Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Godziny rozliczalne to liczba: godziny, które możesz policzyć klientom. Wykorzystanie czasu pracy to wskaźnik: te godziny podzielone przez godziny, którymi osoba mogła dysponować. Potrzebne są oba, bo 96 godzin rozliczalnych to mocny miesiąc dla osoby na część etatu, a zwykły dla osoby na pełnym etacie.
Czym różni się wykorzystanie czasu pracy od godzin rozliczalnych?
Wykorzystanie czasu pracy i godziny rozliczalne odpowiadają na różne pytania, a trzecia miara, współczynnik realizacji, odpowiada na to, które zwykle najbardziej obchodzi właścicieli.
| Miara | Jak się ją liczy | Na jakie pytanie odpowiada |
|---|---|---|
| Godziny rozliczalne | Suma godzin, które można policzyć klientom | Ile pracy dla klientów wykonano? |
| Wykorzystanie czasu pracy | Godziny rozliczalne ÷ godziny dostępne | Jaka część czasu, którym dysponowaliśmy, poszła na pracę dla klientów? |
| Współczynnik realizacji | Zafakturowana kwota ÷ standardowa wartość tych godzin | Za jaką część tej pracy faktycznie policzyliśmy? |
Jeśli nie ustalono jeszcze, co jest rozliczalne, zacznij od poradnika o godzinach rozliczalnych i nierozliczalnych. Wszystkie trzy miary od tego zależą.
Jak obliczyć wykorzystanie czasu pracy?
Wykorzystanie czasu pracy obliczysz, dzieląc godziny rozliczalne osoby przez jej godziny dostępne w tym samym okresie, a potem mnożąc przez 100. Wartość godzin rozliczalnych rzadko budzi spór. Spór dotyczy tego, co uznać za dostępne.
Oto wymyślony przykład. Konsultant w 37,5-godzinnym tygodniu pracy ma miesiąc z 21 dniami roboczymi, czyli 157,5 godziny według umowy. Jedno święto i trzy dni urlopu odejmują 30 godzin. Konsultant rozlicza 102 godziny.
| Godziny dostępne zdefiniowane jako | Godziny | Wykorzystanie |
|---|---|---|
| Wszystkie godziny z umowy | 157,5 | 64,8 % |
| Godziny z umowy pomniejszone o urlop i święta | 127,5 | 80,0 % |
To ta sama osoba w tym samym miesiącu, a różnica wynosi 15 punktów. Żadna wartość nie jest błędna. Druga jest uczciwsza do oceny osoby, bo nikt nie powinien wyglądać na bezczynnego z powodu urlopu. Pierwsza pokazuje, co dał cały rok płatnych godzin. Wybierz jedną, zapisz ją i nigdy nie porównuj wartości liczonych według różnych definicji, dlatego też do publikowanych wskaźników porównawczych należy podchodzić ostrożnie.
Dlaczego te same godziny rozliczalne mogą znaczyć co innego?
Te same godziny rozliczalne mogą znaczyć co innego, bo nic nie mówią o tym, ile godzin było dostępnych. Trzy wymyślone osoby rozliczyły w miesiącu po 96 godzin.
| Osoba | Godziny dostępne | Godziny rozliczalne | Wykorzystanie |
|---|---|---|---|
| Pełny etat | 150,0 | 96 | 64,0 % |
| Część etatu, cztery dni w tygodniu | 120,0 | 96 | 80,0 % |
| Pełny etat, z tygodniem urlopu | 112,5 | 96 | 85,3 % |
Ranking godzin rozliczalnych stawia je na równi. Działa to też odwrotnie: to samo wykorzystanie może ukrywać bardzo różne pieniądze. Ci dwaj konsultanci zapisali po 120 godzin rozliczalnych z 150 dostępnych, przy stawce 100 €.
| Konsultant A | Konsultant B | |
|---|---|---|
| Zapisane godziny rozliczalne | 120 | 120 |
| Wykorzystanie | 80 % | 80 % |
| Godziny na fakturze | 120 | 96 |
| Zafakturowana kwota | 12 000 € | 9 600 € |
| Współczynnik realizacji | 100 % | 80 % |
Brakujące 24 godziny konsultanta B zostały obniżone w wartości przed fakturą. Wykorzystanie ich nie widzi, więc firma śledząca tylko wykorzystanie oceniłaby obu tak samo, mimo 2 400 € różnicy.
Jaki cel wykorzystania czasu pracy powinna ustalić firma?
Firma powinna wyliczyć cel wykorzystania ze swoich kosztów, bo wskaźnik innej firmy odzwierciedla jej stawki i skład zespołu. Oto wymyślony przykład dla jednego konsultanta ze stawką 90 € za godzinę i docelową marżą 20 %.
| Krok | Rachunek | Wynik |
|---|---|---|
| Koszt roczny: wynagrodzenie, podatki pracodawcy i udział w kosztach ogólnych | 78 000 € | |
| Godziny dostępne: 1 950 płatnych, minus 40 dni urlopu, świąt i choroby | 1 950 − 300 | 1 650 |
| Godziny rozliczalne do progu rentowności | 78 000 € ÷ 90 € | 867 |
| Wykorzystanie na progu rentowności | 867 ÷ 1 650 | 52,5 % |
| Przychód potrzebny dla marży 20 % | 78 000 € ÷ 0,80 | 97 500 € |
| Potrzebne godziny rozliczalne | 97 500 € ÷ 90 € | 1 083 |
| Docelowe wykorzystanie | 1 083 ÷ 1 650 | 65,6 % |
Potem sprawdź to z tym, co naprawdę się dzieje. Jeśli firma zwykle rozlicza tylko 90 % standardowej wartości, efektywna stawka to 81 €, potrzebnych godzin jest 1 204, a cel rośnie do 73,0 %. Jeśli zamiast tego podniesie stawkę do 100 €, cel spada do 59,1 %.
Te trzy wartości pokazują, że wykorzystanie to tylko jedna z dźwigni. Stawka i obniżenia wartości ruszają tym samym rachunkiem, a drugą stronę omawia poradnik o obliczaniu stawki rozliczeniowej dla klienta.
Kiedy cel wykorzystania obraca się przeciwko firmie?
Cel wykorzystania obraca się przeciwko firmie, gdy ludzie mogą go osiągnąć, zapisując czas, a nie wykonując bardziej użyteczną pracę. Uważaj na:
- Nabijanie godzin. Godziny są zapisywane jako rozliczalne, a potem obniżane przy fakturowaniu. Wykorzystanie rośnie, a realizacja spada, dlatego czyta się je razem.
- Jeden cel dla wszystkich. Właściciel, który sprzedaje i zarządza, nie dorówna osobie zajmującej się tylko pracą dla klientów. Ustal cele według roli.
- Brak luzu. Osoba na 100 % nie ma godzin na szkolenia, oferty ani pilną prośbę klienta. Plan jej kolejnych tygodni należy do planu obłożenia i powinien zostawiać zapas.
- Czytanie jednego miesiąca jak wyroku. Cichy miesiąc może być problemem sprzedaży, a nie tej osoby. Patrz na trend z całego kwartału.
Jak mierzyć wykorzystanie czasu pracy obok ERPFlow?
ERPFlow nie oblicza wykorzystania czasu pracy. Nie ma raportów wykorzystania ani obłożenia, więc powyższe wzory zostają w Twoim arkuszu. Nie ma też dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce, co dotyczy zapisywania i fakturowania czasu, a nie raportowania wykorzystania.
ERPFlow może dostarczyć część danych wejściowych:
- Odliczenia od godzin dostępnych: Urlopy mają kalendarz zespołu, po jednym wierszu na osobę w miesiącu, z nieobecnościami jako paskami i zakreskowanymi świętami.
- Koszt osoby: sekcja Wynagrodzenie w rekordzie pracownika zawiera stawkę godzinową i godziny miesięczne, jako wynagrodzenie brutto plus podatki pracodawcy. Mogą ją odczytać tylko role uprawnione do wynagrodzeń.
- Godziny według projektu: karty projektów mają wpisany poświęcony czas, sumowany dla projektu i dla klienta, ale nigdy dla osoby.
- Wynik całej firmy: karta Rentowność na pulpicie zestawia przychody i inne dochody z wydatkami, wynagrodzeniami i premiami. Obejmuje całe przedsiębiorstwo, więc nic nie powie o jednej osobie.