Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Aby rejestrować godziny rozliczalne, zapisuj każdy blok pracy dla klienta w dniu, w którym go wykonujesz: datę, klienta, zlecenie, co zostało zrobione i ile to trwało w minutach. Oznacz wpis jako rozliczalny lub nie, trzymaj wszystko w jednej ewidencji i zamykaj ją w stałym dniu każdego tygodnia, póki szczegóły są świeże.
Co jest godziną rozliczalną?
Godzina rozliczalna to czas, który możesz doliczyć klientowi na podstawie umowy z nim. Zwykle oznacza to samą pracę oraz rozmowy, e-maile i research, których zlecenie wymagało. Przygotowywanie ofert na nową pracę, ściganie płatności za faktury i naprawianie własnych błędów zwykle się nie liczą.
Decyduje umowa, więc to samo zadanie może być rozliczalne dla jednego klienta, a dla innego nie. Sporne przypadki opisuje poradnik o godzinach rozliczalnych i nierozliczalnych.
Co powinna zapisywać ewidencja czasu?
Ewidencja czasu potrzebuje dość szczegółów, by zbudować fakturę i odpowiedzieć na pytanie klienta po sześciu tygodniach. Te kolumny działają w arkuszu i w każdym narzędziu:
| Kolumna | Przykład | Po co jest |
|---|---|---|
| Data | 9 marca 2026 | Faktura podaje okres, a każde pytanie zaczyna się od „kiedy?” |
| Osoba | AK | Stawki różnią się między osobami |
| Klient | Klient A | Kto płaci |
| Zlecenie | Przegląd magazynu | Rozdziela dwa zlecenia jednego klienta |
| Wykonana praca | Rozmowa z szefem finansów o rozbieżnościach | Klient może to przeczytać |
| Minuty | 18 | Surowa liczba, przed zaokrągleniem |
| Godziny | 0,30 | To, co mnoży faktura |
| Rozliczalne | Tak | Nie każda godzina u klienta jest fakturowana |
| Nr faktury | INV-2026-0042 | Chroni przed dwukrotnym zafakturowaniem tych samych godzin |
Ostatnią kolumnę ludzie pomijają. Wypełnij ją w dniu fakturowania, a co miesiąc możesz bez zastanowienia przefiltrować ewidencję do „rozliczalne, jeszcze niezafakturowane”.
Pisz opis tak, jakby klient miał go przeczytać, bo kiedyś przeczyta. „Rozmowa z szefem finansów o rozbieżnościach” wytrzyma pytanie. „Administracja” nie.
Który sposób zapisywania czasu jest najdokładniejszy?
Dla większości osób najdokładniejsze jest zanotowanie czasu po zakończeniu każdego zadania, a najmniej dokładne odtwarzanie tygodnia z pamięci.
| Metoda | Dobra dla | Słaby punkt |
|---|---|---|
| Działający stoper | Długich odcinków pracy przy biurku nad jednym zleceniem | Zapominasz go zatrzymać, a krótkie przerwy zostają połknięte |
| Notatka po zakończeniu zadania | Większości osób w większość dni | Wymaga nawyku |
| Wpis na koniec dnia na podstawie kalendarza, wysłanej poczty i rejestru połączeń | Dni pełnych drobnych zadań | Krótkie rozmowy znikają |
| Wpis na koniec tygodnia z pamięci | Niczego, jeśli da się tego uniknąć | Zgadujesz, i wpisy to widać |
Oprogramowanie nie jest potrzebne do żadnej z tych metod poza pierwszą. Wystarczy notes i arkusz.
Cotygodniowa rutyna, która utrzymuje ewidencję w ryzach
- Po zakończeniu zadania zanotuj minuty i kilka słów o nim.
- Na koniec każdego dnia sprawdź kalendarz, wysłaną pocztę i historię połączeń, czy czegoś nie brakuje.
- W piątek uzupełnij luki i porównaj zapisane godziny z przepracowanymi. Jeśli przepracowano 40 godzin, a zapisano 31, poszukaj pozostałych dziewięciu.
- Na koniec miesiąca zsumuj według klienta i zlecenia, a potem zamień godziny w fakturę.
Jeśli czas zapisuje kilka osób, wspólny tygodniowy układ oszczędza mnóstwo gonienia: zobacz wzór zespołowej karty czasu pracy. Aby zsumować godziny dla każdego zlecenia, zobacz rejestrowanie godzin rozliczalnych według projektu.
Przykład: jeden dzień w ewidencji
Oto zmyślony przykład. Konsultant ze stawką 90 € za godzinę zapisuje taki poniedziałek:
| Klient | Zlecenie | Wykonana praca | Minuty | Godziny | Rozliczalne |
|---|---|---|---|---|---|
| Klient A | Przegląd magazynu | Wizyta na miejscu, sprawdzenie arkuszy spisu | 150 | 2,50 | Tak |
| Klient A | Przegląd magazynu | Rozmowa z szefem finansów o rozbieżnościach | 18 | 0,30 | Tak |
| Klient B | Mapa procesu | Szkic przepływu przyjęcia | 72 | 1,20 | Tak |
| Klient B | Mapa procesu | Przeróbka szkicu po własnym błędzie | 30 | 0,50 | Nie |
| Własna firma | Sprzedaż | Napisanie oferty dla nowego zapytania | 45 | 0,75 | Nie |
| Razem | 315 | 5,25 |
Czas rozliczalny to 150 + 18 + 72 = 240 minut, czyli 4,00 godziny. Przy 90 € to 360 € za dzień. Pozostałe 75 minut nic nie zarabia, ale warto je widzieć: poprawki i przygotowywanie ofert zajęły prawie ćwierć zapisanego dnia.
W arkuszu, przy minutach w kolumnie D, kolumna godzin to =ROUND(D2/60,2).
Dlaczego 1,30 to nie półtorej godziny
Czas zegarowy wpisany jako ułamek dziesiętny to najczęstsza pomyłka rachunkowa w ewidencji czasu. Jedna godzina trzydzieści minut to 1,5 godziny, a nie 1,30. Przy 90 € za godzinę 1,30 daje 117,00 €, a 1,5 daje 135,00 €, więc ten jeden wpis traci 18,00 €.
Kolumna z minutami temu zapobiega. Trzyma też zaokrąglanie poza ewidencją. Zaokrąglaj raz, przy przygotowaniu faktury, według jednostki rozliczeniowej z Twojej umowy.
Błędy, przez które tracisz czas do rozliczenia
- Ignorowanie wszystkiego poniżej dziesięciu minut. Dwanaście pięciominutowych rozmów to godzina.
- Niejasne wpisy. „Klient A, różne, 3 godziny” zostanie zakwestionowane, a zakwestionowane godziny często kończą jako odpis.
- Zapisywanie tylko zleceń godzinowych. Prace za stałą opłatę też potrzebują ewidencji, bo inaczej nie wiesz, czy opłata się opłaciła. Zobacz godziny budżetowe a faktyczne.
- Usuwanie godzin, których nie wystawisz. Oznacz je jako nierozliczalne, żeby zapis pokazywał, ile naprawdę zajęło zlecenie.
Rejestrowanie godzin rozliczalnych w ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy, a czas zapisany na karcie nie zamienia się w pozycje faktury. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce.
Istnieje teraz pole Poświęcony czas na każdej karcie w Projektach, wpisywane w godzinach i minutach. Sumy liczą się na projekt i na klienta. Daje Ci to bieżącą liczbę dla każdego zlecenia, bez oznaczenia rozliczalności, bez daty przy czasie i bez podziału na osoby. Jeśli rozliczasz godzinowo, trzymaj szczegółową ewidencję opisaną wyżej w arkuszu, a sumy z kart traktuj jako kontrolę. Poradnik o zapisywaniu czasu jako członek zespołu pokazuje, jak zachowuje się to pole.
Aby rozliczyć godziny, dodaj pozycję do faktury i wpisz je jako ilość, zwykle z usługi, która przechowuje Twoją cenę godzinową.