최종 업데이트 2026년 11월 6일
일반적인 정보이며 세무 또는 법률 자문이 아닙니다. 규정은 국가와 상황에 따라 다르므로, 세금이나 법적 효력이 걸린 내용은 세무사에게 확인하세요.
거래 내역서는 고객에게 얼마를 청구했고, 얼마를 결제받았고, 얼마가 남았는지를 날짜 기준으로 요약한 문서입니다. 새 청구는 추가되지 않습니다. 열려 있는 송장이 여러 건인 고객에게는 매월, 또는 공급자와 고객의 기록이 다른 것 같을 때마다 보내세요.
거래 내역서에는 무엇이 들어가나요?
거래 내역서에는 공급자와 고객의 정보, 작성 날짜, 해당 기간의 모든 송장과 결제, 최종 잔액이 들어갑니다. 대부분 그 잔액 중 연체된 금액도 함께 표시합니다. 항목은 다음과 같습니다.
- 송장으로 오해하지 않도록 "거래 내역서(Statement of account)"라는 문구
- 사업체 이름과 연락처, 고객 이름
- 작성 날짜와 대상 기간
- 이월 잔액 방식을 쓰는 경우 기초 잔액
- 번호, 날짜, 지불 기한, 금액이 있는 각 송장
- 날짜와 금액이 있는 각 결제
- VAT를 포함한 최종 잔액
- 그 잔액의 연령 요약
- 결제 방법과 잘못된 점이 있을 때 문의할 담당자
거래 내역서 작성 예시
다음은 가상의 스튜디오와 가상의 고객에 대한 2026년 10월 31일 기준 완성된 거래 내역서입니다. 모든 송장은 14일 조건이고 모든 금액에 VAT가 포함되어 있습니다.
| 날짜 | 내용 | 지불 기한 | 청구 | 결제 | 잔액 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10월 1일 | 이월 잔액(9월 2일자 INV-2026-0088) | 9월 16일 | €1,800.00 | ||
| 10월 6일 | 입금, INV-2026-0088 일부 | €800.00 | €1,000.00 | ||
| 10월 9일 | 송장 INV-2026-0104 | 10월 23일 | €2,400.00 | €3,400.00 | |
| 10월 20일 | 입금, INV-2026-0104 | €2,400.00 | €1,000.00 | ||
| 10월 23일 | 송장 INV-2026-0117 | 11월 6일 | €1,560.00 | €2,560.00 | |
| 10월 30일 | 송장 INV-2026-0123 | 11월 13일 | €720.00 | €3,280.00 | |
| 10월 31일 | 지급할 잔액 | €3,280.00 |
그 아래에 연령 요약을 넣습니다.
| 미도래 | 1~30일 연체 | 31~60일 연체 | 60일 초과 연체 | 합계 |
|---|---|---|---|---|
| €2,280.00 | €0.00 | €1,000.00 | €0.00 | €3,280.00 |
€1,000은 INV-2026-0088의 남은 금액으로, 지불 기한이 9월 16일이었고 10월 31일 기준 45일 연체되었습니다. €2,280은 가장 최근 송장 두 건이며 둘 다 아직 지불 기한이 도래하지 않았습니다.
보내기 전에 확인하는 방법은 기초 잔액 + 청구 − 결제 = 최종 잔액입니다. €1,800 + €4,680 − €3,200 = €3,280입니다.
미결제 항목 방식과 이월 잔액 방식 중 무엇을 써야 하나요?
미결제 항목(open-item) 방식은 결제되지 않은 것만 나열하고, 이월 잔액(balance-forward) 방식은 해당 기간의 모든 활동을 보여 줍니다. 위 예시는 이월 잔액 방식입니다. 같은 상황을 미결제 항목 방식으로 나타내면 다음과 같습니다.
| 송장 | 날짜 | 지불 기한 | 원금액 | 결제 | 잔액 |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0088 | 9월 2일 | 9월 16일 | €1,800.00 | €800.00 | €1,000.00 |
| INV-2026-0117 | 10월 23일 | 11월 6일 | €1,560.00 | €1,560.00 | |
| INV-2026-0123 | 10월 30일 | 11월 13일 | €720.00 | €720.00 | |
| 합계 | €3,280.00 |
| 고객 유형 | 사용할 방식 |
|---|---|
| 송장별로 결제하며 미결제 내역을 묻는 고객 | 미결제 항목 |
| 한 달에 송장을 많이 받고 일괄 결제하는 고객 | 이월 잔액 |
| 이의를 제기하거나 이미 결제했다고 하는 고객 | 이월 잔액. 모든 결제가 나타나기 때문 |
| 독촉할 오래된 송장이 하나 있는 고객 | 둘 다 아님. 독촉 발송 |
거래 내역서는 송장이나 독촉과 어떻게 다른가요?
거래 내역서가 송장이나 독촉과 다른 점은 관계 전체를 다루는 반면, 송장과 독촉은 각각 문서 한 건을 다룬다는 것입니다.
| 문서 | 대상 | 요청 내용 | 세금 영향 |
|---|---|---|---|
| 송장 | 공급 한 건 | 그 공급에 대한 대금 | 있음, 보통 VAT 발생 |
| 독촉 | 연체 송장 한 건 | 그 송장의 결제 | 없음 |
| 거래 내역서 | 한 기간의 모든 것 | 잔액 확인, 그다음 결제 | 없음 |
| 채권 연령 분석 보고서 | 모든 고객 | 없음. 공급자가 보는 용도 | 없음 |
거래 내역서는 VAT 목적의 송장을 대체하지 못합니다. EU VAT 지침 제226조가 송장에 요구하는 항목이 없으며, 고객의 세무사는 여전히 송장 자체를 원할 것입니다. 송장이 잘못되었다면 거래 내역서로 정정할 수 없고, 대변 송장으로 고쳐야 합니다.
거래 내역서는 언제 보내고 무엇을 써야 하나요?
송장을 여러 건 받는 고객에게는 월말 점검 직후에 매월 거래 내역서를 보내세요. 연말 전이나 돈 문제로 어려운 대화를 하기 전에 보내는 것도 좋습니다. 같은 자료를 보고 이야기할 수 있기 때문입니다. 안내 메모는 짧게 쓰세요.
2026년 10월 31일 기준 거래 내역서를 첨부합니다. 잔액은 €3,280.00이며 그중 €1,000.00이 연체입니다. 9월 16일이 지불 기한이었던 송장 INV-2026-0088의 나머지 금액입니다. 기록과 맞지 않는 부분이 있으면 알려 주시고, 가능하다면 연체 금액을 언제 받을 수 있을지도 알려 주세요.
송장 대금을 처리하는 사람에게 보내세요. 평소 연락하는 담당자는 고객의 회계 시스템을 볼 일이 없을 수도 있습니다.
고객의 금액이 다르면 어떻게 하나요?
고객의 금액이 거래 내역서와 다르면 고객이 열려 있다고 생각하는 목록을 요청해 두 목록을 나란히 놓고 확인하세요. 거의 항상 다음 중 하나입니다.
| 고객의 금액이 | 아마도 이유는 |
|---|---|
| 송장 한 건만큼 적음 | 받지 못했거나 승인을 기다리는 중 |
| 거래 내역서에 없는 최근 결제만큼 적음 | 결제와 거래 내역서가 엇갈렸거나 공급자가 아직 기록하지 않음 |
| 더 많음 | 결제를 잘못된 고객에게 기록함 |
| 소액 차이 | 은행 수수료나 환율 |
공급자 쪽의 문제부터 바로잡으세요. 같은 점검 목록이 송장 대사 가이드에 있으며, 거래 내역서를 보내기 전에 먼저 실행해 볼 만합니다. 잘못된 것으로 밝혀지는 거래 내역서는 아예 보내지 않은 것보다 신뢰를 더 크게 잃게 합니다.
ERPFlow로 거래 내역서 만들기
ERPFlow에는 거래 내역서 문서가 없으며 거래 내역서를 보내지도 않습니다. 고객 레코드에 나타나는 정보를 바탕으로 스프레드시트나 문서에서 직접 만들어야 합니다.
- 고객의 송장 탭에 고객의 송장이 나열됩니다.
- 분석 탭에는 미결제 금액과 상태별 송장이 나타납니다. 수치는 기본 통화로 세금을 제외하며 그 아래에 세금이 표시되므로, VAT를 포함한 거래 내역서와 비교하기 전에 둘을 합산하세요.
- 각 송장의 결제 카드에 받은 금액과 날짜가 나열됩니다.
- 송장 CSV 내보내기는 모든 고객에 대해 송장 항목마다 한 행으로 고객, 번호, 날짜, 상태, 항목 금액을 제공합니다. 결제는 포함되지 않으므로 각 송장에서 가져와야 합니다.
연체된 송장에는 결제 알림 보내기로 해당 송장 한 건의 PDF, 연체 일수, 잔액을 이메일로 보낼 수 있습니다. 송장 한 건씩, 이미 연체된 송장에만 작동하므로 계정 전체의 거래 내역서를 대체하지는 못합니다.