最終更新：2026年11月6日
一般的な情報であり、税務・法律上の助言ではありません。ルールは国や状況によって異なります。税務や法律に関わる内容は、税理士などにご確認ください。
取引明細書（残高明細）は、顧客に請求した金額、入金された金額、まだ残っている金額をまとめた、日付入りの要約です。新しい請求は生じません。複数の未決済の請求書がある顧客には毎月、自社と先方の記録が食い違いそうなときはいつでも送ります。
取引明細書には何を載せる？
取引明細書には、自社と顧客の情報、明細書の日付、期間中の各請求書と入金、期末残高を載せます。多くは、その残高のうち期限超過がいくらかも示します。一覧は次のとおりです。
- 請求書と間違われないよう、「取引明細書」（Statement of account）の文言
- 自社の事業者名と連絡先、顧客の名前
- 明細書の日付と、対象期間
- 期首残高（繰越残高方式を使う場合）
- 各請求書の番号、日付、支払期日、金額
- 各入金の日付と金額
- VAT込みの期末残高
- その残高の経過期間別の要約
- 支払方法と、おかしな点があれば誰に聞くか
取引明細書の完全な記入例は？
ここでは、架空のスタジオの架空の顧客に宛てた、2026年10月31日付の完全な取引明細書を示します。すべての請求書は14日の支払条件で、数字はすべてVAT込みです。
| 日付 | 内容 | 支払期日 | 請求額 | 入金額 | 残高 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10月1日 | 繰越残高（9月2日付のINV-2026-0088） | 9月16日 | €1,800.00 | ||
| 10月6日 | 入金、INV-2026-0088の一部 | €800.00 | €1,000.00 | ||
| 10月9日 | 請求書 INV-2026-0104 | 10月23日 | €2,400.00 | €3,400.00 | |
| 10月20日 | 入金、INV-2026-0104 | €2,400.00 | €1,000.00 | ||
| 10月23日 | 請求書 INV-2026-0117 | 11月6日 | €1,560.00 | €2,560.00 | |
| 10月30日 | 請求書 INV-2026-0123 | 11月13日 | €720.00 | €3,280.00 | |
| 10月31日 | 請求残高 | €3,280.00 |
その下に、経過期間の要約を付けます。
| 期日前 | 期限超過1〜30日 | 期限超過31〜60日 | 期限超過60日超 | 合計 |
|---|---|---|---|---|
| €2,280.00 | €0.00 | €1,000.00 | €0.00 | €3,280.00 |
€1,000はINV-2026-0088の残りで、支払期日は9月16日、10月31日時点で45日の期限超過です。€2,280は最も新しい2通の請求書で、どちらもまだ期日前です。
送る前の確認は、期首残高＋請求額−入金額＝期末残高です。€1,800＋€4,680−€3,200＝€3,280になります。
未決済方式と繰越残高方式、どちらのレイアウトを使う？
未決済方式（open-item）の明細書は未払いのものだけを載せ、繰越残高方式（balance-forward）の明細書は期間中のすべての動きを示します。上の例は繰越残高方式です。同じ状況を未決済方式にすると次のようになります。
| 請求書 | 日付 | 支払期日 | 当初金額 | 入金額 | 残高 |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0088 | 9月2日 | 9月16日 | €1,800.00 | €800.00 | €1,000.00 |
| INV-2026-0117 | 10月23日 | 11月6日 | €1,560.00 | €1,560.00 | |
| INV-2026-0123 | 10月30日 | 11月13日 | €720.00 | €720.00 | |
| 合計 | €3,280.00 |
| 顧客のタイプ | 使う方式 |
|---|---|
| 請求書ごとに支払い、未払いは何かと尋ねる | 未決済方式 |
| 月に何通も請求書を受け取り、まとめて支払う | 繰越残高方式 |
| 異議を唱える、または支払い済みだと言う | 繰越残高方式。すべての入金が見える |
| 古い請求書が1通だけ残っている | どちらでもない。リマインダーを送る |
取引明細書は請求書やリマインダーと何が違う？
取引明細書は、請求書やリマインダーと違い、取引関係全体を対象とします。請求書とリマインダーは、それぞれ1通の書類だけを対象とします。
| 書類 | 対象 | 求めること | 税務への影響 |
|---|---|---|---|
| 請求書 | 1件の供給 | その供給への支払い | あり。通常はVATが生じる |
| リマインダー | 期限超過の請求書1通 | その請求書の支払い | なし |
| 取引明細書 | 期間中のすべて | 残高の確認、その後の支払い | なし |
| 売掛金年齢表 | すべての顧客 | なし。自分用 | なし |
VATの目的では、明細書は請求書の代わりになりません。EU VAT指令が請求書に求める第226条の項目が載っておらず、顧客の会計士は請求書そのものを求めます。請求書に誤りがあっても、明細書では訂正できません。訂正するのはクレジットノートです。
取引明細書はいつ送り、何と書く？
取引明細書は、複数の請求書を受け取る顧客に、月末の確認の直後に毎月送ります。年度末の前や、お金に関する難しい話し合いの前にも、双方が同じ土台に立てるように送る価値があります。添えるメッセージは短くします。
2026年10月31日時点の取引明細書を添付します。残高は€3,280.00で、そのうち€1,000.00が期限超過です。これは9月16日が期日だった請求書INV-2026-0088の残りです。記録と合わない点があればお知らせください。可能であれば、期限超過分のお支払い予定もお知らせください。
請求書の支払いを担当する人に送ってください。日常の担当者は、会社の会計システムを見ていないかもしれません。
顧客の数字が合わないときは？
顧客の数字が取引明細書と合わないときは、先方が未決済と考えるものの一覧を求め、2つを並べて確認します。ほぼ必ず次のどれかです。
| 先方の数字が | おそらくの原因 |
|---|---|
| 請求書1通分低い | 届いていない、または承認待ち |
| 示していない最近の入金の分だけ低い | 入金が明細書と行き違いになった、または未記録 |
| 高い | 別の顧客に入金を記録した |
| わずかに違う | 銀行手数料か為替レート |
まず自社側のものを直してください。同じ確認の一覧は請求書の入金照合のガイドにあり、明細書を送る前に実行する価値があります。誤りだとわかった明細書は、明細書を送らないよりも信用を損ないます。
ERPFlowで取引明細書を作るには？
ERPFlowには取引明細書という書類がなく、明細書の送信もしません。顧客の記録に表示される内容をもとに、スプレッドシートか文書で作ります。
- 顧客の請求書タブに、その請求書が一覧になります。
- 分析タブに、未払額と状態別の請求書が表示されます。数字は基準通貨で税抜、下に税額が示されるので、VAT込みの明細書と比べる前に両方を足してください。
- 各請求書の入金カードに、受け取った金額と日付が一覧になります。
- 請求書のCSV書き出しは、請求書の明細ごとに1行で、顧客、番号、日付、状態、明細の金額を、すべての顧客分出力します。入金は含まれないため、各請求書から取ります。
期限超過の請求書には、支払いリマインダーを送信でその請求書1通をPDF、超過日数、未払額とともにメールで送れます。請求書ごとにしか使えず、すでに期限超過のものにしか使えないので、取引全体の明細書の代わりにはなりません。