프로젝트 회사용 주행 거리 청구 양식

주행 거리 청구 양식에는 이동 한 건당 한 행이 필요하며 날짜, 출발지, 목적지, 목적, 프로젝트 코드, 업무 목적 마일, 단가, 금액을 적습니다. 직원, 차량, 이번 과세 연도에 이미 청구한 마일도 추가하세요. 영국에서 HMRC의 승용차 승인 단가는 2026~2027년에 업무 목적 첫 10,000마일까지 마일당 55p이고 그 이후는 25p입니다.

그대로 쓸 수 있는 주행 거리 청구 양식

이 주행 거리 청구 양식은 짧은 머리글과 이동 한 건당 한 행으로 구성됩니다. 머리글의 누적 마일은 대부분의 양식이 빠뜨리는 항목이며, 단가가 떨어지는 시점을 알려 주는 것이 이 항목입니다. 영국 프로젝트 회사 직원을 가정한 예시입니다.

프로젝트 열은 청구할 때 제 몫을 합니다. Riverside는 62마일, £34.10이며, 계약이 허용하면 그 고객에게 재청구할 금액입니다. 스프레드시트에서 금액은 마일에 단가를 곱한 값이고, 누적 마일은 지난달 수치에 이번 청구의 마일을 더한 값입니다.

현행 주행 거리 단가

영국의 현행 단가는 아래 표와 같으며, 승용차에 아직 45p가 적힌 양식은 오래된 것입니다. 첫 구간 단가는 15년 동안 45p였다가 2026년 4월 6일부터 55p로 올랐습니다. 정부는 이후 연도의 단가를 검토하겠다고 밝혔으므로 매년 4월 6일 전에 다시 확인하세요.

이는 HMRC가 발표한 단가이며 직원 본인 차량에 적용됩니다. 법인 차량은 HMRC가 분기마다 검토하는 별도의 권고 연료 단가를 씁니다.

미국에서는 IRS 표준 업무 단가가 연중에 바뀌었습니다. 2026년 1월 1일부터 6월 30일까지는 마일당 72.5센트, 7월 1일부터 12월 31일까지는 76센트입니다. 이 날짜를 넘나드는 청구에는 두 단가가 모두 필요합니다.

그 밖의 국가에서는 단가와 규정을 각국이 정하고 승인된 수치가 아예 없는 나라도 있으므로, 해당 국가 세무 당국의 수치를 쓰세요. 단가 열만 바꾸면 양식은 그대로 작동합니다.

한 해 동안 HMRC의 두 단가가 적용되는 방식

HMRC의 두 단가는 직원별, 과세 연도별로 적용됩니다. 4월 6일부터 업무 목적 첫 10,000마일은 55p이고 그 이상은 25p입니다. HMRC는 직원이 그 해에 쓴 모든 차량의 마일을 합산합니다.

가상의 예시입니다. 한 직원이 1년에 업무 목적으로 11,200마일을 운전합니다. 승인 금액은 10,000 × 55p = £5,500에 1,200 × 25p = £300을 더한 £5,800입니다. 이후는 회사가 얼마를 지급하는지에 달려 있습니다.

두 번째 구간을 잊은 회사는 모르는 사이에 마지막 행의 상황에 놓입니다. 누적 마일이 막아 주는 실수가 바로 이것입니다.

국민보험(National Insurance)은 다르게 작동합니다. HMRC의 조치는 Class 1 소득에서 제외하는 금액을 낮은 구간 없이 마일당 55p로 정합니다. 따라서 마지막 행의 £360은 과세 대상이지만 그 기준으로는 Class 1 국민보험의 대상이 아닙니다. 특히 자동차 수당도 지급한다면 같은 한도에 합산되므로 급여 대행업체에 확인하세요.

주행 거리 청구에 넣을 수 있는 이동

업무 이동은 주행 거리 청구에 넣을 수 있고 일반적인 통근은 넣을 수 없습니다. 프로젝트 업무에서는 현장이 임시 근무지로 인정되는지가 보통 쟁점이며, 이는 HMRC가 안내서 490에서 설명합니다.

24개월 행은 건설업을 포함한 현장 기반 회사에 중요합니다. HMRC의 기준은 기대를 봅니다. 18개월로 계획했다가 30개월로 연장된 프로젝트는 연장된 날짜까지는 임시이고 그 이후는 상시입니다. 그 날짜를 프로젝트 파일에 적어 두세요. 같은 운전이 그때부터 청구할 수 없게 되기 때문입니다.

회사 자체 정책은 세법보다 엄격할 수 있습니다. 일부 회사는 단순하게 하려고 집에서 현장까지의 이동에서 평소 통근 거리를 공제하며, 이를 밝힐 곳이 경비 청구 정책입니다. 이동에 쓴 시간을 고객에게 청구하는 것은 별개의 문제이며 이동 시간 청구에서 다룹니다.

회사가 주행 거리에 대한 VAT를 환급받을 수 있는가

영국의 VAT 등록 회사는 주행 거리 수당 중 연료분에 대해서만 VAT를 환급받을 수 있으며 지급 전체에 대해서는 환급받지 못합니다. VAT Notice 700/64는 연료분에 VAT 분수를 곱하라고 하며, 수당은 실제 운전한 마일을 기준으로 해야 합니다.

위의 150마일을 이용한 가상의 계산입니다. 연료비가 마일당 14p라고 가정합니다. 연료분은 150 × 14p = £21.00입니다. VAT 20%의 VAT 분수는 1/6이므로 환급받을 VAT는 £3.50입니다. 연료 수치를 어떻게 정할지는 회계사와 합의하세요.

이 안내서는 직원별로 보관할 기록도 정합니다. 이동한 마일, 이동이 업무와 사적 용도를 겸했는지, 차량의 배기량, 수당 단가, 청구한 VAT입니다. 회사가 제공한 카드로 연료를 산 경우가 아니라면 연료 송장도 필요합니다. 그러니 양식 머리글에 배기량을 추가하고, 환급받을 계획이라면 운전자에게 주유 영수증을 보관하게 하세요.

ERPFlow에서 주행 거리 청구 기록하기

ERPFlow에는 주행 거리 추적, 직원 청구, 상환 기능이 없으므로 위의 양식은 스프레드시트에 두며, 누적 마일도 마찬가지입니다.

청구를 지급할 때는 주행 거리 같은 직접 만든 카테고리의 지출로 기록하고 서명한 시트를 첨부하세요. 지출은 고객이나 업무에 연결되지 않으므로 ERPFlow는 프로젝트별 주행 거리를 합산하지 않습니다. 시트의 프로젝트 열이 그 일을 합니다.

주행 거리를 고객에게 재청구하려면 송장에 마일을 수량으로, 단가를 가격으로 한 항목으로 추가하세요. 자주 한다면 가격이 설정된 해당 이름의 서비스를 만들어 두면 다시 입력하지 않아도 됩니다.