Zeit nach Aufgabe: wohin die Stunden jeder Person gingen, Monat für Monat

Ein Bericht zur Zeit nach Aufgabe zeigt, wie viele Stunden jede Person in einem Monat auf jede Art von Arbeit verwendet hat, mit Summen. Sie bauen ihn mit einer Pivot-Tabelle aus Stundenzettelzeilen auf, die ein Datum, eine Person, ein Projekt und einen Aufgabencode tragen. Vergleichen Sie einige Monate, sehen Sie, wohin die Stunden abdriften.

Wie sieht ein Bericht zur Zeit nach Aufgabe aus?

Ein Bericht zur Zeit nach Aufgabe hat Aufgaben als Zeilen, Personen als Spalten und rechts eine Summe und einen Prozentanteil. Hier ein erfundener für März, aus einem Designbüro mit drei Personen, darunter eine Teilzeitkraft:

Das Lesen quer zeigt, wer was macht. Anna trägt drei Viertel der Angebote und mehr als die Hälfte der Baustellenbesuche. Das Lesen abwärts zeigt, wie der Monat einer Person verbracht wurde. Ben verbrachte ein Viertel seines Monats mit Überarbeitungen.

Verschiedene Aufgaben brauchen verschiedene Schnitte derselben Daten, verwechseln Sie diesen Bericht also nicht mit Budgetstunden und Iststunden, der Stunden gegen den Plan eines Auftrags vergleicht, oder mit der Auslastung, die den abrechenbaren Anteil misst.

Wie lesen Sie die Zeit nach Aufgabe Monat für Monat?

Um die Zeit nach Aufgabe Monat für Monat zu lesen, setzen Sie den Anteil jeder Aufgabe in eine Zeile und suchen einen stetigen Trend statt eines einzelnen ungewöhnlichen Monats. Ein Anteil gleicht Monate mit mehr oder weniger Stunden aus, was reine Stunden nicht tun.

Hier dasselbe erfundene Büro, mit einer Aufgabe über vier Monate verfolgt:

Die Überarbeitungen haben sich mehr als verdoppelt, während die Gesamtstunden gleich blieben. Die 109 Stunden im April sind 57 mehr als die 52 im Januar. Bei erfundenen internen Kosten von 60 € pro Stunde sind das 3.420 € zusätzliche Kosten in einem Monat, und bei Festpreisarbeit bezahlt sie niemand. Kein Auftragsbericht zeigt das, weil jeder einzelne Auftrag nur leicht überzogen aussieht.

Das übliche Mittel ist kommerziell. Holen Sie bei jeder Stufe eine Freigabe ein und berechnen Sie Änderungen danach. Der Ratgeber zu Zusatzleistungen beschreibt, wie Sie sie vereinbaren und abrechnen.

Das sind Ausgangspunkte, keine Diagnosen. Fragen Sie die Person, bevor Sie entscheiden, was eine Zahl bedeutet.

Wie bauen Sie einen Bericht zur Zeit nach Aufgabe auf?

Sie bauen einen Bericht zur Zeit nach Aufgabe auf, indem Sie eine Zeile je Stundenzettelzeile führen und diese zusammenfassen, nie indem Sie Summen in eine Monatstabelle tippen. Eine flache Liste lässt sich später beliebig schneiden, eine Zusammenfassung lässt sich nicht wieder auseinandernehmen.

Die Spalte „Monat“ ist eine Formel, etwa =TEXT(A2,"yyyy-mm"), damit sie niemand tippt. Fügen Sie dann entweder eine Pivot-Tabelle ein mit Aufgabe als Zeilen, Person als Spalten, Stunden als Werten und Monat als Filter, oder nutzen Sie je Zelle eine Formel:

=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")

Nutzen Sie für die Aufgabenspalte ein Dropdown. Eine Pivot-Tabelle behandelt „Überarbeitungen“, „überarbeitungen“ und „Überarbeitung“ als verschiedene Aufgaben, und das schadet diesen Berichten mehr als alles andere. Die Stundenzettel-Vorlage für Teams hat ein Wochenlayout, aus dem Sie diese Zeilen sammeln können.

Wie viele Aufgabencodes sollten Sie haben?

Zwischen 6 und 12 Aufgabencodes, für alle Projekte gemeinsam, ist für ein kleines Unternehmen ein sinnvoller Bereich. Der Test für jeden Code ist, ob Sie eine Entscheidung nennen können, die er ändern würde. „Überarbeitungen“ besteht, denn eine hohe Zahl ändert, wie Sie Stufen freigeben lassen. „Drucken“ fällt meist durch, denn Sie werden nichts anders machen, was auch immer dort steht.

Nutzen Sie auf jedem Projekt dieselben Codes und halten Sie das Projekt in einer eigenen Spalte. Ein Code wie „Riverside-Zeichnungen“ vermischt die beiden, und Sie können nie Zeichnungen über Aufträge hinweg addieren. Nehmen Sie einen Code für Verwaltung auf, sonst versteckt sich diese Zeit in dem Kundenauftrag, der gerade zufällig offen war. Lassen Sie die Liste dann einige Monate in Ruhe, denn ein Code, den Sie mittendrin umbenennen, zerstört den Vergleich, den Sie aufbauen.

Die Zeit nach Aufgabe aus ERPFlow holen

ERPFlow hat weder einen Bericht zur Zeit nach Aufgabe noch Zeitberichte je Person. ERPFlow hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald, deckt aber keinen Bericht wie diesen ab, die Methode oben bleibt also in einer Tabelle.

Das Nächstliegende heute ist das Feld für die aufgewendete Zeit an einer Karte in Projekte, getippt in Stunden und Minuten. Ist jede Karte eine Aufgabe, erhalten Sie eine Summe je Aufgabe. Die Board-Liste summiert die Zeit je Projekt, und die Seite des Kunden summiert sie über seine Boards.

Sie können Karten außerdem als CSV exportieren, mit Titel, Beschreibung, Projekt, Spalte, Frist und aufgewendeter Zeit in Minuten. Die Datei enthält weder Zuständige noch Daten, denn eine Karte hält eine laufende Summe statt datierter Einträge. Sie sehen also die Zeit je Karte, aber nicht, wer sie aufgewendet hat und in welchem Monat. Für einen groben Monatswert je Karte exportieren Sie zu jedem Monatsende und ziehen die Minuten der vorigen Datei von denen der aktuellen ab.