تسجيل الوقت في ERPFlow كعضو في الفريق

لتسجيل الوقت في ERPFlow، افتح البطاقة التي عملت عليها، وأضف وقتك إلى ما يعرضه حقل الوقت المستغرق أصلًا، واكتب الإجمالي الجديد بالساعات والدقائق، ثم احفظ. تحمل كل بطاقة إجماليًا متراكمًا واحدًا، فكتابة وقتك أنت وحده تمحو ما أدخله زملاؤك.

ماذا تحتاج قبل أن تستطيع تسجيل الوقت؟

تحتاج إلى حساب دخول إلى مؤسسة شركتك في ERPFlow ودور يستطيع إدارة المشاريع. يدعوك المالك أو المسؤول بالبريد الإلكتروني من الإعدادات > الأعضاء، وتنتهي صلاحية الدعوة بعد 7 أيام، فاطلب دعوة جديدة إن قدمت دعوتك. ويغطي دليل دعوة فريقك جانبهم من ذلك.

يبدأ دور العضو المدمج بصلاحيتي العرض والإدارة على المشاريع، فيستطيع أغلب الناس تسجيل الوقت فورًا. وإذا كان عنصر تحكم باهتًا ويقول «You don't have permission for this action»، فدورك يستطيع قراءة اللوحات فقط. ويستطيع المالك أو المسؤول تغيير ذلك من الأدوار والصلاحيات.

كيف تسجّل الوقت على بطاقة؟

1. افتح المشاريع في الشريط الجانبي واختر اللوحة. يرشّح مربع البحث بطاقات تلك اللوحة بالعنوان أو الوصف.
2. انقر البطاقة. تُفتح في درج جانبي.
3. ابحث عن الوقت المستغرق واقرأ الرقم الموجود فيه.
4. أضف وقتك إلى ذلك الرقم واكتب الإجمالي الجديد في ساعات ودقائق. مربع الدقائق يمتد من 0 إلى 59، فتُدخل 75 دقيقة على أنها ساعة و15 دقيقة.
5. اختر حفظ التغييرات.

يظهر الإجمالي الجديد على البطاقة، بجانب موعدها النهائي.

لماذا تضيف إلى الرقم بدلًا من إدخال وقتك أنت؟

الوقت المستغرق رقم واحد لكل بطاقة، دون قائمة إدخالات خلفه. حفظ رقم جديد يستبدل القديم، ولا يمكن استرجاع القديم.

هذا مثال مُختلَق بشخصين على بطاقة واحدة:

لو كتب Ben الرقم 45 د يوم الثلاثاء، لعرضت البطاقة 45 د وضاعت الساعة والنصف التي سجّلتها Ana، دون ما يدل على أنها كانت موجودة. هذا هو الخطأ الذي ينبغي أن تحذّر منه زميلًا جديدًا.

مسح الوقت المستغرق يفرّغ المربعين. والحقل الفارغ ليس مثل الصفر: البطاقة المسجّل عليها 0 تعرض 0 د، والفارغة لا تعرض شيئًا.

كيف تحتفظ بسجل عمّن فعل ماذا؟

لا يسجّل ERPFlow من كتب الرقم ولا أي يوم ينتمي الوقت إليه، لذلك فالتعليق على البطاقة أبسط سجل. يعرض كل تعليق مؤلفه ووقت كتابته. وسطر قصير يكفي:

الثلاثاء 10 مارس، 45 د، ركّبت الوحدة الثانية. الإجمالي الجديد 2 س 15 د.

التعليقات ملاحظات: لا شيء يجمعها. لكنها تعني أن الإجمالي المكتوب فوقه يمكن إعادة بنائه، وأن من يُعدّ الفاتورة يرى فيم صُرف الوقت.

وإذا كانت شركتك تحتاج أرقامًا بحسب الشخص، فأعطِ كل شخص بطاقته الخاصة للمهمة. يصبح إجمالي كل بطاقة وقت ذلك الشخص. ضع الأحرف الأولى في عنوان البطاقة إن كان أحد سيجمعها في جدول بيانات، لأن المكلّفين ليسوا في تصدير CSV.

على أي بطاقة تسجّل الوقت؟

سجّل الوقت على بطاقة العمل الذي أنجزته، في لوحة ذلك العمل أو العميل، لأن إجمالي العميل يُقرأ من اللوحة. وإذا لم يناسب شيء، فـمهمة جديدة تنشئ بطاقة، أو علامة + في أعلى المسار تنشئ واحدة في ذلك العمود. وفي خطة Free تُحدد البطاقات بـ10.

البطاقات الطويلة الأمد تسبب مشاكل. الوقت على البطاقة بلا تاريخ، فبطاقة واحدة تمتد ثلاثة أشهر لا تستطيع أن تقول كم منها كان في مارس. وإذا كانت شركتك تفوتر شهريًا، فاطلب ممن يدير اللوحة تقسيم الأعمال الطويلة إلى بطاقة لكل شهر أو لكل مرحلة، مثل «مارس: زيارات الموقع». وفي دليل كيف تعمل المشاريع المزيد عن تقسيم اللوحات.

أين يظهر الوقت المسجّل؟

وبعض الإجراءات تغيّر هذه الإجماليات دون أن يلمس أحد الحقل:

• نقل بطاقة إلى مشروع آخر ينقل وقتها إلى تلك اللوحة.
• نسخ بطاقة يكرر وقتها على النسخة، فامسح الحقل في النسخة ما لم يكن العمل قد أُنجز مرتين فعلًا.
• أرشفة بطاقة تترك وقتها في الإجماليات.
• حذف بطاقة نهائيًا يزيل وقتها.

ما لا يفعله تسجيل الوقت في ERPFlow

ليس في ERPFlow مؤقّت ولا سجلات دوام اليوم، والوقت على بطاقة لا يتحول إلى بنود فاتورة. وسيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا.

لا توجد تقارير وقت لكل شخص ولا موافقات، وإجماليات المشاريع ساعات فقط، دون أسعار أو ميزانيات خلفها. ومن يُعدّ الفاتورة يكتب الساعات بنفسه، كما يشرح دليل تحويل الساعات القابلة للفوترة إلى فاتورة. وإذا كانت شركتك تحتاج سجلًا أسبوعيًا بحسب الشخص مع اعتماد، فاحتفظ به في سجل دوام للفريق بجانب اللوحات.