Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Obniżenie wartości do rozliczenia zmniejsza wartość pracy albo należności, ale reszta zostaje do ściągnięcia, na przykład rozliczenie 8 z 10 przepracowanych godzin. Spisanie w straty usuwa całą kwotę, bo nigdy jej nie ściągniesz, na przykład faktura dla klienta, który upadł. Firmy używają obu słów luźno, więc zdefiniuj własne.
Czym różni się obniżenie wartości do rozliczenia od spisania w straty?
Różnica między obniżeniem wartości a spisaniem w straty polega na tym, czy coś zostaje. Obniżenie zmniejsza kwotę, a spisanie sprowadza ją do zera. Samo słowo mówi zwykle mniej niż moment: przed fakturą decydujesz, co naliczyć, a po niej zajmujesz się tym, co Ci się należy.
W praktyce firmy rozliczające godzinowo mówią „obniżenie wartości” o czasie, którego postanowiły nie rozliczać, a „spisanie w straty” o długu, z którego zrezygnowały. Księgowi mogą też używać „spisania w straty” na usunięcie części należności. Ustal jedno znaczenie w firmie i z księgowym.
Kiedy w cyklu rozliczeń następuje każde z nich?
Każde następuje w innym momencie cyklu rozliczeń, a moment decyduje o dokumentach.
| Kiedy | Sytuacja | Zwykła nazwa | Dokument | Wpływ na Twoje liczby |
|---|---|---|---|---|
| Przed fakturą | 10 godzin przepracowanych, 8 wartych naliczenia | Obniżenie wartości czasu | Brak. Faktura pokazuje to, co rozliczasz | Niższy przychód, niż warte były godziny |
| Przed fakturą | Całego zadania nie da się naliczyć | Spisanie czasu w straty | Brak. Oznacz czas jako nierozliczalny | To samo, a czas zostaje w zapisach |
| Po fakturze | Cena później obniżona za porozumieniem | Obniżenie wartości faktury | Faktura korygująca | Spadają przychód i VAT należny |
| Po fakturze | Klient nie może lub nie chce zapłacić i rezygnujesz | Spisanie długu w straty | Zapis wewnętrzny i wniosek o ulgę VAT, jeśli się kwalifikujesz | Przychód zostaje, pojawia się koszt złego długu |
Dwa ostatnie wiersze najczęściej się mylą. Faktura korygująca mówi, że naliczenie się zmieniło. Zły dług mówi, że naliczenie było słuszne, a pieniądze nie nadejdą. Jeśli w księgach masz też niezafakturowaną pracę, obniżenie wartości czasu ją zmniejsza, co widać w raporcie WIP.
Przykład obliczeń: od godzin do złego długu
Oto wymyślony przykład z wszystkimi trzema w jednym zleceniu. Firma doradcza zapisuje 40 godzin po 100 €, nalicza 20 % VAT, a sprawy stopniowo idą źle.
| Etap | Netto | VAT | Razem | Co robisz |
|---|---|---|---|---|
| Zapisany czas: 40 godzin | 4 000,00 € | Na razie nic | ||
| Obniżenie wartości przed fakturą: 5 godzin | −500,00 € | Pomiń je na fakturze, zapisz powód | ||
| Faktura: 35 godzin | 3 500,00 € | 700,00 € | 4 200,00 € | Wystaw ją |
| Uzgodnione obniżenie po sporze | −300,00 € | −60,00 € | −360,00 € | Wystaw fakturę korygującą |
| Teraz należne | 3 200,00 € | 640,00 € | 3 840,00 € | |
| Otrzymana płatność częściowa | −1 666,67 € | −333,33 € | −2 000,00 € | Zarejestruj płatność |
| Niezapłacone, klient niewypłacalny | 1 533,33 € | 306,67 € | 1 840,00 € | Spisz w straty i sprawdź ulgę VAT |
W porównaniu z 4 000 € czasu po standardowych stawkach firma najpierw zafakturowała 87,5 %, po fakturze korygującej 80 %, a ściągnęła 41,7 % netto bez VAT. To trzy osobne problemy z trzema osobnymi rozwiązaniami, a wrzucenie ich do jednego worka „rabatów” niczego Cię nie uczy.
Jeśli chcesz, by klient zobaczył obniżenie z dobrej woli, możesz napisać o tym w pozycji:
Przygotowanie warsztatu: 10 godzin po 100,00 €, obniżone do 8 godzin zgodnie z ustaleniem przy pierwszym zleceniu.
Godziny obniżone z powodu własnych poprawek w ogóle nie powinny pojawiać się na fakturze.
Czy spisanie w straty zmniejsza VAT, który jesteś winien?
Spisanie w straty może zmniejszyć VAT, który jesteś winien, ale tylko według przepisów Twojego kraju. Artykuł 90 dyrektywy VAT UE mówi, że podstawa opodatkowania ulega obniżeniu w przypadku całkowitego lub częściowego niezapłacenia, na warunkach określanych przez państwa członkowskie, i pozwala państwom członkowskim odstąpić od tego w razie niezapłacenia. Warunki bardzo więc się różnią. Oto dwa sprawdzone przykłady:
| Gdzie | Źródło | Główne warunki |
|---|---|---|
| Wielka Brytania | HMRC VAT Notice 700/18 | VAT już rozliczony i zapłacony. Dług spisany w rejestrach VAT i przeniesiony na osobne konto złych długów. Niesprzedany ani niewykupiony faktoringiem. Niezapłacony przez 6 miesięcy od późniejszej z dat: terminu płatności i dostawy. Wniosek w ciągu 4 lat i 6 miesięcy od tej samej daty |
| Estonia | Estoński Urząd Podatkowo-Celny, ustawa o VAT § 29¹ | Faktura zgodna z przepisami, z zadeklarowanym VAT. Wierzytelność niezbyta, a nabywca nie jest podmiotem powiązanym. Ponad 12 miesięcy i nie więcej niż 3 lata po terminie płatności. Spisanie po rzeczywistych staraniach o ściągnięcie albo dlatego, że ściąganie kosztowałoby więcej niż wierzytelność. Nabywca poinformowany na piśmie. Duże wierzytelności wymagają orzeczenia sądu |
Powtarzają się trzy punkty. Ulga obejmuje tylko VAT od niezapłaconej jeszcze części, czyli 306,67 € w przykładzie. Ulgę zazwyczaj się zwraca, jeśli pieniądze później się pojawią, i mówią o tym zarówno HMRC, jak i estoński urząd. A klient może być zobowiązany do odwrócenia VAT, który odliczył.
Faktura korygująca nie jest tu drogą. HMRC mówi wprost, że nie wolno jej wystawić tylko dlatego, że klient nie zapłacił. W każdym innym kraju zapytaj księgowego, zanim zgłosisz wniosek, i przy okazji o podatek dochodowy, bo to, czy zły dług jest kosztem uzyskania przychodu, to osobne pytanie.
Jak firma powinna podejmować i zapisywać te decyzje?
Firma powinna podejmować decyzje o obniżeniach i spisaniach z wyznaczoną osobą zatwierdzającą i za każdym razem zapisanym powodem, bo powody to najbardziej użyteczna część. Wystarczy krótka lista:
- Zakres wzrósł bez uzgodnienia
- Nasz błąd lub poprawki
- Dobra wola
- Spór z klientem
- Zły dług
Niech obniżenia zatwierdza osoba odpowiedzialna za klienta, a drugą osobą zatwierdzaj wszystko powyżej ustalonej kwoty. Po kilku miesiącach, jeśli ciągle wraca „Nasz błąd”, rozwiązanie leży w realizacji, a jeśli „Zakres wzrósł”, to w ofercie. Zanim spiszesz dług w straty, upewnij się, że dochodzenie go jest naprawdę zakończone: seria przypomnień i raport wiekowania należności powiedzą, na czym stoisz.
Jak zapisywać obniżenia wartości i niezapłacone faktury w ERPFlow?
ERPFlow nie ma funkcji spisania w straty, statusu złego długu ani wyliczenia ulgi VAT na złe długi, a także dokumentu faktury korygującej. Oto, co można zrobić.
- Przed wystawieniem: fakturę w wersji roboczej można dowolnie edytować. Zmniejsz ilość albo użyj rabatu w % w pozycji, który drukuje się w PDF.
- Po wystawieniu: faktura jest ostateczna. Oznacz jako anulowaną i Duplikuj anuluje ją i wystawia ponownie pod nowym numerem, co załatwia korektę całej faktury. Nie obejmuje częściowej korekty na własnym dokumencie, która idzie przez Twój system księgowy.
- Dług, z którego rezygnujesz: faktura pozostaje Przeterminowana albo Częściowo opłacona i nadal liczy się w Należnościach i Przeterminowanych na pulpicie. Uważaj z anulowaniem jej tylko po to, by wyczyścić listę. Anulowanie unieważnia fakturę i usuwa ją z przychodu klienta, a każdy e-mail z anulowaną fakturą informuje klienta, że nie ma nic do zapłaty. Zły dług był prawdziwą sprzedażą, więc najpierw zapytaj księgowego.
- Klient: Dodaj do czarnej listy w rekordzie klienta oznacza go z Twoim powodem. Niczego nie blokuje, a ostrzega każdego, kto ma mu wysłać ofertę lub fakturę.
- Twój księgowy: zapisz spisanie w straty i ewentualną ulgę VAT w swoim systemie księgowym. Raportowanie podatkowe w ERPFlow czyta dane z samych faktur, więc powiadom księgowego o wszystkim, co załatwiono poza nim. Możesz wyeksportować faktury do CSV dla niego.