Genehmigungsprozess für Stundenzettel in Projektunternehmen

Ein Genehmigungsprozess für Stundenzettel in einem Projektunternehmen hat vier Schritte: Die Person reicht die Woche ein, die genehmigende Person prüft die Zeilen, die genehmigende Person akzeptiert sie oder gibt sie mit Begründung zurück, und die genehmigte Woche wird für Abrechnung und Berichte gesperrt. In einem kleinen Unternehmen genügen eine wöchentliche Frist und eine benannte genehmigende Person je Mitarbeitenden.

Wer sollte Stundenzettel in einem Projektunternehmen genehmigen?

In einem Projektunternehmen sollte eine benannte Person den Stundenzettel jeder Beschäftigten oder jedes Beschäftigten genehmigen, normalerweise wer die Arbeit dieser Person am besten kennt. Leute, die über mehrere Aufträge arbeiten, sind der schwierige Fall, und das sind die praktikablen Regelungen:

Vermeiden Sie, dass jede Projektleitung nur ihre eigenen Zeilen genehmigt. Das klingt gründlich, bedeutet aber, dass ein Stundenzettel nie vollständig ist, bevor ihn alle angesehen haben, und in einem kleinen Unternehmen wartet diese Woche am Monatsende noch immer.

Wie sieht ein wöchentlicher Genehmigungszeitplan aus?

Ein wöchentlicher Genehmigungszeitplan legt für jeden Schritt eine feste Zeit fest, damit genehmigte Stunden bereit sind, bevor Rechnungen rausgehen. Hier ein Beispiel zum Anpassen:

Planen Sie das Monatsende ein. Eine Woche, die zwei Monate umspannt, sollte geteilt werden, damit die letzten Tage mit dem Monat genehmigt und abgerechnet werden können, zu dem sie gehören. Ohne das bekommen Kunden, die nach Stunden zahlen, eine Rechnung, die immer eine Woche hinterherhinkt, und alle müssen erklären, warum. Diese Fristen sollten zu denen in Ihrer Stundenzettel-Richtlinie passen.

Was sollte die genehmigende Person auf einem Stundenzettel prüfen?

Die genehmigende Person sollte prüfen, ob ein Stundenzettel vollständig und richtig kodiert ist, und die Stunden selbst in Ruhe lassen. Gehen Sie jedes Mal dieselbe kurze Liste durch:

1. Ergibt die Summe Sinn? Vergleichen Sie sie mit Vertragsstunden, genehmigtem Urlaub und gesetzlichen Feiertagen.
2. Steht jede Zeile auf dem richtigen Projekt und der richtigen Aufgabe? Achten Sie auf vage interne Zeilen.
3. Stimmt das Kennzeichen „abrechenbar“? Ein falsches Kennzeichen verliert entweder Umsatz oder berechnet einem Kunden etwas, wofür er nicht zahlen sollte.
4. Könnte ein Kunde die Beschreibung lesen? Das zählt nur bei Zeilen, die er sehen wird.
5. Läuft ein Auftrag über sein Budget? Melden Sie es der Projektleitung und lassen Sie die Stunden, wie erfasst.

Hier eine erfundene Woche, die zeigt, warum sich das lohnt. Ben hat einen Vertrag über 40 Stunden und rechnet bei Stundenaufträgen mit 95 € pro Stunde ab.

Auf die Lücke angesprochen, erinnert sich Ben an einen Baustellenbesuch bei P-114 und trägt ihn nach. Das bringt 8,5 Stunden mehr auf Stundenaufträge: die 6,0 umkodierten und die 2,5 nachgetragenen. Zu 95 € sind das 807,50 €, die nicht auf eine Rechnung gelangt wären, in wenigen Minuten gefunden. Diese Stunden kommen dann in die Rechnung.

Der Prüfung, der Sie widerstehen sollten, ist, Stunden zu kürzen, weil ein Auftrag über dem Budget liegt. Das verbirgt die Überschreitung vor den Leuten, die sie sehen müssen, und gibt Ihnen für das nächste Angebot eine falsche Zahl. Entscheiden Sie sich, einige Stunden nicht abzurechnen, halten Sie diese Entscheidung getrennt als Abschreibung auf Leistung fest und lassen Sie die erfasste Zeit, wie sie war.

Wie geben Sie einen Stundenzettel zurück?

Um einen Stundenzettel zurückzugeben, nennen Sie die Zeile, sagen Sie, was falsch aussieht, und setzen Sie eine Frist zur Korrektur. Ein vages „bitte prüfen“ kommt mit denselben Fehlern zurück. Hier eine Formulierung zum Übernehmen:

Ben, ich gebe Woche 23 zurück. Zeile 3 (6 Stunden, „Sonstiges“) sieht nach Überarbeitungen für P-118 aus, bitte kodieren Sie sie um. Die Woche summiert sich außerdem auf 37,5 bei 40 vertraglichen, ergänzen Sie also, was fehlt, oder vermerken Sie, warum es weniger ist. Bitte bis Mittwoch 12:00 Uhr an mich zurück.

Für einen Stundenzettel, der nicht eingegangen ist:

Ihr Stundenzettel für Woche 23 war heute um 10:00 Uhr nicht da. Bitte reichen Sie ihn bis 15:00 Uhr ein, damit P-114 mit allem anderen abgerechnet werden kann.

Halten Sie diese Nachrichten beim Stundenzettel. Ist jemand durchgehend verspätet, sprechen Sie persönlich mit ihm, statt strengere Erinnerungen zu senden.

Wie behandeln Sie Korrekturen nach der Genehmigung?

Korrekturen nach der Genehmigung laufen über ein Änderungsprotokoll, damit die genehmigten Zahlen vertrauenswürdig bleiben und der Verlauf sichtbar bleibt. Ist eine Woche gesperrt, bearbeitet sie niemand direkt. Ein kurzes Protokoll neben den Stundenzetteln genügt:

Sind die Stunden bereits abgerechnet, ändert eine Änderung am Stundenzettel die Rechnung nicht. Sie müssen auch die Rechnung ordnungsgemäß korrigieren, mit einer Gutschrift oder einem neuen Dokument, je nach den Regeln Ihres Landes.

Um eine Woche in einer Tabelle zu sperren, führen Sie eine Statusspalte mit Entwurf, Eingereicht, Zurückgegeben oder Genehmigt. Schützen Sie dann den genehmigten Bereich: Excel und Google Sheets können beide einschränken, wer einen Bereich bearbeitet. Das ist nicht manipulationssicher, aber es verhindert Versehen, und für ein Unternehmen dieser Größe genügt das.

Der Prozess scheitert auf vorhersehbare Weise. Eine genehmigende Person, die nur Summen genehmigt, übersieht alle Kodierungsfehler. Nur am Monatsende zu genehmigen heißt, dass sich niemand erinnert, was „Sonstiges“ war. Eine einzelne genehmigende Person ohne Vertretung wird beim ersten Urlaub zum Nadelöhr. Dauert die Genehmigung mehr als wenige Minuten je Person, liegt es meist an den Beschreibungen, beheben Sie sie also an der Quelle.

Stundenzettel neben ERPFlow genehmigen

ERPFlow hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. ERPFlow hat auch keinen Genehmigungsschritt für Stundenzettel, führen Sie diesen Prozess also in einer Tabelle mit einer Stundenzettel-Vorlage für Teams.

Die genehmigten Stunden gelangen dann von Hand nach ERPFlow. In einer Rechnung ist eine Zeile Menge mal Preis, Sie tragen also die genehmigten Stunden als Menge und Ihren Satz als Preis ein, oft aus einer Dienstleistung mit bereits gesetztem Preis. Eine ausgestellte Rechnung ist endgültig, prüfen Sie also die gesperrte Woche, bevor Sie ausstellen.

Verwechseln Sie das nicht mit Urlaub, das Anträge und Genehmigungen hat, aber nur für Abwesenheit. Hier ist es nützlich, weil eine genehmigende Person die Urlaubszeilen eines Stundenzettels mit dem abgleichen kann, was dort genehmigt wurde.