Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Każdy w zespole powinien rejestrować czas pracy, bo koszty zleceń, wyceny i decyzje o zatrudnieniu opierają się na łącznej liczbie godzin, a luka w zapisach psuje każdą z nich. Pomiń jedną osobę, a stratne zlecenie może wyglądać na opłacalne. Pominięta osoba często jest najdroższa.
Co się psuje, gdy czas rejestrują tylko niektórzy?
Jeśli czas rejestrują tylko niektórzy, każde zlecenie wygląda na tańsze, niż było, a ten błąd przenosisz na następną wycenę.
Oto wymyślony przykład. Sześcioosobowa pracownia projektowa zdobywa zlecenie ze stałą opłatą 18 000 € i chce zarabiać 100 € za każdą przepracowaną godzinę. Pracownicy zapisują 150 godzin. Dyrektor poświęca jeszcze około 60 na spotkania z klientem i przeglądy i ich nie zapisuje, bo „nie jestem rozliczalny”.
| Policzone godziny | Zarobek na godzinę | W stosunku do celu 100 € | |
|---|---|---|---|
| Tylko godziny pracowników | 150 | 120,00 € | 3 000 € powyżej |
| Godziny wszystkich | 210 | 85,71 € | 3 000 € poniżej |
To to samo zlecenie. Pierwszy wiersz mówi, że cena była dobra. Drugi mówi, że następne podobne trzeba wycenić na 21 000 €, czyli około 17% więcej. A w prawdziwym życiu nikt by tych 60 godzin nie znał. W tabeli są tylko dlatego, że przykład jest wymyślony.
Poradnik o godzinach z budżetu a godzinach faktycznych pokazuje, jak prowadzić to porównanie w trakcie zlecenia, a ryczałt czy stawka godzinowa opisuje, co to znaczy dla wyceny.
Co firma może rozstrzygnąć, gdy wszyscy rejestrują czas?
Gdy wszyscy rejestrują czas, firma może odpowiedzieć na kilka pytań, które inaczej opierają się na opiniach. Każde potrzebuje innego wycinka tego samego zapisu i każde inaczej się psuje, gdy brakuje godzin.
| Decyzja | Czyje godziny są potrzebne | Bez nich |
|---|---|---|
| Czy ta stała opłata się opłaca? | Wszystkich przy zleceniu | Zlecenie wygląda lepiej, niż było |
| Ile wyceniać następnym razem? | Wszystkich, według etapów | Wyceniasz z pamięci, a pamięć zapomina o poprawkach |
| Czy możemy przyjąć to zlecenie w marcu? | Wszystkich, wraz z czasem wewnętrznym | Przeciążasz ludzi, których nie da się zastąpić |
| Czy trzeba zatrudniać? | Wszystkich, wraz z administracją | Zatrudniasz z poczucia zapracowania |
| Czy nasze stawki są dobre? | Wszystkich, godziny płatne i niepłatne | Twoja stawka rozliczeniowa dla klienta opiera się na zgadywaniu udziału godzin rozliczalnych |
| Czy zafakturowaliśmy to, co przepracowano? | Każdego przy zleceniu godzinowym | Godziny nigdy nie trafiają na fakturę |
Ostatni wiersz to ten, o którym ludzie zwykle myślą, a jest najmniejszy z sześciu. Jeśli to Twoja główna troska, przeczytaj dalej jak śledzić godziny rozliczalne.
Czy pracownicy nierozliczalni też powinni rejestrować czas?
Tak, pracownicy nierozliczalni powinni rejestrować czas, choć znacznie bardziej zgrubnie niż osoby pracujące przy zleceniach klientów. Księgowy lub kierownik biura potrzebuje trzech czy czterech kodów, takich jak finanse, biuro, wsparcie sprzedaży i obsługa klienta, oraz kilku minut dziennie.
Ich godziny robią dwie rzeczy. Oddzielają bycie zajętym od bycia zajętym płatną pracą, bo firma, w której administracja po cichu się podwoiła, czuje się tak samo jak ta, w której podwoiła się sprzedaż. Pokazują też, którzy klienci kosztują więcej, niż sugeruje faktura, gdy jedno konto wymaga niewspółmiernie dużo ścigania i poprawiania. Bez tego tacy klienci wyglądają na równie opłacalnych jak inni. Poradnik o godzinach rozliczalnych i nierozliczalnych pokazuje, jak ustawić ten podział.
Czy rejestrowanie czasu warte jest swojego kosztu?
Rejestrowanie czasu zwykle się opłaca firmie, która sprzedaje godziny lub stałe opłaty, a możesz to sprawdzić rachunkiem na własnych liczbach.
Oto wymyślony. Sześć osób poświęca 5 minut dziennie na rejestrowanie czasu, przez 230 dni roboczych. To 6 900 minut, czyli 115 godzin rocznie. Przy koszcie wewnętrznym 50 € za godzinę zapis kosztuje 5 750 € rocznie. Powyższe zlecenie zostało wycenione zbyt nisko o 3 000 €, więc wychwycenie dwóch takich rocznie pokrywa całość. Jeśli nie potrafisz sobie wyobrazić dwóch takich zleceń, być może tego nie potrzebujesz.
| Twoja firma | Czy warto rejestrować według zleceń? |
|---|---|
| Doradztwo lub inna praca godzinowa | Tak. Zapis jest podstawą faktury |
| Projekty ze stałą opłatą, np. projektowanie lub agencje marketingowe | Tak. Tak uczysz się, ile wyceniać |
| Miesięczne opłaty stałe (retainery) | Tak. Pokazuje, któremu klientowi daje się za dużo |
| Sklepy lub kawiarnie na zmiany | Rzadko. Grafik i kasa mówią więcej |
| Jedna osoba sprzedająca produkty po stałej cenie | Rzadko. Jest tylko jedna osoba, którą można zapytać |
Jest jeszcze jeden test. Jeśli nikt nie spojrzy na zapis w ciągu miesiąca od jego powstania, przestań go zbierać, dopóki ktoś nie spojrzy. Czas zapisywany i nigdy nieczytany to podatek nałożony na zespół.
Jak sprawić, by ludzie rejestrowali czas bez urazy?
Ludzie rejestrują czas rzetelnie, gdy widzą, do czego to służy, i gdy robi to także osoba na górze. W praktyce sprowadza się to do kilku nawyków.
- Zacznij od kierownictwa. Zasada, która zwalnia szefa, mówi wszystkim innym, że to nie ma znaczenia.
- Zapisuj tego samego dnia. Odtwarzanie tygodnia w piątek po południu to zgadywanie z miejscami po przecinku.
- Nie wymagaj fałszywej dokładności. Najbliższe 15 minut wystarcza przy większości pracy, a tabela jednostek rozliczeniowych zamienia minuty na jednostki.
- Pokazuj wyniki. Raz w miesiącu pokaż godziny jednego zlecenia na tle jego opłaty. Ludzie prowadzą zapisy, które widzieli w użyciu.
- Nigdy nie karz za uczciwą liczbę. Skrzycz kogoś za 30 godzin przy zadaniu na 20, a następnym razem dostaniesz 20, i Twoje koszty zleceń będą od tej pory błędne.
Oto sformułowanie ogłoszenia do dostosowania:
Od poniedziałku wszyscy zapisują swoje godziny, ja także. Wystarczy kilka minut pod koniec dnia: projekt, zadanie i godziny. Robimy to, żeby porządnie wyceniać zlecenia i widzieć, kiedy bierzemy za dużo. Nie po to, by sprawdzać, ile komu zajmuje praca, i nikt nie ma kłopotów za uczciwą liczbę.
Potem spisz zasady w polityce kart czasu pracy i użyj wzoru karty czasu pracy zespołu jako układu.
Rejestrowanie czasu w ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce.
To, co ERPFlow ma teraz, to pole poświęconego czasu na każdej karcie w Projektach, wpisywane w godzinach i minutach. Sumy liczą się dla projektu i, tam gdzie tablica jest powiązana z klientem, dla klienta. To mówi, ile zajęło całe zlecenie. Nie zapisuje, kto poświęcił godziny, więc zapis dla każdej osoby, o którym mówi ten poradnik, musi żyć w arkuszu.
Zapisany czas nie zamienia się też w pozycje faktury. Praca godzinowa trafia na fakturę jako ilość i stawka, które wpisujesz sam. Poradnik o rejestrowaniu czasu jako członek zespołu pokazuje, jak działają karty.