آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
ينبغي أن يسجّل كل فرد في الفريق وقته لأن تكاليف الأعمال وعروض الأسعار وقرارات التوظيف كلها تقوم على إجمالي الساعات، وأي ثغرة في السجل تجعلها كلها خاطئة. أغفل شخصًا واحدًا فقد يبدو عمل خاسر مربحًا. وكثيرًا ما يكون الشخص المغفَل هو الأغلى كلفة.
ماذا يحدث إذا سجّل بعض الناس وقتهم فقط؟
إذا سجّل بعض الناس وقتهم فقط، يبدو كل عمل أرخص مما كان، وتنقل هذا الخطأ إلى عرض السعر التالي.
إليك مثالًا مختلقًا. يفوز استوديو تصميم من ستة أشخاص بعمل بأتعاب ثابتة قدرها €18,000 ويستهدف ربح €100 عن كل ساعة. يسجّل الموظفون 150 ساعة. ويقضي المدير نحو 60 ساعة أخرى في اجتماعات العميل والمراجعات ولا يسجلها لأنه «لست قابلًا للفوترة».
| الساعات المحسوبة | الربح في الساعة | مقارنةً بهدف €100 | |
|---|---|---|---|
| ساعات الموظفين فقط | 150 | €120.00 | أعلى بمقدار €3,000 |
| ساعات الجميع | 210 | €85.71 | أقل بمقدار €3,000 |
هو العمل نفسه. يقول الصف الأول إن السعر كان صحيحًا. ويقول الثاني إن العمل التالي المشابه ينبغي أن يُسعَّر بمبلغ €21,000، أي أكثر بنحو 17%. وفي الحياة الواقعية لن يعرف أحد الساعات الستين. فهي تظهر في هذا الجدول فقط لأن المثال مختلق.
يبين دليل الساعات المقدَّرة مقابل الفعلية كيف تُبقي هذه المقارنة جارية أثناء العمل، ويتناول دليل المبلغ المقطوع أم الساعة ما يعنيه ذلك لتسعيرك.
ما الذي تستطيع الشركة أن تقرره حين يسجّل الجميع وقتهم؟
حين يسجّل الجميع وقتهم، تستطيع الشركة أن تجيب عن عدة أسئلة تسير بغير ذلك على الرأي. كل سؤال يحتاج شريحة مختلفة من السجل نفسه، ويخطئ كل منها بطريقته حين تنقص الساعات.
| القرار | ساعات من يحتاج | بدونها |
|---|---|---|
| هل تدفع هذه الأتعاب الثابتة ما يكفي؟ | كل من في العمل | يبدو العمل أفضل مما كان |
| بكم نعرض السعر المرة القادمة؟ | الجميع، حسب المرحلة | تسعّر من الذاكرة، والذاكرة تنسى المراجعات |
| هل نستطيع قبول هذا العمل في مارس؟ | الجميع، بما في ذلك الوقت الداخلي | تحمّل الأشخاص الذين لا تستطيع استبدالهم فوق طاقتهم |
| هل نحتاج إلى التوظيف؟ | الجميع، بما في ذلك الأعمال الإدارية | توظّف بناءً على الشعور بالانشغال |
| هل أسعارنا صحيحة؟ | الجميع، الساعات المدفوعة وغير المدفوعة | يقوم سعر البيع بالساعة للعميل على تخمين للحصة القابلة للفوترة |
| هل فوترنا ما عملناه؟ | أي شخص في عمل بالساعة | لا تصل الساعات إلى الفاتورة |
السطر الأخير هو ما يخطر عادةً في أذهان الناس، وهو الأصغر بين الستة. إن كان هذا همّك الرئيسي، فاقرأ بعده كيف تتتبع الساعات القابلة للفوترة.
هل ينبغي أن يسجّل الموظفون غير القابلين للفوترة وقتهم أيضًا؟
نعم، ينبغي أن يسجّل الموظفون غير القابلين للفوترة وقتهم، وإن بتفصيل أقل بكثير من الذين يعملون على أعمال العملاء. يحتاج مسؤول مسك الدفاتر أو مدير المكتب إلى ثلاثة أو أربعة رموز، مثل المالية والمكتب ودعم المبيعات وأعمال العملاء الإدارية، ودقيقتين في اليوم.
لساعاتهم وظيفتان. فهي تفصل بين الانشغال والانشغال بعمل مدفوع، لأن شركة تضاعفت أعمالها الإدارية بهدوء تبدو كشركة تضاعفت مبيعاتها. وهي تُظهر أيضًا أي العملاء يكلّفون أكثر مما توحي به الفاتورة، حين يستهلك حساب واحد قدرًا غير متناسب من المتابعة والتصحيح. وبدون ذلك يبدو أولئك العملاء مربحين كغيرهم. ولدى دليل الساعات القابلة وغير القابلة للفوترة طريقة لإعداد هذا الفصل.
هل يستحق تسجيل الوقت كلفته؟
يستحق تسجيل الوقت عادةً لشركة تبيع الساعات أو الأتعاب الثابتة، وتستطيع اختبار ذلك بحساب بأرقامك أنت.
إليك حسابًا مختلقًا. يقضي ستة أشخاص 5 دقائق يوميًا في تسجيل الوقت، على مدى 230 يوم عمل. هذا 6,900 دقيقة، أو 115 ساعة في السنة. وبتكلفة داخلية قدرها €50 للساعة، يكلّف السجل €5,750 في السنة. العمل أعلاه سُعّر بأقل من حقه بمقدار €3,000، فتكفي ملاحظة عملين مثله في السنة لتغطية الكلفة كلها. وإن كنت لا تتخيل عملين كهذين، فربما لا تحتاج إلى هذا.
| نشاطك | هل يستحق التسجيل حسب العمل؟ |
|---|---|
| الاستشارات أو غيرها من الأعمال بالساعة | نعم. السجل هو أساس الفاتورة |
| مشاريع بأتعاب ثابتة، مثل التصميم أو وكالات التسويق | نعم. هكذا تتعلم بكم تعرض السعر |
| اتفاقات شهرية | نعم. يُظهر أي اتفاق تُخدم أكثر من اللازم |
| المتاجر أو المقاهي بنظام المناوبات | نادرًا. جدول المناوبات والصندوق يخبرانك بأكثر |
| شخص واحد يبيع منتجات بسعر ثابت | نادرًا. لا يوجد إلا شخص واحد تسأله |
وهناك اختبار آخر. إذا لم ينظر أحد في السجل خلال شهر من كتابته، فتوقف عن جمعه حتى يفعل أحد. الوقت الذي يُسجَّل ولا يُقرأ ضريبة على فريقك.
كيف تجعل الناس يسجّلون الوقت دون استياء؟
يسجّل الناس الوقت بانتظام حين يرون الغاية منه وحين يفعله الشخص الذي في الأعلى أيضًا. وعمليًا يرجع ذلك إلى عادات قليلة.
- ابدأ بالمديرين. قاعدة تستثني الرئيس تخبر الجميع أنها لا تهم.
- سجّل في اليوم نفسه. إعادة بناء أسبوع بعد ظهر الجمعة تخمين بفواصل عشرية.
- لا تطلب دقة زائفة. أقرب 15 دقيقة يكفي لمعظم الأعمال، وجدول وحدات الفوترة يحوّل الدقائق إلى وحدات.
- أظهر النتائج. مرة في الشهر، اعرض ساعات عمل واحد مقابل أتعابه. يحتفظ الناس بالسجلات التي رأوها تُستخدم.
- لا تعاقب رقمًا صادقًا. وبّخ شخصًا لأنه سجّل 30 ساعة على مهمة من 20 ساعة، وفي المرة القادمة ستحصل على 20، وستكون تكاليف أعمالك خاطئة من ذلك الحين.
إليك صياغة يمكنك تعديلها للإعلان:
ابتداءً من يوم الاثنين، يسجّل الجميع ساعاتهم، وأنا منهم. تكفي بضع دقائق في نهاية اليوم: المشروع والمهمة والساعات. نفعل ذلك لنسعّر الأعمال تسعيرًا صحيحًا ونرى متى نتحمل أكثر مما ينبغي. ليس الغرض أن نفحص كم يستغرق كل شخص، ولن يقع أحد في مشكلة بسبب رقم صادق.
ثم ضع القواعد كتابةً في سياسة سجلات الدوام، واستخدم قالب سجل دوام الفريق للتخطيط.
تسجيل الوقت في ERPFlow
ليس في ERPFlow اليوم مؤقّت ولا سجلات دوام. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا.
ما لدى ERPFlow الآن هو حقل للوقت المستغرق في كل بطاقة داخل المشاريع، يُدخل بالساعات والدقائق. وتُجمع المجاميع لكل مشروع، ولكل عميل حيث تكون اللوحة مرتبطة به. هذا يخبرك كم استغرق العمل إجمالًا. لكنه لا يسجّل من قضى الساعات، فيجب أن يبقى السجل لكل شخص، الذي يدعو إليه هذا الدليل، في جدول بيانات.
والوقت المسجَّل لا يتحول إلى سطور فاتورة أيضًا. يُضاف العمل بالساعة إلى الفاتورة ككمية وسعر تدخلهما أنت. ويبين دليل تسجيل الوقت كعضو في الفريق كيف تعمل البطاقات.