Wzór planowania mocy zespołu: dostępne godziny a rezerwacje, tydzień po tygodniu

Wzór planowania mocy zespołu wymienia dostępne godziny każdej osoby w tygodniu obok godzin już zarezerwowanych na projekty i odejmuje jedne od drugich. Dostępne godziny to godziny z umowy minus urlop, święta państwowe i stały zapas na pracę wewnętrzną. Wynik dodatni oznacza zapas. Wynik ujemny oznacza, że ktoś jest przeciążony.

Wzór planowania mocy zespołu

Wzór planowania mocy ma jeden wiersz na osobę i jeden arkusz, albo blok, na tydzień. Oto wymyślona pięcioosobowa pracownia w jednym tygodniu:

Co oznacza każda kolumna:

• Umowa: godziny, za które osoba jest opłacana w danym tygodniu.
• Urlop: zatwierdzony urlop i święta państwowe, w godzinach. Tę kolumnę może zasilać ewidencja urlopów.
• Wewnętrzne: stały zapas na spotkania, administrację, sprzedaż i szkolenia. Ustaw go dla każdej osoby, bo u dyrektora jest inny niż u juniora.
• Dostępne: Umowa − Urlop − Wewnętrzne.
• Zarezerwowane: godziny projektowe już obiecane na ten tydzień, w godzinach, a nie jako „Ben jest przy tym zleceniu”.
• Zostaje: Dostępne − Zarezerwowane.
• Obciążenie: Zarezerwowane ÷ Dostępne.

Czytaj wiersze przed sumą. Wiersz zespołu mówi, że 14 godzin jest wolnych, a obciążenie wygodne, 89%. Wiersz Bena mówi, że ma 6 godzin ponad stan w tygodniu, w którym jest nieobecny przez dwa dni. Suma zespołu ukrywa właśnie to przeciążenie, które arkusz miał wykryć. Tutaj odpowiedzią jest przesunięcie 6 godzin pracy Bena do Carli, jeśli Carla potrafi to zrobić.

Jak planować moce tydzień po tygodniu?

Aby planować moce tydzień po tygodniu, skopiuj blok na co najmniej cztery tygodnie do przodu i podsumuj każdy tydzień w jednym wierszu, oddzielając pracę potwierdzoną od wstępnej. Mieszanie ich to sposób, w jaki lista potencjalnych zleceń zamienia się w obietnicę, której nie dotrzymasz.

Teraz to wykorzystaj. Przychodzi zapytanie o 30 godzin pracy w tygodniu 3. Jeśli wstępne 40 godzin dojdzie, zostaje 10 i brakuje 20. Jeśli nie dojdzie, masz 50 wolnych. Prawdziwa decyzja dotyczy więc tego, które zlecenie wolisz i czy któreś może zacząć się w tygodniu 4. To znacznie lepsza rozmowa niż „za kilka tygodni wyglądamy na dość zajętych”.

Odległe tygodnie zawsze wyglądają na puściejsze, niż są, bo rezerwacje przychodzą późno. Tydzień 4 pokazuje dziś 60 potwierdzonych godzin, co nie znaczy, że 78 godzin jest wolnych w jakimkolwiek sensie, na którym można już polegać. Im dalej, tym większą podejrzliwością traktuj ostatnią kolumnę.

Ile mocy zostawić niezarezerwowanej?

Zostaw tyle mocy niezarezerwowanej, by wchłonąć zwykłe przekroczenie, i mierz to przekroczenie na własnych zleceniach, a nie na cudzym celu.

Oto wymyślony rachunek. W ciągu ostatnich ośmiu tygodni ta pracownia zarezerwowała 900 godzin, a praca zajęła 990, czyli przekroczenie o 10%. Przy 130 dostępnych godzinach może zarezerwować najwyżej około 118, bo 118 × 1,10 to mniej więcej 130. 116 z tygodnia 1 mieści się, ledwo. 128 potwierdzonych godzin w tygodniu 2 wobec 146 dostępnych też się mieści, ale 12 godzin wstępnych podniosłoby to do 140, ponad bezpieczne 133 czy około tego.

Aby zrobić ten rachunek, potrzebujesz zapisu faktycznych godzin na zlecenie. Bez niego planuj według liczby, którą potrafisz obronić, i wróć do niej, gdy będziesz mieć dane. Poradniki o godzinach z budżetu a godzinach faktycznych i wzór karty czasu pracy zespołu opisują, jak je zbierać.

Czy planowanie mocy to to samo co wykorzystanie czasu pracy?

Planowanie mocy to nie to samo co wykorzystanie czasu pracy: planowanie mocy patrzy w przód, a wykorzystanie wstecz. Plan mocy pyta, czy godziny obiecane na przyszły tydzień się zmieszczą. Wykorzystanie pyta, jaka część godzin z zeszłego miesiąca była rozliczalna. Obciążenie w tym wzorze to plan i może wynosić 90%, podczas gdy rozliczalne wykorzystanie okaże się znacznie niższe, bo zarezerwowane godziny mogą obejmować nierozliczalną pracę projektową. Poradnik o wykorzystaniu a godzinach rozliczalnych omawia tę miarę, a planowanie zasobów w zespołach usługowych opisuje wybór, kto przejmuje którą pracę.

Co psuje plan mocy zespołu?

Plan mocy zwykle psuje się, bo traktuje godziny jako bardziej wymienne albo bardziej aktualne, niż są.

• Godziny nie są wszystkie takie same. 8 wolnych godzin Carli nie pomoże, jeśli nadmiar to prace konstrukcyjne, które potrafi tylko Ben. Dodaj kolumnę umiejętności albo planuj specjalistów osobno.
• Dyrektorzy na 40 godzin. 20-godzinny zapas wewnętrzny Elin to różnica między planem, który działa, a takim, w którym każde zlecenie czeka na nią.
• Rezerwacje w całych osobach. „Ben jest w tym tygodniu przy zleceniu Riverside” nie da się zsumować. Pytaj o godziny, choćby przybliżone.
• Nikt go nie posiada. Plan, który trzy osoby aktualizują od czasu do czasu, jest błędny w ciągu dwóch tygodni. Daj go jednej osobie, na stały termin co tydzień.
• Urlop przychodzi późno. Sprawdź rejestr urlopów przed cotygodniową aktualizacją, a nie po niej.

Planowanie mocy obok ERPFlow

ERPFlow nie ma planowania mocy. Nie sumuje dostępnych godzin osoby, nie zestawia ich z rezerwacjami i nie pokazuje, kto jest przeciążony, więc ten wzór działa w arkuszu.

Część jego danych wejściowych jest w ERPFlow. Rekord pracownika ma zakładkę Kalendarz, miesięczną lub tygodniową, pokazującą jego godziny dostępne do rezerwacji, rezerwacje, czas wolny i święta państwowe. Urlopy pokazują w kalendarzu zespołu, kto jest nieobecny, a rejestr wniosków można wyeksportować do CSV. W Projektach karty mają przypisane osoby i terminy, co pomaga ustalić, kto co obiecał, choć karta nie zawiera szacunku godzin, które dopiero nadejdą.

Jedno słowo wymaga uwagi: „rezerwacja” w ERPFlow to spotkanie umówione przez stronę rezerwacji. Dla branż sprzedających wizyty to naprawdę jest ich kalendarz. Kolumna Zarezerwowane w tym wzorze oznacza obiecane godziny projektowe i te wpisujesz sam.