Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Aby rejestrować godziny rozliczalne i nierozliczalne, zapisuj cały czas pracy, a nie tylko część do rozliczenia, oznacz każdy wpis jako rozliczalny lub nie i nadaj wpisom nierozliczalnym krótki kod przyczyny. Na koniec miesiąca zobaczysz wtedy, ile godzin zarobiło pieniądze i gdzie poszły pozostałe.
Czym różnią się godziny rozliczalne od nierozliczalnych?
Godziny rozliczalne to czas, który możesz doliczyć klientowi na podstawie umowy z nim. Godziny nierozliczalne to cała reszta, którą pracujesz, w tym część pracy dla klientów oraz zadania wewnętrzne, takie jak sprzedaż i administracja.
Granicę wyznacza umowa, więc to samo zadanie może wypaść po różnych stronach u różnych klientów. Rozmowa rozliczalna przy zleceniu godzinowym może być wliczona w opłatę w retainerze.
Czy to zadanie jest rozliczalne? Tabela decyzyjna
| Zadanie | Zwykle | Co decyduje |
|---|---|---|
| Wykonanie uzgodnionej pracy | Rozliczalne | Nic, na tym polega zlecenie |
| Rozmowy i e-maile o zleceniu | Rozliczalne | Niektóre opłaty obejmują pewien poziom kontaktu |
| Research do zlecenia jednego klienta | Rozliczalne | Ogólne czytanie, które pomaga każdemu klientowi, nie jest |
| Zmiany, o które poprosił klient | Rozliczalne | Czy wykraczają poza zakres i zostały uzgodnione na piśmie |
| Naprawa własnego błędu | Nierozliczalne | Nic, klient nie powinien za to płacić |
| Podróż | Zależy | Od Twojej oferty. Zobacz rozliczanie czasu podróży |
| Pisanie oferty lub propozycji | Nierozliczalne | Wyjątkiem jest płatny etap rozpoznania |
| Nauka narzędzia, którego wymaga zlecenie | Zwykle nierozliczalne | Rozliczalne tylko jeśli klient o to poprosił i się zgodził |
| Przygotowywanie faktur i ściganie płatności | Nierozliczalne | Nic |
| Spotkania zespołu, szkolenia, administracja | Nierozliczalne | Nic |
Przy zadaniu, którego nie ma na liście, zapytaj, czy zlecenie tego klienta tego wymagało, czy umowa pozwala Ci za to pobierać opłatę i czy można by to bez skrępowania opisać w pozycji jego faktury. Odpowiedź „nie” na którekolwiek z tych pytań czyni zadanie nierozliczalnym.
Jak ustawić rejestrowanie?
Dodaj dwie kolumny do swojej ewidencji czasu: Rozliczalne (Tak lub Nie) i Przyczyna. Trzymaj listę przyczyn krótką, bo lista dwudziestu kodów kończy się tym, że wszystko ląduje w „Inne”.
| Przyczyna | Użyj dla | Podawać klienta? |
|---|---|---|
| Poprawki | Naprawa własnego błędu | Tak |
| Gest wobec klienta | Dodatkowa praca, za którą postanowiono nie pobierać opłaty | Tak |
| Sprzedaż | Oferty, propozycje, spotkania z potencjalnymi klientami | Jeśli taki jest |
| Administracja | Fakturowanie, księgowanie, planowanie | Nie |
| Szkolenia | Kursy, czytanie, ćwiczenia | Nie |
Podawaj klienta przy nierozliczalnej pracy dla klienta. Poprawki przy zleceniu są częścią tego, ile to zlecenie naprawdę kosztowało, i będziesz tego potrzebować przy wycenie następnego.
Oznaczaj każdy wpis w chwili zapisu, bo osoba wykonująca pracę najlepiej wie, czy były to poprawki. Jeśli kolumny są nazwanymi zakresami, miesięczna suma rozliczalna w arkuszu to =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), a ta sama formuła z Reason da Ci każdy kod.
Przykład: czytanie liczb z miesiąca
Oto zmyślony przykład. Konsultant ze stawką 90 € za godzinę zapisuje w marcu 160 godzin.
| Kategoria | Godziny | Udział | Wartość po 90 € | O co zapytać |
|---|---|---|---|---|
| Rozliczalne | 104 | 65,00 % | 9 360 € | Czy wszystko zostało zafakturowane? |
| Poprawki | 8 | 5,00 % | 720 € | Co poszło nie tak i przy którym zleceniu? |
| Gest wobec klienta | 4 | 2,50 % | 360 € | Czy to było celowe? |
| Sprzedaż | 18 | 11,25 % | Czy w efekcie napływają zlecenia? | |
| Administracja | 16 | 10,00 % | Co można ograniczyć lub komuś przekazać? | |
| Szkolenia | 10 | 6,25 % | Czy były zaplanowane? | |
| Razem | 160 | 100,00 % |
Poprawki i gesty wobec klienta to wiersze do przeczytania najpierw. Razem to 12 godzin pracy dla klientów wartych 1 080 € po zwykłej stawce, które nic nie zarobiły. Jeśli zapisujesz tylko czas rozliczalny, tej liczby nie ma.
65 % to udział w zapisanych godzinach. Trafia wprost do stawki rozliczeniowej, ale nie jest dokładnie tą samą miarą co wykorzystanie czasu pracy, które zwykle liczy się względem dostępnych godzin. Różnicę wyjaśnia poradnik o wykorzystaniu czasu pracy a godzinach rozliczalnych.
Kiedy godzina rozliczalna staje się obniżeniem wartości do rozliczenia?
Godzina rozliczalna staje się obniżeniem wartości do rozliczenia, gdy zamierzano ją rozliczyć, a potem postanowiono pobrać mniej. Czas nierozliczalny nigdy nie miał być rozliczony, więc w zapisach te dwie rzeczy powinny pozostać oddzielne.
Zostaw te godziny oznaczone jako rozliczalne i zapisz obniżenie jako obniżenie wartości do rozliczenia przy fakturowaniu. Jeśli po cichu oznaczysz je jako nierozliczalne, ewidencja nie pokaże już, że zlecenie się przeciągnęło. Obniżenie wartości do rozliczenia a odpis opisuje, jak zapisać każde z nich.
Błędy, przez które liczby są bezużyteczne
- Zapisywanie tylko czasu rozliczalnego. Dostajesz to, czego potrzebujesz do faktur, i nie dowiadujesz się nic o reszcie tygodnia.
- „Inne” jako przyczyna. Jeśli to więcej niż linijka lub dwie miesięcznie, potrzebujesz nowego kodu.
- Dążenie do zera godzin nierozliczalnych. Sprzedaż i szkolenia utrzymują firmę. Celem jest rozsądny udział.
- Karanie ludzi za wynik. Wtedy czas nierozliczalny jest zapisywany jako rozliczalny albo przestaje być zapisywany.
Oddzielanie czasu rozliczalnego w ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Karta w Projektach ma wpisywane pole Poświęcony czas i nie ma oznaczenia rozliczalności, kodu przyczyny ani raportu na osobę.
Czas możesz mimo to rozdzielić tablicami, bo sumy liczą się na tablicę. Pracę do rozliczenia trzymaj na tablicach powiązanych z klientem, a sprzedaż, administrację, szkolenia i pracę dla klientów bez opłaty na tablicy wewnętrznej bez klienta. Strona klienta pokazuje wtedy czas do rozliczenia dla każdej powiązanej tablicy, z sumą.
To umowa, a nie raport. Czas na karcie nie ma daty, więc suma tablicy nie powie Ci, co działo się w marcu, a powyższy przykład nadal należy do arkusza. Zafakturowane godziny istnieją dopiero wtedy, gdy ktoś wpisze je na fakturę.