आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
रेट बढ़ाने का पत्र कुछ सीधे वाक्यों में नया रेट, वह तारीख जिससे वह लागू होता है और क्या अप्रभावित रहता है, बताता है, और ग्राहक को योजना बनाने लायक पर्याप्त सूचना देता है। कम से कम 30 दिन दें, या जो आपका अनुबंध माँगे। पहले अनुबंध देख लें। माफ़ी न माँगें, और हर कारण न गिनाएँ।
रेट बढ़ाने के पत्र में क्या होना चाहिए?
रेट बढ़ाने के पत्र में पुराना रेट, नया रेट, तारीख, और यह होना चाहिए कि बदलाव किसे नहीं छूता। वह आख़िरी हिस्सा ज़्यादातर ग्राहक सबसे पहले पढ़ते हैं, क्योंकि वह "जो काम मैं पहले बुक कर चुका उसका क्या?" का जवाब देता है। फ़ोन करने के लिए एक नामित व्यक्ति जोड़ें, और अगर अनुबंध की कोई धारा है तो उसका हवाला।
लंबी सफ़ाई छोड़ दें। एक सच्चा वाक्य काफ़ी है। अगर आप लागत या महँगाई का ज़िक्र करें, तो पक्का करें कि दावा टिकता है, क्योंकि ग्राहक उसे जाँच सकता है।
ग्राहकों को कितनी पहले सूचना देनी चाहिए?
ग्राहकों को दी जाने वाली सूचना पहले आपके अनुबंध का पालन करे और दूसरे नंबर पर शिष्टाचार का। जहाँ अनुबंध चुप है, वहाँ 30 दिन आम न्यूनतम है, और ग्राहक जितना बड़ा हो, उसे बदलाव को अपने बजट से निकालने के लिए उतना ही ज़्यादा समय चाहिए।
| ग्राहक | सूचना | किस पर ध्यान दें |
|---|---|---|
| कीमत बदलने की धारा वाला अनुबंध | जो धारा कहती है | उसकी विधि और तारीख़ों का ठीक पालन करें |
| तय अवधि का अनुबंध, कोई धारा नहीं | कोई नहीं जो आप थोप सकें | नवीनीकरण पर बढ़ाएँ, या सहमति माँगें |
| मासिक रिटेनर या चलता हुआ समझौता | एक पूरा बिलिंग चक्र, आदर्श रूप से 60 दिन | पक्का करें कि सूचना की अवधि नए इनवॉइस से पहले ख़त्म हो |
| प्रोजेक्ट-दर-प्रोजेक्ट | 30 दिन | पहले से भेजे कोट का पालन करें, जब तक वे समाप्त न हों |
| सालाना बजट वाला बड़ा ग्राहक | 90 दिन, उनके बजट के दौर से पहले | पूछें कि वह कब है |
| निजी उपभोक्ता | पहले अपनी शर्तें और स्थानीय नियम पढ़ें | ऐसी शर्त जो रद्द करने के अधिकार के बिना कीमत बढ़ाने दे, अनुचित हो सकती है (Directive 93/13/EEC, Annex, बिंदु 1(l)) |
रेट बढ़ाने के पत्र के टेम्पलेट जो आप कॉपी कर सकते हैं
ये रेट बढ़ाने के पत्र के टेम्पलेट उन तीन स्थितियों को कवर करते हैं जो ज़्यादातर फ़र्मों के पास होती हैं। आँकड़े काल्पनिक हैं, इसलिए अपने आँकड़े डालें।
घंटे के हिसाब से काम करने वाले ग्राहक के लिए:
प्रिय [नाम],
1 मार्च 2027 से [सेवा] के लिए हमारा रेट €80 से बदलकर €88 प्रति घंटा, VAT अतिरिक्त, हो जाएगा। उस तारीख से पहले जो काम कोट हो चुका है या बुक है, वह मौजूदा रेट पर ही रहेगा।
हम हर साल अपने रेट की समीक्षा करते हैं, और मार्च 2025 के बाद यह पहला बदलाव है। आपका संपर्क और आपकी भुगतान की शर्तें जैसी हैं वैसी ही रहेंगी।
अगर आप आगे के काम पर इसके असर पर बात करना चाहें, तो मुझे [नंबर] पर कॉल करें या इस ईमेल का जवाब दें।
सादर, [नाम]
रिटेनर वाले ग्राहक के लिए:
प्रिय [नाम],
[तारीख] के हमारे समझौते की धारा [संख्या] के तहत, यह पत्र 60 दिन की सूचना देता है कि आपका मासिक रिटेनर €2,000 से बदलकर €2,200, VAT अतिरिक्त, हो जाएगा, मई 2027 के इनवॉइस से शुरू होकर। उसमें शामिल 20 घंटे वही रहेंगे।
अगर आप फ़ीस रखकर घंटे घटाना पसंद करें, तो 1 अप्रैल तक मुझे बता दें और हम उसी तारीख से दायरा बदल देंगे।
सादर, [नाम]
चालू कोट वाले प्रोजेक्ट ग्राहक के लिए:
प्रिय [नाम],
कोट QUO-2026-0091 अपनी समाप्ति तारीख, 31 जनवरी 2027, तक मंज़ूर होने पर तय कीमत पर ही रहेगा। 1 फ़रवरी से नए कोट संलग्न रेट इस्तेमाल करेंगे, जो पिछले साल के रेट से लगभग 10% ज़्यादा हैं।
सादर, [नाम]
इसे अपने अलग संदेश के रूप में भेजें। इनवॉइस के फ़ुटर में या इनवॉइस पर ही एक दबी लाइन में छिपाई गई बढ़ोतरी ऐसी लगती है जैसे आपको उम्मीद थी कि किसी का ध्यान नहीं जाएगा। इनवॉइस के ईमेल के शब्द कैसे रखें, यह इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट में देखें।
रेट बढ़ाने से नुक़सान होने से पहले आप कितना काम खो सकते हैं?
रेट बढ़ाने से आपको नुक़सान होने से पहले आप जितना सोचते हैं उससे ज़्यादा काम खो सकते हैं। बराबरी का हिस्सा है बढ़ोतरी ÷ (100 + बढ़ोतरी)। यह गणित है, इस बात का अनुमान नहीं कि आपके ग्राहक क्या करेंगे।
| बढ़ोतरी | €80 प्रति घंटा बन जाता है | वह काम जो खोकर भी आप उतना ही बिल करते हैं |
|---|---|---|
| 5% | €84 | 4.8% |
| 10% | €88 | 9.1% |
| 15% | €92 | 13.0% |
| 20% | €96 | 16.7% |
एक काल्पनिक फ़र्म लें जो साल में 1,000 घंटे €80 पर बिल करती है, यानी €80,000। 10% की बढ़ोतरी के बाद, €88 पर 909 घंटे €79,992 लाते हैं, लगभग उतना ही, और 91 घंटे ख़ाली। उन घंटों को बेहतर ग्राहकों को, या ऐसे काम को दिया जा सकता है जिसे आप अभी समा नहीं पाते। अगर आपको पक्का नहीं है कि रेट ही सही है, तो उसे अपनी लागत से चार्ज-आउट रेट गाइड के साथ निकालें।
जब ग्राहक विरोध करे तो क्या करें?
जब ग्राहक विरोध करे, तो रेट पर टिके रहें और दायरा बदलने की पेशकश करें। जो शिकायत करे उसके लिए कीमत घटाना हर ग्राहक को शिकायत करना सिखाता है।
मैं समझता हूँ कि यह स्वागत योग्य नहीं है। नया रेट 1 मार्च से हमारे सभी ग्राहकों के लिए लागू है। अगर बजट तय है, तो मैं काम घटाने के तरीक़े सुझा सकता हूँ ताकि मासिक लागत वहीं बनी रहे। क्या कॉल पर इसे देखना मददगार होगा?
पुराने ग्राहक के लिए आप इसे चरणों में भी लागू कर सकते हैं, आधी बढ़ोतरी अभी और आधी छह महीने बाद, बशर्ते दोनों तारीख़ें लिखित में रखें। और कुछ ग्राहक चले जाएँगे। पत्र भेजने से पहले तय कर लें कि आप किन्हें जाने देंगे, ताकि फ़ोन पर फ़ैसला न करना पड़े।
वे ग़लतियाँ जिनसे रेट बढ़ाना और कठिन हो जाता है
- किसी को बताए बिना इनवॉइस पर रेट बदल देना। यही वह है जो ग्राहक गँवाता है। अकाउंट्स टीम इनवॉइस को भी अस्वीकार कर देगी।
- उसे पिछली तारीख से लागू करना। बढ़ोतरी सूचना के बाद की तारीख से लागू होती है, कभी पहले से नहीं।
- अपने सबसे बड़े ग्राहकों को मेल-आउट में ईमेल करना। पहले उन्हें फ़ोन करें, फिर लिखित में फ़ॉलो-अप करें।
- अपने ही दस्तावेज़ भूल जाना। चालू कोट, रिटेनर इनवॉइस और आपकी कीमत सूची, सबको उसी दिन बदलना होता है। मासिक रिटेनर वह है जो सबसे ज़्यादा छूटता है।
- बहुत देर तक इंतज़ार करना। पाँच साल बिना बदलाव के बाद 30% की बढ़ोतरी हर साल की छोटी बढ़ोतरी से कहीं कठिन पत्र है।
ERPFlow में अपने रेट बदलना
ERPFlow में सेवा अपनी कीमत रखती है, इसलिए उसे एक जगह बदलें और हर नई लाइन उसे उठा लेती है। जो पहले से मौजूद है वह अपनी कीमत रखता है: जारी हुआ इनवॉइस अंतिम होता है, और कोट उन्हीं कीमतों को रखता है जिनके साथ लिखा गया था।
आवर्ती इनवॉइस भी अपनी लाइनें रखते हैं, इसलिए सेवा की कीमत का बदलाव उन्हें नहीं छूता। हर आवर्ती इनवॉइस को उस बार से पहले संपादित करें जिसे नई फ़ीस ले जानी है। एक कार्यक्रम पर चलने वाले हर ग्राहक को एक जैसी लाइनें मिलती हैं, इसलिए जो ग्राहक किसी और तारीख पर किसी और कीमत पर जा रहा हो उसे अपना कार्यक्रम चाहिए।
ERPFlow रेट के पत्र लिखता या भेजता नहीं है, और उसमें बल्क ईमेल नहीं है, इसलिए ये आपके अपने मेलबॉक्स से जाते हैं। ग्राहक सूची तैयारी में मदद करती है: उसका राजस्व कॉलम छँटता है, जो दिखाता है कि पहले किसे फ़ोन करना है, और CSV एक्सपोर्ट आपको पते देता है। भेजा हुआ पत्र ग्राहक के रिकॉर्ड से संलग्न करें, ताकि आपकी दी हुई सूचना फ़ाइल में रहे।