आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
बिलिंग में मदद करने वाला कंसल्टिंग टाइम ट्रैकिंग वर्कफ़्लो चार चरणों का है: काम शुरू होने से पहले हर एंगेजमेंट का कोड खोलें, समय रोज़ ऐसे वाक्यों में दर्ज करें जो क्लाइंट पढ़ सके, हर इनवॉइस से पहले ड्राफ़्ट बिल की समीक्षा करें, और हर महीने बिल किए, राइट-डाउन किए और बिना बिल हुए घंटों का मिलान करें। स्प्रेडशीट चारों चला सकती है।
ज़्यादातर घंटे के काम से कंसल्टिंग का बिल बनाना कठिन है, क्योंकि क्लाइंट ब्योरा पढ़ता है। जिस फ़ाइनेंस डायरेक्टर को "Research, 6 hours" दिखे वह पूछेगा कि क्या रिसर्च हुई, और जिस सलाहकार के पास इससे बेहतर रिकॉर्ड नहीं है, वह बस अंदाज़ा लगा सकता है या लाइन पर छूट दे सकता है।
सलाहकार को समय के हर हिस्से के लिए क्या दर्ज करना चाहिए?
सलाहकार की समय प्रविष्टि में तारीख, व्यक्ति, एंगेजमेंट कोड, चरण, घंटे, बिल योग्य का झंडा और एक पढ़ने लायक वाक्य होना चाहिए जो बताए कि क्या किया गया।
| फ़ील्ड | उदाहरण | बिलिंग को इसकी ज़रूरत क्यों है |
|---|---|---|
| तारीख | 14 April | क्लाइंट को प्रविष्टि को किसी मीटिंग या डिलिवरेबल से मिलाने देती है |
| व्यक्ति | Senior consultant | रेट तय करता है |
| एंगेजमेंट और चरण | NORD-2026-01, Discovery | घंटों को सही इनवॉइस और बजट पर रखता है |
| घंटे | 3.5 | आपके एंगेजमेंट लेटर में लिखे बिलिंग इंक्रीमेंट में |
| बिल योग्य | हाँ | आंतरिक समय को बिना चार्ज किए दिखता रखता है |
| विवरण | नीचे देखें | वह हिस्सा जिस पर क्लाइंट सवाल करेगा |
समय दर्ज करने से पहले कंसल्टिंग एंगेजमेंट कैसे सेट करें?
कंसल्टिंग एंगेजमेंट सेट करने के लिए पहला घंटा दर्ज होने से पहले उसकी बिलिंग शर्तें एंगेजमेंट लेटर से एक शीट पर कॉपी करें। बिलिंग का आधार तय करता है कि समय का रिकॉर्ड किस काम का है।
| बिलिंग का आधार | समय का रिकॉर्ड क्या करता है | किस पर ध्यान दें |
|---|---|---|
| समय और सामग्री | यह हर इनवॉइस के पीछे का सबूत है | विवरणों की गुणवत्ता |
| सीमा के साथ समय और सामग्री | सबूत, साथ में पहले से चेतावनी | सीमा तक बचे घंटे। वहाँ पहुँचने से पहले क्लाइंट को बताएँ |
| तय फ़ीस | सिर्फ़ आंतरिक। क्लाइंट इसे नहीं देखता | चरण-दर-चरण बजट बनाम वास्तविक घंटे |
| रिटेनर | दिखाता है कि महीने की फ़ीस में क्या मिला | भत्ता और आगे ले जाने की शर्तें |
अगर आप अभी इनमें से चुन रहे हैं, तो सलाहकारों के लिए घंटे और रिटेनर बिलिंग की गाइड उनकी तुलना करती है।
हर एंगेजमेंट को प्रोजेक्ट नंबरिंग प्रणाली से उसका अपना कोड दें, और सिर्फ़ वही चरण बनाएँ जिन पर आप सचमुच रिपोर्ट करेंगे। हर ग्रेड का रेट, बिलिंग का दिन, और यात्रा का समय चार्ज होता है या नहीं, यह नोट करें। जब छह महीने बाद कोई सवाल आए, तो यह शीट आपको लेटर दोबारा पढ़ने से बचाती है।
ऐसी समय प्रविष्टियाँ कैसे लिखें जिन पर क्लाइंट सवाल न उठाए?
हर समय प्रविष्टि इस तरह लिखें कि आपने क्या किया, किस पर किया, और किस लिए। एक वाक्य काफ़ी है।
| धुंधली प्रविष्टि | ऐसी प्रविष्टि जिसे क्लाइंट मंज़ूर कर सके |
|---|---|
| रिसर्च | 3 अप्रैल को तय ज़रूरतों के मुकाबले तीन ERP शॉर्टलिस्ट की तुलना की |
| मीटिंग | स्टीयरिंग ग्रुप मीटिंग: रोलआउट का क्रम और दो खुले जोखिम तय किए |
| रिपोर्ट का काम | गुरुवार की समीक्षा के लिए विकल्प रिपोर्ट के सेक्शन 2 और 3 का मसौदा बनाया |
| Admin | इसका बिल न बनाएँ। आंतरिक कोड पर दर्ज करें |
दो आदतें शब्दों से ज़्यादा मायने रखती हैं। उसी दिन दर्ज करें, क्योंकि एक हफ़्ते बाद लिखी प्रविष्टि "Research" बन जाती है। और एक काम की एक प्रविष्टि रखें: कई कामों को एक कुल में समेट देना ब्लॉक बिलिंग कहलाता है, और क्लाइंट नहीं देख पाता कि हर काम की लागत क्या थी। कुछ कॉर्पोरेट क्लाइंट के बिलिंग दिशानिर्देश इसे सीधे मना कर देते हैं।
प्री-बिल समीक्षा क्या है, और उसमें क्या जाँचें?
प्री-बिल समीक्षा ड्राफ़्ट बिल की जाँच है: एक एंगेजमेंट की हर बिना बिल हुई प्रविष्टि, इनवॉइस जाने से पहले क्लाइंट के प्रभारी व्यक्ति द्वारा पढ़ी जाती है। यह गलतियाँ तब पकड़ती है जब उन्हें ठीक करना अब भी मुफ़्त है, क्योंकि जारी इनवॉइस को केवल दूसरे दस्तावेज़ से सुधारा जा सकता है।
- कोड: क्या हर प्रविष्टि सही एंगेजमेंट और चरण पर है?
- विवरण: क्या आप उसे क्लाइंट को ज़ोर से पढ़कर सुनाने में सहज होंगे?
- दोहराव: अगर दो लोग एक मीटिंग में थे, तो क्या लेटर दोनों को चार्ज करने देता है?
- दोबारा काम: आपकी अपनी गलती से लगा समय हटाएँ।
- सीमा: क्या चलता कुल उसके भीतर रहता है?
- अतिरिक्त दायरा: क्या लेटर से बाहर की किसी भी चीज़ की लिखित मंज़ूरी है?
जो भी आप चार्ज न करने का फ़ैसला करें वह राइट-डाउन है। उसे प्रविष्टि मिटाने के बजाय कारण के साथ दर्ज करें, वरना आप यह नज़र खो देते हैं कि आप कितना काम मुफ़्त में दे रहे हैं।
एक उदाहरण: एक महीना, टाइम लॉग से इनवॉइस तक
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। दो लोगों की कंसल्टेंसी वरिष्ठ सलाहकार को €140 प्रति घंटा और एनालिस्ट को €85 पर बिल करती है, और यह एंगेजमेंट NORD-2026-01 के लिए अप्रैल की प्री-बिल समीक्षा है।
| व्यक्ति | काम | दर्ज | राइट-डाउन | बिल | रेट | नेट |
|---|---|---|---|---|---|---|
| वरिष्ठ | डिस्कवरी वर्कशॉप | 14.0 | 0 | 14.0 | €140 | €1,960 |
| वरिष्ठ | स्टीयरिंग रिपोर्ट | 9.5 | 1.5 | 8.0 | €140 | €1,120 |
| एनालिस्ट | प्रोसेस मैपिंग | 31.0 | 0 | 31.0 | €85 | €2,635 |
| एनालिस्ट | डेटा क्लीन-अप, हमारी गलती के बाद दोबारा किया | 6.0 | 6.0 | 0 | €85 | €0 |
| कुल | 60.5 | 7.5 | 53.0 | €5,715 |
अब मिलान करें। दर्ज 60.5 घंटे बिल किए 53.0 और राइट-डाउन किए 7.5 के बराबर हैं, कुछ नहीं बचा। अगर कोई महीना शून्य पर बंद न हो, तो बचा हुआ बिना बिल हुआ काम है, और वह WIP रिपोर्ट में जाता है।
मानक रेट पर महीने का मूल्य €6,435 था: 23.5 वरिष्ठ घंटे और 37 एनालिस्ट घंटे। इनवॉइस €5,715 का है, इसलिए €720 दे दिए गए और आपने मानक मूल्य का 88.8% बिल किया। एक महीने में इसका ज़्यादा मतलब नहीं। एक ही क्लाइंट पर साल भर यही रहे, तो वह कीमत की बातचीत है।
इनवॉइस की लाइन तब इतनी छोटी हो सकती है, अगर लेटर वादा करता है तो प्रविष्टि-दर-प्रविष्टि सूची संलग्न करके:
प्रोसेस मैपिंग, डिस्कवरी चरण, NORD-2026-01, 1 से 30 अप्रैल: 31.0 घंटे €85.00 पर
बिल पर ही कितना ब्योरा दिखाएँ, यह बिल योग्य घंटों को इनवॉइस में बदलना की गाइड में है।
ERPFlow में कंसल्टिंग एंगेजमेंट चलाना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। अभी रोज़ का लॉग और प्री-बिल समीक्षा स्प्रेडशीट या अलग टाइम टूल में रहती है। ERPFlow में समय अनुमोदन या प्रति-व्यक्ति समय रिपोर्ट भी नहीं हैं, और प्रोजेक्ट में रेट, सीमा या बजट नहीं होते।
ERPFlow कंसल्टिंग बिज़नेस के बाकी कागज़ात संभालता है:
- प्रस्ताव: उसे लाइन आइटम वाले कोट के रूप में लिखें, फिर बिलिंग का समय आने पर इनवॉइस में बदलें इस्तेमाल करें। दोनों दस्तावेज़ जुड़े रहते हैं। क्लाइंट ऑनलाइन स्वीकार नहीं कर सकते, इसलिए कोट को स्वीकृत आप खुद चिह्नित करते हैं।
- एंगेजमेंट: प्रोजेक्ट ग्राहक से जुड़ा एक बोर्ड है, जिसके कार्ड असाइनी, समय-सीमाएँ, फ़ाइलें, टिप्पणियाँ और घंटे व मिनट में टाइप किया लगा समय रखते हैं। वे समय प्रति प्रोजेक्ट और प्रति ग्राहक जुड़ते हैं। हर कार्ड में एक आँकड़ा होता है, बिना तारीख के, और वह इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता।
- रेट: हर ग्रेड के लिए एक सेवा बनाएँ, इकाई घंटे और प्रति घंटे के दाम के साथ। इनवॉइस पर सेवा चुनें और अपने लॉग से मात्रा टाइप करें। लाइन पर छूट % हो सकती है, और क्लाइंट का परचेज़ ऑर्डर ऑर्डर संख्या में जाता है।