Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Ein Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung ist der vereinbarte Prozentsatz, den ein Kunde von jeder Abschlagszahlung zurückhält, bis der Auftrag einen festgelegten Punkt erreicht. Weisen Sie auf jeder Rechnung die abgerechnete Leistung, den Abzug und den fälligen Nettobetrag aus, führen Sie eine laufende Summe des Einbehaltenen und stellen Sie diese Summe in Rechnung, wenn der Vertrag sie freigibt.
Was ist ein Sicherheitseinbehalt?
Ein Sicherheitseinbehalt ist Geld, das Sie auf einer Baustelle verdient haben und das der Kunde als Sicherheit gegen Mängel oder unfertige Arbeit zurückhält und später nach dem Vertrag zahlt. US-Verträge nennen ihn „retainage“. Britische Verträge nennen ihn „retention“, und die HMRC beschreibt ihn als das Zurückhalten eines Teils des Vertragspreises, bis bestätigt ist, dass die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wurde.
Er ist eine aufgeschobene Zahlung und keine Preissenkung, und das entscheidet, wie Sie ihn auf der Rechnung zeigen und warum Sie ihm hinterherlaufen müssen.
Wie viel Sicherheitseinbehalt darf ein Kunde zurückhalten?
Wie viel ein Kunde zurückhalten darf, hängt zuerst vom Vertrag ab und dann vom örtlichen Recht, das ihn deckeln kann. Regeln ändern sich, und das hier sind Beispiele, keine vollständige Liste:
| Wo | Was gilt, geprüft im November 2026 |
|---|---|
| Kalifornien, private Bauvorhaben | Obergrenze von 5 % für Verträge, die ab dem 1. Januar 2026 geschlossen wurden, mit Ausnahmen wie bestimmten niedrigen Wohnbauprojekten und einer Bürgschaftsausnahme |
| New York, private Bauvorhaben | 5 % der Vertragssumme bei Verträgen, die unter das Gesetz des Staates zur zügigen Zahlung fallen |
| Andere US-Bundesstaaten | Sehr unterschiedlich, und für öffentliche Aufträge gelten oft eigene Regeln. Prüfen Sie das Gesetz Ihres Bundesstaats und Ihren Vertrag |
| Vereinigtes Königreich | Vom Vertrag bestimmt. Bei JCT-Formularen ist der Standardwert 3 %, und die Parteien können einen anderen Wert oder keinen vereinbaren |
Im Vereinigten Königreich zeichnet sich eine Änderung ab. Im März 2026 erklärte die Regierung, sie schlage ein Verbot vor, Retention aus Bauverträgen abzuziehen und einzubehalten, und die Commercial Payments Bill würde das tun. Als wir nachsahen, lief der Entwurf noch durchs Parlament. Die Lesart einer Anwaltskanzlei ist, dass das Verbot nicht vor 2030 gelten würde. Prüfen Sie, wie weit es ist, wenn Sie einen langen Vertrag unterschreiben.
Wie weisen Sie den Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung aus?
Weisen Sie den Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung als Abzug von der abgerechneten Leistung aus, mit dem fälligen Nettobetrag und der laufenden Summe des Einbehaltenen, beides genannt. Wer sie liest, soll sehen können, was verdient wurde, was jetzt gezahlt wird und was noch aussteht. Mit erfundenen Zahlen kann das Ende der Rechnung so aussehen:
| In diesem Zeitraum erbrachte Leistung | 45.000,00 $ |
| Abzüglich Sicherheitseinbehalt 5 % (Vertragsklausel 5.2) | −2.250,00 $ |
| Fälliger Betrag dieser Rechnung | 42.750,00 $ |
| Bisher einbehaltener Betrag, diese Rechnung eingeschlossen | 3.750,00 $ |
Verlangt der Vertrag AIA-Formulare, läuft der Einbehalt stattdessen über Zeile 5 des G702. Der Ratgeber zu AIA G702 und G703 erklärt die Rechnung. Zur Einrichtung der Stufen im Allgemeinen siehe Abschlagsrechnung.
Wie führen Sie die laufende Summe?
Führen Sie die laufende Summe des Sicherheitseinbehalts je Vertrag an einer Stelle, mit jeder Rechnung aktualisiert. Hier ein erfundenes Beispiel: ein Nachunternehmer bei einem Vertrag über 120.000 $ mit 5 % Einbehalt, am Ende vollständig freigegeben.
| Rechnung | Abgerechnete Leistung | Einbehalt | Netto fällig | Bisher einbehalten |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 30.000 $ | 1.500 $ | 28.500 $ | 1.500 $ |
| 2 | 45.000 $ | 2.250 $ | 42.750 $ | 3.750 $ |
| 3 | 45.000 $ | 2.250 $ | 42.750 $ | 6.000 $ |
| Freigabe | −6.000 $ | 6.000 $ | 0 $ | |
| Gesamt | 120.000 $ | 120.000 $ |
Prüfen Sie es auf zwei Wegen. Der bisher einbehaltene Betrag sollte dem Satz mal der bisher abgerechneten Leistung entsprechen (5 % von 120.000 $ sind 6.000 $). Und die abgerechnete Leistung sollte der Summe aller Nettobeträge entsprechen.
Der häufigste Rechenfehler ist, den Prozentsatz auf die kumulierte Zahl zu nehmen und ihn auf jeder Rechnung erneut voll abzuziehen. Rechnen Sie auf die Leistung bis heute, ziehen Sie nur den Zuwachs seit dem letzten Mal ab.
Wie stellen Sie die Freigabe des Sicherheitseinbehalts in Rechnung?
Stellen Sie die Freigabe des Sicherheitseinbehalts als neue Rechnung mit eigener Nummer in Rechnung, sobald die Bedingung des Vertrags erfüllt ist. Bei vielen Aufträgen wird sie nicht automatisch gezahlt, und eine Freigabe, die niemand anfordert, kann lange unbezahlt bleiben.
Die Bedingung steht in Ihrem Vertrag. Bei US-Aufträgen ist sie häufig an die wesentliche oder endgültige Fertigstellung gebunden, manchmal mit Verzichtserklärungen auf Pfandrechte. Bei JCT-Formularen kommt die erste Hälfte bei Fertigstellung des Projekts und die zweite nach der Mängelhaftungsfrist, Sie stellen also zwei Rechnungen aus. Notieren Sie beide Termine beim Unterschreiben, nicht erst bei der Fertigstellung.
Freigabe des Sicherheitseinbehalts nach Klausel 5.2 des Vertrags 14-2026, nach wesentlicher Fertigstellung am 30. Juni 2026. Einbehalt aus den Rechnungen INV-2026-0012, INV-2026-0019 und INV-2026-0027: 6.000,00 $. Auf dieser Rechnung wird keine neue Leistung abgerechnet.
Wie funktioniert die USt. auf die britische Retention?
Die britische USt. auf Retention wird im Allgemeinen erst fällig, wenn Sie die Retention in Rechnung stellen oder erhalten, je nachdem, was zuerst eintritt. Die VAT Notice 708 der HMRC sagt das in Absatz 23.1.2, und Absatz 2.1.1 sagt, dass derselbe USt.-Satz wie bei den früheren Zahlungen aus dem Vertrag zu verwenden ist. Ihre Zwischenrechnung berechnet also USt. auf den Nettobetrag, und die Freigaberechnung berechnet USt. auf die Retention.
Hier wieder das erfundene Beispiel, in Pfund mit 20 % USt.:
| Rechnung | Leistung | Retention | Netto berechnet | USt. | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| Zwischenrechnung 2 | 45.000 £ | 2.250 £ | 42.750 £ | 8.550 £ | 51.300 £ |
| Freigaberechnung | 6.000 £ | 1.200 £ | 7.200 £ |
Drei Vorbehalte gelten. Stellen Sie vorab eine USt.-Rechnung über den vollen Wert aus, wird die USt. auf den vollen Wert zu diesem Zeitpunkt fällig. Die HMRC hat Sonderregeln für einige Bauleistungen, fragen Sie Ihre Buchhalterin oder Ihren Buchhalter also bei allem Ungewöhnlichen. Und wo das inländische Reverse-Charge-Verfahren gilt, berechnen Sie die USt. gar nicht, und Ihr Kunde schuldet sie.
Außerhalb des Vereinigten Königreichs fragen Sie Ihre Buchhalterin oder Ihren Buchhalter. In der EU lässt Artikel 66 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie die Mitgliedstaaten wählen, wann die USt. für bestimmte Umsätze entsteht, der Zeitpunkt ist also nicht überall derselbe. Die Behandlung der US-Sales-Tax unterscheidet sich je Bundesstaat und ist hier nicht behandelt.
Sollten Sie den vollen Betrag oder den Nettobetrag in Rechnung stellen?
Stellen Sie in den meisten Fällen den Nettobetrag in Rechnung und führen Sie den Einbehalt bis zur Freigabe in einer laufenden Summe. Die beiden Ansätze verhalten sich in Ihren Büchern unterschiedlich.
| Nettobetrag in Rechnung stellen | Vollen Betrag in Rechnung stellen, Einbehalt unbezahlt | |
|---|---|---|
| Ihre Rechnungsliste | Zeigt nur, was jetzt fällig ist | Zeigt monatelang eine teilweise bezahlte Rechnung, dann überfällig |
| UK-USt. | Fällig auf den Nettobetrag | Fällig auf den vollen Betrag bei Ausstellung |
| Umsatz in Ihren Berichten | Niedriger, bis die Freigabe abgerechnet ist | Voller Wert von Anfang an |
| Laufende Summe | Gesondert von Ihnen geführt | Sichtbar als offener Saldo |
Ihre Buchhalterin oder Ihr Buchhalter will den Einbehalt womöglich zum Periodenende anpassen, damit Ihr Umsatz zeigt, was verdient wurde. Ein WIP-Bericht zeigt diese Zahl Auftrag für Auftrag. Zahlt der Kunde einfach weniger, als die Rechnung verlangt, ist das etwas anderes: Es ist eine Teilzahlung, und der Rest bleibt fällig.
Sicherheitseinbehalt in ERPFlow behandeln
ERPFlow hat keinen Zeilentyp für Sicherheitseinbehalte und keinen laufenden Einbehaltssaldo, und Rechnungszeilen dürfen nicht negativ sein, eine Abzugszeile ist also nicht möglich. Wer bei großen Verträgen jeden Monat gestufte Bewertungen mit Retention fährt, wird es als dünn empfinden. Für ein kleines Bauunternehmen mit gelegentlicher Retention funktioniert das:
- Rechnen Sie den Nettobetrag als eine Zeile ab. Tragen Sie in einer gewöhnlichen Rechnung eine Zeile ein wie „Leistung in diesem Zeitraum 45.000,00 $, abzüglich 5 % Sicherheitseinbehalt 2.250,00 $. Bisher einbehalten 3.750,00 $“, Menge 1, Preis 42.750 $. Das Rabattfeld der Zeile würde die Rechnung richtig machen, aber Rabatt ist das falsche Wort für Geld, das man Ihnen noch schuldet.
- Führen Sie die laufende Summe in einer Tabelle. ERPFlow addiert sie nicht über Rechnungen hinweg.
- Notieren Sie den Freigabetermin. Eine Karte auf dem Projekt-Board des Auftrags mit einer Frist wird gelb und dann rot, wenn der Termin näher rückt. Es wird nichts gesendet, jemand muss also hinsehen.
- Stellen Sie die Freigabe als neue Rechnung aus. Es ist eine gewöhnliche Rechnung mit einer Zeile, und das Feld Bestellnummer kann die Vertragsreferenz tragen. Setzen Sie den Steuersatz in der Zeile. ERPFlow entscheidet weder die USt.-Behandlung noch den Steuerzeitpunkt für Sie.
- Fordern Sie sie von Hand ein. Zahlungen werden von Hand erfasst, und Erinnerungen gehen nur raus, wenn jemand sie sendet.