, i nie zamienia się ona w pozycje faktury.
• Opłaty retainera: cykliczna faktura rozlicza stałą kwotę co tydzień, miesiąc, trzy miesiące lub rok i wysyła ją e-mailem albo zostawia jako wersję roboczą. Wystawia fakturę i nie pobiera pieniędzy. Jeśli rozliczasz przekroczenia, wybierz Utwórz wersje robocze, żeby dodać dodatkową pozycję przed wystawieniem, albo wystaw osobną fakturę.
• Stawki: jedna usługa na rolę, z jednostką ustawioną na godziny i ceną godzinową, żeby dowolną pozycję można było wybrać, a nie wpisywać.