Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Ein Angebot nennt einen Preis vor der Arbeit. Eine Rechnung fordert Zahlung, sobald die Arbeit vereinbart oder erledigt ist, und ist in der Regel das Steuerdokument. Eine Quittung bestätigt, dass das Geld eingegangen ist. Sie markieren verschiedene Momente desselben Verkaufs, und normalerweise trägt nur die Rechnung die USt.-Angaben, die Ihr Kunde braucht, um die Steuer zurückzufordern.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot, Rechnung und Quittung?
Der Unterschied zwischen Angebot, Rechnung und Quittung liegt darin, welche Frage jedes beantwortet und was daraus folgt.
| Angebot | Rechnung | Quittung | |
|---|---|---|---|
| Die Frage, die es beantwortet | Was wird es kosten? | Was schulden Sie, und bis wann? | Haben Sie bezahlt? |
| Wann es ausgestellt wird | Vor der Arbeit | Zum vereinbarten Abrechnungszeitpunkt | Wenn das Geld eingeht |
| Wer sich darauf stützt | Der Kunde bei seiner Entscheidung | Die Buchhaltung des Kunden und die Steuerbehörde | Die Unterlagen des Kunden |
| Rechtliche Wirkung | Ein Angebot, das durch Annahme in der Regel zum Vertrag wird | Hält fest, was geschuldet wird | Nachweis der Zahlung |
| Nummer | Aus der eigenen Reihe | Fortlaufend und eindeutig, für die USt. | Nicht erforderlich, außer sie dient zugleich als vereinfachte Rechnung |
| Umsatzsteuerliche Wirkung | Keine | Hält die USt. in der Regel fest oder löst sie aus | Für sich keine |
| Kann der Kunde darauf USt. zurückfordern? | Nein | Ja, wenn gültig | Nur wenn sie die Regeln für vereinfachte Rechnungen erfüllt |
| Wenn es falsch ist | Vor der Annahme neu ausstellen | Mit einem neuen Dokument korrigieren | Eine neue ausstellen |
Die meisten Verwechslungen entstehen, weil man diese Dokumente für Fassungen eines einzigen hält. Das sind sie nicht. Einem neu getippten Angebot mit der Überschrift „Rechnung“ fehlt meist die Hälfte dessen, was eine Rechnung braucht. Angebot in Rechnung umwandeln geht durch, was sich ändern muss.
Ist ein Angebot rechtlich bindend?
Ein Angebot ist in der Regel bindend, sobald der Kunde es annimmt, denn ein angenommenes Angebot bildet meist einen Vertrag, während ein Kostenvoranschlag in der Regel nicht bindet, weil er nur eine fundierte Schätzung ist. Das nationale Vertragsrecht entscheidet die Einzelheiten, und in manchen Ländern kann ein Angebot mit angegebener Gültigkeitsfrist vor Ablauf nicht zurückgenommen werden.
Benennen Sie das Dokument also nach dem, was es ist. Kann sich der Preis bewegen, schreiben Sie „Kostenvoranschlag“ darüber und sagen, was ihn ändern könnte. Legen Sie sich fest, schreiben Sie „Angebot“, nennen den Leistungsumfang und ein Gültig-bis-Datum, damit ein alter Preis nicht ein Jahr später angenommen werden kann.
Ist eine Rechnung dasselbe wie eine Quittung?
Eine Rechnung ist nicht dasselbe wie eine Quittung, denn eine Rechnung fordert Geld, das noch nicht bezahlt wurde, und eine Quittung hält Geld fest, das bezahlt wurde. Eine Rechnung, die mit Datum und Betrag als bezahlt gekennzeichnet ist, kann beide Aufgaben erfüllen, und viele kleine Unternehmen nutzen sie so.
Die Überschneidung, die Sie kennen sollten, ist die vereinfachte Rechnung (Kleinbetragsrechnung). Ein Kassenbon kann bei einem kleinen Umsatz als USt.-Dokument dienen, wenn er die erforderlichen Angaben zeigt:
- In der EU müssen die Länder eine vereinfachte Rechnung bis 100 € zulassen, mit Ausnahmen für manche grenzüberschreitenden Verkäufe. Sie braucht mindestens das Ausstellungsdatum, Ihre Identifikation, die Art der Waren oder Dienstleistungen und den Steuerbetrag oder die Angaben, ihn zu berechnen (Artikel 220a und 226b der Mehrwertsteuersystemrichtlinie).
- Im Vereinigten Königreich ist eine vereinfachte Rechnung erlaubt, wenn die Leistung 250 £ oder weniger beträgt und der Kunde zustimmt. Sie zeigt Ihren Namen, Ihre Anschrift und USt-IdNr., den Tax Point, eine Beschreibung sowie den Gesamtbetrag und den Steuersatz (HMRC-Leitfaden zur USt., Absatz 16.6.1).
Über diesen Grenzen braucht ein Geschäftskunde eine vollständige Rechnung, um einen Vorsteuerabzug zu belegen. Manche Länder verlangen außerdem bei Einzelhandels- oder Barverkäufen einen Beleg, teils aus einer registrierten Kasse. Prüfen Sie das für Ihr Land, wenn Sie über den Ladentisch verkaufen.
Wo passen Kostenvoranschlag, Proforma-Rechnung und Bestellung hin?
Kostenvoranschlag, Proforma-Rechnung und Bestellung stehen um die drei Hauptdokumente herum, und zwei davon werden regelmäßig mit Rechnungen verwechselt.
| Dokument | Was es ist | Fehler, den Sie vermeiden sollten |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Ein grober Preis, der sich ändern kann | Ihn „Angebot“ nennen und daran gehalten werden |
| Proforma-Rechnung | Ein rechnungsähnliches Angebot, oft um vor der Leistung bezahlt zu werden | Sie als Steuerdokument behandeln. HMRC sagt, sie kann keinen Vorsteuerabzug stützen und sollte mit „this is not a VAT invoice“ gekennzeichnet sein (Absatz 17.3), und danach muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit USt. folgen |
| Bestellung | Das eigene Dokument des Kunden, mit dem er sich zum Kauf verpflichtet | Ihre Rechnung ohne dessen Nummer senden |
| Lieferschein | Nachweis, dass die Ware angekommen ist | Ihn anstelle einer Rechnung senden |
| Gutschrift | Verringert oder storniert eine ausgestellte Rechnung | Stattdessen die Rechnung bearbeiten |
| Kontoauszug | Listet auf, was für einen Kunden offen und bezahlt ist | Zu erwarten, dass er die Rechnungen ersetzt |
Ein Auftrag, alle Dokumente: ein Beispiel
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Elektriker verkabelt ein Geschäft neu für 2.000 € zuzüglich 20 % USt., mit 30 % bei Annahme.
| Datum | Dokument | Netto | USt. | Gesamt | Der Kunde schuldet danach |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. März | Angebot QUO-2026-0031 | 2.000 € | 400 € | 2.400 € | 0 €: noch nichts |
| 6. März | Rechnung INV-2026-0107, Anzahlung 30 % | 600 € | 120 € | 720 € | 720 € |
| 7. März | Quittung über die Anzahlung | 720 € | 0 € | ||
| 24. März | Rechnung INV-2026-0119, Rest 70 % | 1.400 € | 280 € | 1.680 € | 1.680 € |
| 30. März | Quittung über den Rest | 1.680 € | 0 € |
Die beiden Rechnungen ergeben zusammen das Angebot: 600 € und 1.400 € netto, 120 € und 280 € USt., 720 € und 1.680 € brutto. Das Angebot selbst gelangte nie in die Bücher. Es hielt fest, was vereinbart war, und das ist seine ganze Aufgabe. Wie die USt. auf die Anzahlung angewendet wird, steht in Anzahlung und Schlusszahlung.
Wenn ein Kunde eine Quittung verlangt, genügt dieser Wortlaut:
Mit Dank erhalten: 720,00 € am 7. März 2026 per Überweisung, als Zahlung der Rechnung INV-2026-0107 von Bright Spark Electrical Ltd. Verbleibender Betrag dieser Rechnung: 0,00 €.
Verwechslungen, die echte Probleme verursachen
- USt. auf ein Angebot oder eine Proforma-Rechnung zurückfordern. Der Kunde hat kein gültiges Dokument, und der Abzug kann bei einer Prüfung scheitern.
- Eine Nummernreihe für Angebote und Rechnungen teilen. Abgelehnte Angebote hinterlassen dann Lücken in Ihrer Rechnungsnummerierung, und Sie müssten jede erklären.
- Eine Rechnung für einen Auftrag ausstellen, der nicht angenommen wurde. Sie kann eine Umsatzsteuerschuld für einen Verkauf begründen, der nie stattfindet, und sie zu stornieren erfordert ein weiteres Dokument.
- Einen Kartenbeleg als Quittung für die USt. behandeln. Ein Beleg, der nur den gezahlten Betrag zeigt, nennt die USt. nicht und stützt deshalb keinen Abzug.
Angebote, Rechnungen und Quittungen in ERPFlow
Angebote und Rechnungen sind in ERPFlow getrennte Dokumente, jedes mit eigener Nummerierung, etwa QUO-2026-0031 und INV-2026-0107. In Rechnung umwandeln kopiert ein Angebot in einen neuen Entwurf und verknüpft die beiden. Ein Angebot markieren Sie von Hand als angenommen oder abgelehnt, denn Kunden können es nicht online annehmen oder unterschreiben.
ERPFlow hat kein Quittungsdokument und keine Proforma-Rechnung. Sobald Sie eine Zahlung erfasst haben, vertreten zwei Dinge die Quittung. Wird eine bezahlte Rechnung erneut per E-Mail gesendet, geht sie mit einer Zeile hinaus, die sagt, dass sie vollständig bezahlt ist, und das PDF einer teilweise bezahlten Rechnung druckt Bezahlt und Offener Betrag. Das PDF einer vollständig bezahlten Rechnung druckt keinen Bezahlt-Stempel. Braucht ein Kunde also eine förmliche Quittung, schreiben Sie eine mit dem Wortlaut oben.
Belege, die Sie von Lieferanten erhalten, gehören zu einer Ausgabe, an die Sie die Datei anhängen oder die Sie auf dem Telefon fotografieren können. ERPFlow liest die Zahlen nicht aus dem Bild, Sie tippen sie also ein.