Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Karta czasu pracy zespołu, z której można fakturować, ma jeden wiersz na osobę, klienta, zlecenie, zadanie i stawkę, kolumnę na każdy dzień, oznaczenie rozliczalności i sumę tygodniową. Wszyscy wypełniają ten sam układ. Zsumowanie wierszy według klienta i stawki daje ilość dla każdej pozycji faktury, bez przepisywania.
Jak wygląda tygodniowa karta czasu pracy?
Poniższy tygodniowy układ karty czasu pracy działa w Excelu i w Arkuszach Google. Skopiuj wiersz nagłówka do wiersza 1, w kolumnach od A do L, a datę początku tygodnia wpisz w nazwie karty. Wiersze są wymyślone, dotyczą tygodnia zaczynającego się w poniedziałek 2 listopada 2026 i pokazują dwie osoby pracujące po 37,5 godziny tygodniowo.
| Osoba | Klient | Zlecenie | Zadanie | Stawka | Rozl.? | Pon | Wt | Śr | Czw | Pt | Suma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | Projekt | SEN | T | 4 | 3,5 | 0 | 2 | 3 | 12,5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | Przegląd | SEN | T | 2 | 2 | 4 | 2,5 | 0 | 10,5 |
| Ana | Wewnętrzne | INT-01 | Administracja, spotkania | N | 1,5 | 2 | 3,5 | 3 | 4,5 | 14,5 | |
| Tydzień Any | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | Wykonanie | STD | T | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16,0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | Wykonanie | STD | T | 2 | 1 | 4 | 6,5 | 4,5 | 18,0 |
| Ben | Wewnętrzne | INT-02 | Szkolenie | N | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1 | 1 | 3,5 | |
| Tydzień Bena | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 |
Jeśli zespół pracuje w weekendy, dodaj kolumny sobota i niedziela. Na drugiej karcie arkusza trzymaj małą tabelkę z wartością każdego kodu stawki: w tym przykładzie SEN to 120 € za godzinę, a STD to 85 €.
Do czego służy każda kolumna karty czasu pracy?
Każda kolumna karty czasu pracy zespołu jest potrzebna, bo wymaga jej faktura albo kontrola faktury.
| Kolumna | Co w niej jest | Po co |
|---|---|---|
| Osoba | Jedno imię, zapisane zawsze tak samo | Pozwala zsumować tydzień każdej osoby |
| Klient | Nazwa tak, jak widnieje na fakturze | Decyduje, na której fakturze znajdą się godziny |
| Zlecenie | Kod z Twojej numeracji projektów | Rozdziela dwa zlecenia dla tego samego klienta |
| Zadanie | Słowo z krótkiej, wspólnej listy | Staje się opisem pozycji na fakturze |
| Stawka | Kod, nie kwota | Pracownicy nie muszą widzieć cen, a zmiana stawki dotyczy jednej karty |
| Rozl.? | T lub N | Godziny wewnętrzne zostają w arkuszu, a nie trafiają na fakturę |
| Pon do Pt | Godziny dziesiętnie | Arkusz pewniej doda 7,5 niż 7:30 |
| Suma | =SUM(G2:K2) w wierszu 2, skopiowane w dół |
Ilość, którą rozliczysz |
Gdy zaczniesz fakturować z arkusza, dodaj jeszcze jedną kolumnę: numer faktury, na której znalazł się dany wiersz. Puste pole oznacza niezafakturowane, więc nic nie zostanie rozliczone dwa razy.
Jednostkę ustal, zanim ktokolwiek zacznie wypełniać kartę. Tabela jednostek rozliczeniowych zamienia minuty na ułamki dziesiętne dla jednostek 6-, 10- i 15-minutowych. Termin oddania karty i to, co się dzieje przy spóźnieniu, należy opisać w polityce kart czasu pracy, a o tym, kto je zatwierdza, przeczytasz w procesie zatwierdzania.
Jak zamienić kartę czasu pracy w pozycje faktury?
Kartę czasu pracy zamienisz w pozycje faktury, sumując kolumnę Suma dla każdego klienta i kodu stawki, z wierszy oznaczonych T. W Excelu albo w Arkuszach Google ta formuła zwraca 12,5 dla powyższego przykładu:
=SUMIFS($L:$L,$B:$B,"Alder Foods",$E:$E,"SEN",$F:$F,"T")
Uruchom ją dla każdej kombinacji klienta i stawki, a potem pomnóż wynik przez stawkę.
| Faktura dla | Pozycja | Godziny | Stawka | Netto |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | Projekt, zlecenie ALD-07 | 12,5 | 120 € | 1 500 € |
| Alder Foods | Wykonanie, zlecenie ALD-07 | 16,0 | 85 € | 1 360 € |
| Birch Legal | Przegląd, zlecenie BIR-02 | 10,5 | 120 € | 1 260 € |
| Cedar Homes | Wykonanie, zlecenie CED-11 | 18,0 | 85 € | 1 530 € |
| Razem | 57,0 | 5 650 € |
Potem zrób kontrolę, która wyłapuje większość błędów. Arkusz zawiera łącznie 75 godzin, czyli dwa tygodnie po 37,5 godziny. Godziny rozliczalne, 57, plus 18 godzin nierozliczalnych dają 75, więc każda godzina jest uwzględniona. Jeśli sumy się nie zgadzają, któryś wiersz ma złe oznaczenie albo nazwa klienta jest zapisana na dwa sposoby, bo SUMIFS nie dopasuje literówki.
Poradnik o zamianie godzin rozliczalnych na fakturę wyjaśnia, co pokazać na samej fakturze.
Czy karta czasu pracy do fakturowania jest też ewidencją czasu pracy?
Karta czasu pracy do fakturowania nie jest automatycznie ewidencją czasu pracy. W UE Trybunał Sprawiedliwości orzekł w sprawie C-55/18, że państwa członkowskie muszą zobowiązać pracodawców do wprowadzenia obiektywnego, rzetelnego i dostępnego systemu pomiaru czasu pracy każdego pracownika w każdym dniu, a formę takiego systemu określa każde państwo członkowskie.
Ten układ liczy godziny na klienta. Nie pokazuje godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy ani przerw. Sprawdź, czego wymaga prawo w Twoim kraju, i jeśli ten układ tego nie spełnia, prowadź ewidencję osobno.
Jak używać tej karty czasu pracy z ERPFlow?
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Na razie ten układ żyje w Twoim arkuszu, a ERPFlow przejmuje pracę na etapie faktury. Nie ma też zatwierdzania kart czasu pracy ani raportów czasu według osób.
- Kody stawek stają się usługami: utwórz jedną usługę na każdą stawkę, na przykład „Czas seniora” z jednostką ustawioną na godziny i ceną 120 €. Na fakturze wybierz ją i wpisz sumę z karty jako ilość. Przeredaguj opis pozycji tak, by wskazywał zlecenie, jak w tabeli powyżej.
- Sumy przy kliencie: projekt powiązany z klientem sumuje czas wpisany na jego kartach, osobno dla projektu i dla klienta, jak opisano w poradniku jak działają projekty. Każda karta zawiera jedną wartość, bez daty i bez podziału na osoby. Nie zamienia się w pozycje faktury.
- Wczytanie sum z pliku: import CSV kart projektu ma kolumnę poświęconego czasu w pełnych minutach, więc 12,5 godziny to 750. Każdy wiersz tworzy nową kartę, projekt i kolumna, które wskazuje, muszą już istnieć, a osób przypisanych w pliku nie ma. Plan Free ogranicza karty projektu do 10 łącznie.