Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Polityka kart czasu pracy w firmie projektowej mówi, kto zapisuje czas, w jakiej jednostce, do kiedy, na jakie kody, kto zatwierdza i jak naprawia się błędy. Mieści się na jednej stronie. Poniższy przykład można skopiować: zmień słowa w nawiasach i sprawdź kwestie czasu pracy z prawem swojego kraju.
Co powinna obejmować polityka kart czasu pracy?
Polityka kart czasu pracy powinna obejmować decyzje, które ludzie inaczej podejmowaliby każdy po swojemu. Te wartości domyślne pasują do firmy liczącej od 5 do 20 osób, a przykład niżej ich używa.
| Decyzja | Rozsądna wartość domyślna |
|---|---|
| Kto zapisuje | Wszyscy, kierownictwo także |
| Jednostka | 15 minut, albo 6, jeśli wymaga tego umowa z klientem |
| Kiedy się zapisuje | Codziennie |
| Kiedy się przekazuje | Do 10:00 w pierwszy dzień roboczy następnego tygodnia |
| Kto zatwierdza | Jedna wskazana osoba dla każdego pracownika |
| Zmiany po zatwierdzeniu | Tylko z zapisanym powodem |
Jeśli wciąż przekonujesz do samego zapisywania czasu, zacznij od dlaczego każdy w zespole powinien rejestrować czas pracy.
Przykład polityki kart czasu pracy do skopiowania
Ten przykład polityki kart czasu pracy napisano dla wymyślonej firmy. Zastąp nawiasy, usuń to, co nie dotyczy, i poproś kogoś, kto zna Twoje prawo pracy, by to przeczytał, zanim polityka wyjdzie.
1. Kogo dotyczy. Wszystkich, którzy pracują dla [Firma], w tym kierownictwa i osób na część etatu. Podwykonawcy rozliczający się z nami godzinowo stosują punkty od 3 do 6.
2. Co zapisywać. Zapisuj cały przepracowany czas, rozliczalny lub nie, na kod projektu albo kod wewnętrzny. Jeśli to przepracowano, zapisz to, także czas ponad godziny z umowy.
3. Jak zapisywać. Zapisuj z dokładnością do najbliższych 15 minut. Każdy wiersz ma kod, zadanie i godziny. Nie zaokrąglaj dnia w górę ani w dół, by dojść do celu.
4. Opisy. W wierszach rozliczalnych pisz coś, co klient mógłby przeczytać: „Poprawiony układ poziomu 2 po uwagach klienta”, a nie „rysunki”.
5. Terminy. Zapisuj codziennie. Przekaż tydzień do 10:00 w pierwszy dzień roboczy następnego tygodnia. Jeśli planujesz nieobecność, przekaż kartę przed wyjazdem.
6. Kody wewnętrzne. Używaj ADMIN, SALES, TRAINING lub LEAVE. Zapytaj [imię], zanim dodasz nowy. Nigdy nie wpisuj pracy wewnętrznej na kod klienta.
7. Nadgodziny. Uzgadniaj nadgodziny z przełożonym, zanim je przepracujesz. Jeśli i tak się zdarzą, zapisz je. Nieuzgodniona godzina to nadal przepracowana godzina.
8. Zatwierdzanie. [Zatwierdzający] sprawdza Twoją kartę do końca [dzień]. Jeśli wróci, notatka powie dlaczego. Popraw i przekaż ponownie w ciągu jednego dnia roboczego.
9. Poprawki. Swoje wiersze zmieniaj swobodnie, dopóki nie przekażesz karty. Po zatwierdzeniu poproś [zatwierdzającego]. Zapisujemy starą wartość, nową wartość, powód i datę, a nikt nie zmienia Twoich godzin bez powiadomienia Cię.
10. Jak używamy kart czasu pracy. Używamy ich do fakturowania klientów, kalkulacji kosztów i wyceny projektów, planowania obciążenia i prowadzenia ewidencji czasu pracy. Twój zatwierdzający, kierownicy projektów i [finanse] widzą Twoje godziny. Przechowujemy je przez [okres]. Nie używamy ich do obserwowania, jak spędzasz każdą minutę dnia.
11. Spóźnione karty. Przypomnimy Ci tego samego dnia. Powtarzające się spóźnienia to sprawa dla Twojego przełożonego. Spóźniona karta nie wstrzymuje wypłaty wynagrodzenia.
Punkty o zatwierdzaniu i poprawkach to osobny proces, a proces zatwierdzania kart czasu pracy opisuje, jak go prowadzić tydzień po tygodniu.
Czy karta czasu pracy to to samo co ewidencja czasu pracy?
Karta czasu pracy nie jest automatycznie ewidencją czasu pracy, choć jeden dokument może pełnić obie role, jeśli tak go zaprojektowano.
W UE Trybunał Sprawiedliwości orzekł w sprawie C-55/18, CCOO przeciwko Deutsche Bank (14 maja 2019 r.), że państwa członkowskie muszą wymagać od pracodawców wprowadzenia „obiektywnego, rzetelnego i dostępnego systemu” mierzącego czas pracy każdego pracownika każdego dnia. Formę tego systemu ustala każde państwo członkowskie, więc szczegóły są w Twoim prawie krajowym.
W Wielkiej Brytanii (Great Britain) przepis 9 Working Time Regulations 1998 wymaga zapisów wystarczających do wykazania zgodności z limitami czasu pracy, przechowywanych przez dwa lata. Od 1 stycznia 2024 r. pracodawca nie musi rejestrować dziennych godzin każdego pracownika, jeśli potrafi wykazać zgodność bez tego.
Praktyczny test jest prosty. Karta czasu projektu może służyć jako ewidencja czasu pracy tylko wtedy, gdy obejmuje wszystkie faktycznie przepracowane godziny, także nadgodziny, których nikt nigdy nie zafakturuje. Arkusz ograniczony do 8 godzin dziennie albo wstępnie wypełniony godzinami z umowy tego nie spełnia. Dlatego punkt 2 mówi, by zapisywać wszystko.
Karty czasu pracy to także dane osobowe w rozumieniu RODO. Pracownicy muszą wiedzieć, dlaczego zbierasz ich godziny, kto je widzi i jak długo je przechowujesz, do czego służy punkt 10. Okresy przechowywania różnią się zależnie od celu, bo przepisy podatkowe i umowy z klientami mogą wymagać dłuższych okresów niż przepisy o czasie pracy, więc zapytaj księgowego, zanim wypełnisz ten nawias.
Jak surowa powinna być polityka kart czasu pracy?
Polityka kart czasu pracy powinna być tak surowa, jak wymaga tego Twoje fakturowanie, i ani trochę surowsza. Firma, która wysyła klientom godziny, potrzebuje znacznie więcej szczegółów w wierszu niż ta, która tylko liczy koszty własnych zleceń.
| Jak fakturujesz | Jednostka | Szczegółowość wiersza | Dlaczego |
|---|---|---|---|
| Godzinowo, klient widzi godziny | 6 lub 15 minut | Czytelna dla klienta | Karta czasu uzasadnia fakturę |
| Stała opłata według etapów | 15 lub 30 minut | Etap i zadanie | Potrzebujesz kosztu według etapu, a nie opowieści |
| Miesięczna opłata stała (retainer) | 15 minut | Klient i zadanie | Sprawdzasz godziny względem tego, co obejmuje opłata |
| Mieszanka tych modeli | Najsurowsza z nich, dla wszystkich | Czytelna dla klienta | Ludzie nie zmienią nawyków zlecenie po zleceniu |
Jeśli chodzi o jednostkę, tabela jednostek rozliczeniowych pokazuje, co każdy wybór robi z fakturą. O modelu rozliczeń zobacz rozliczanie konsultanta godzinowo a ze stałą opłatą miesięczną.
Które błędy w polityce kart czasu pracy sprawiają najwięcej kłopotów?
Błędy w polityce kart czasu pracy, które sprawiają najwięcej kłopotów, to te, które psują liczby tak, że nikt tego nie zauważa.
- Zwolnienie kierownictwa. Ich godziny są często najdroższe w firmie, a wszyscy inni zauważają to zwolnienie.
- „Bez karty czasu nie ma wypłaty.” Wydaje się skutecznym straszakiem, a w wielu krajach jest problemem prawnym. Ścigaj kartę i wypłacaj wynagrodzenie.
- Czterdzieści kodów. Ludzie wybierają pierwszy, który wygląda blisko, i raport nic nie znaczy. Dodawaj kod tylko wtedy, gdy potrafisz nazwać decyzję, którą zmieni.
- Traktowanie przekroczenia jak wykroczenia. Ludzie reagują przycinaniem godzin, a Twoje koszty zleceń są od tej pory błędne. Przekroczenie to informacja o wycenie.
- Polityka, której nikt nie egzekwuje. Jeśli karty przez miesiąc nie są czytane, firma powiedziała ludziom, że nie mają znaczenia. Użyj prostego wzoru karty czasu pracy zespołu i sprawdzaj co tydzień.
Polityka kart czasu pracy obok ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. ERPFlow nie ma też zatwierdzania kart czasu pracy, więc ta polityka działa w arkuszu i nie zależy od żadnego konkretnego oprogramowania.
Kilka rzeczy w ERPFlow leży obok niej. Karta w Projektach ma pole poświęconego czasu, wpisywane w godzinach i minutach, które sumuje się dla projektu i klienta, ale nie zapisuje, kto ten czas poświęcił ani kiedy. Urlopy obsługują wnioski urlopowe i ich zatwierdzanie, więc wiersz LEAVE możesz sprawdzić z zatwierdzonym wnioskiem. Zakładki dają zespołowi jedno wspólne miejsce na link do polityki. Godziny, które fakturujesz, trafiają na fakturę jako ilość i stawka, które wpisujesz sam.