소규모 프로젝트 회사의 경비 청구 정책

소규모 프로젝트 회사의 경비 청구 정책은 직원이 청구할 수 있는 항목, 사전 승인이 필요한 항목, 첨부할 증빙, 청구 기한, 비용이 고객에게 전달되는 방식을 밝힙니다. 한 페이지면 충분합니다. 아래 문구는 그대로 복사할 수 있습니다. 한도는 직접 정하고, 세금에 관한 부분은 회계사와 확인하세요.

그대로 복사해 쓸 수 있는 경비 청구 정책 예시

이 경비 청구 정책은 가상의 회사를 위해 쓴 것입니다. 대괄호 안의 금액은 직접 바꿔 넣을 예시이며 권장 금액이 아닙니다.

1. 원칙. [회사]를 위해 일하며 개인 비용으로 지불한 합리적인 비용을 상환합니다. 이득도 손해도 없어야 합니다.

2. 사전 승인. 숙박 출장 전, 그리고 한 항목에 [€100]를 넘게 쓰기 전에 프로젝트 책임자의 승인을 받으세요.

3. 영수증. 모든 항목에 영수증을 첨부하세요. 카드 전표는 무엇을 샀는지와 VAT가 나오지 않으므로 충분하지 않습니다. [€100]를 넘는 항목은 회사 명의의 VAT 송장을 요청하세요. 영수증을 분실했다면 경비 청구 내역에 그렇게 쓰고 [이름]이 결정합니다.

4. 프로젝트 코드. 프로젝트 비용에는 모두 프로젝트 코드를 적고, 고객에게 재청구할 수 있는지 표시하세요.

5. 마감. 청구 양식은 다음 달 [5일]까지 제출하세요. [3개월]이 지난 청구는 거부할 수 있습니다.

6. 승인. 프로젝트 책임자나 직속 관리자가 청구를 승인합니다. 자신의 청구는 스스로 승인할 수 없습니다. 대표의 청구는 [다른 대표 또는 기장 담당자]에게 갑니다.

7. 지급. 승인된 청구는 영업일 [10]일 이내에 은행 이체로 지급합니다. 고객이 저희에게 지불했는지와 무관합니다.

8. 법인 카드. 법인 카드 지출도 같은 마감일까지 같은 영수증과 프로젝트 코드가 필요합니다.

9. 허위 청구. 고의로 허위 청구를 하면 징계 사안입니다. 정직한 실수는 바로잡으면 됩니다.

그런 다음 청구할 수 있는 항목의 표를 추가하세요. 직원이 실제로 찾아보는 부분이 이 표이기 때문입니다.

경비 청구 작성 예시

경비 청구 작성 예시는 각 항목을 프로젝트 코드, 재청구 가능 여부와 함께 보여 주고 순액, VAT, 합계를 분리합니다. VAT 20%의 가상 청구이며 기차표에는 VAT가 없습니다.

이 양식에서는 서로 다른 세 가지 숫자가 나옵니다.

• 직원에게 상환하는 금액은 €252.00이며 실제로 지출한 합계입니다.
• 회사의 비용은 €218.00이며 VAT €34.00을 환급받을 수 있는 경우입니다.
• 고객에게 재청구하는 금액은 순액 €158.00(€48 + €110)이며, 재청구에 VAT가 적용되면 VAT를 더합니다. 나머지 €60.00은 회사 자신의 비용으로 남습니다.

피해야 할 실수는 호텔을 €132로 재청구한 뒤 VAT를 더하는 것입니다. 고객에게 VAT에 대한 VAT를 청구하는 것이기 때문입니다. 재청구에 세금이 어떻게 붙는지는 그것이 대납 비용인지 회사 서비스의 일부인지에 달려 있습니다. 두 경우는 청구 가능한 실비 송장 발행과 청구 가능한 실비의 VAT에서 다룹니다.

직원 경비의 VAT를 환급받기 위해 필요한 것

직원 경비의 VAT를 환급받으려면 회사는 일반적으로 실제 업무 비용에 대한 올바른 VAT 송장이나 영수증이 필요하며, 서류와 무관하게 환급이 차단되는 항목도 있습니다.

• EU에서는 VAT 지침 제178조 (a)가 유효한 송장을 보유하는 것을 VAT 공제의 조건으로 정하고, 제176조는 사치품, 오락, 접대처럼 순수한 업무가 아닌 지출을 제외합니다. 회원국은 그 위에 자체 한도를 적용하므로 차단되는 항목은 국가마다 다릅니다.
• 영국에서는 공급자가 £250 이하 공급에 대해 간이 VAT 송장을 발행할 수 있으므로 공급자의 이름, 주소, VAT 번호, 날짜, 설명, 합계, VAT 세율이 표시된 영수증이면 충분할 수 있습니다. 업무 접대의 VAT는 일반적으로 차단되며 해외 고객에 대한 예외가 있습니다. 자사 직원을 접대하는 경우는 다르게 취급됩니다.

실무에서는 회계사가 다르게 말하지 않는 한 고객 접대를 VAT가 포함된 비용으로 취급하세요. 그래서 정책이 영수증과 함께 참석자 이름을 요구합니다.

상환받은 경비는 직원에게 과세되는가

상환받은 경비는 실제 업무 비용을 갚는 것이라면 일반적으로 과세되지 않지만, 규정은 국가마다 다르고 지출 증빙 없이 지급하는 수당에는 더 엄격해집니다.

영국에서는 HMRC의 지급 또는 상환 경비 면제에 따라 직원이 전액 공제받을 수 있는 경비는 고용주가 신고하지 않아도 됩니다. 직원 본인 차량의 주행 거리 지급은 여기에 포함되지 않으며 별도의 단가가 있습니다. 정액 스케일 요율 지급에는 자체 조건이 있으므로 지급하기 전에 문의하세요.

미국에서는 IRS Publication 463이 책임 있는 계획(accountable plan)을 설명합니다. 지출이 업무와 관련되고, 직원이 합리적인 기간 안에 정산하며, 초과분은 반환하는 것입니다. 60일 이내의 정산은 합리적인 것으로 봅니다. 이 규칙을 벗어나는 금액은 임금으로 취급됩니다.

다른 국가에서는 정액 수당 중 어떤 것을 인정하는지 회계사에게 문의하세요. 매달 "경비 명목"으로 지급하는 정액 수당은 주의하세요. 대개 급여 명세서에 올라야 합니다.

회사에 비용을 안기는 경비 청구의 실수

회사에 비용을 안기는 경비 청구의 실수는 대부분 오류로 드러나지 않는 조용한 것들입니다.

• 표시하지 않은 재청구 가능 비용. 프로젝트 코드가 없는 호텔 영수증은 고객 송장에 닿지 못하고 회사가 그냥 떠안습니다.
• 분기 동안 모아 둔 청구. 그때는 VAT가 이전 신고에 속하고 업무는 이미 송장이 발행되었을 수 있습니다.
• 자기 승인. 부정직한 경우는 드뭅니다. 코드나 금액이 맞는지 확인하는 유일한 점검 장치를 없앨 뿐입니다.
• 영수증 대신 카드 전표. 지불은 증명하지만 무엇을 샀는지는 증명하지 못해 VAT 환급을 뒷받침하지 못합니다.
• 정산되지 않은 선지급. 청구가 연결되지 않은 현금 선지급은 대여이거나 급여이며, 어느 쪽인지 아는 편이 낫습니다.

ERPFlow에서 경비 청구 기록하기

ERPFlow에는 직원 경비 청구, 승인 워크플로, 상환 기능이 없으므로 청구 양식과 승인은 스프레드시트나 종이로 ERPFlow 밖에서 처리합니다.

청구가 승인되면 각 비용을 이름, 금액, 카테고리, 세금, 공급업체와 함께 지출로 기록하고 영수증을 첨부하세요. 휴대폰이나 태블릿에서는 사진 찍기로 한 번에 사진을 첨부할 수 있습니다. 영수증을 읽는 기능은 없으므로 수치는 직접 입력합니다. 이번 달, 지난달, 올해, 전체 기간의 합계가 목록 위에 표시됩니다.

ERPFlow의 지출은 고객이나 업무에 연결되지 않으므로 프로젝트별 비용을 보여 주지 않습니다. 나중에 찾을 수 있도록 지출 이름에 프로젝트 코드를 넣고, 업무별 기록으로는 청구 양식을 보관하세요. 비용을 재청구하려면 송장에 항목으로 직접 추가합니다. 지출 관리 권한은 개인의 지출이 아니라 모든 지출에 적용되므로, 입력을 한 사람에게 맡기는 것이 가장 안전합니다.