آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
روجعت القواعد والأرقام المأخوذة من مصادر أخرى بتاريخ 6 نوفمبر 2026. هذه الأمور تتغيّر، فتأكّد من المصدر قبل أن تعتمد عليها.
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
تبين سياسة سجلات الدوام لشركة مشاريع من يسجّل الوقت، وبأي وحدة، وبحلول متى، وعلى أي رموز، ومن يعتمده، وكيف تُصحَّح الأخطاء. وتتسع لها صفحة واحدة. المثال أدناه جاهز للنسخ: غيّر الكلمات بين الأقواس، وراجع نقاط وقت العمل مع قانون بلدك.
ماذا ينبغي أن تغطي سياسة سجلات الدوام؟
ينبغي أن تغطي سياسة سجلات الدوام القرارات التي كان الناس سيتخذونها بطرق مختلفة لولاها. هذه الإعدادات الافتراضية تناسب شركة من نحو 5 إلى 20 شخصًا، ويستخدمها المثال أدناه.
| القرار | الافتراضي المعقول |
|---|---|
| من يسجّل | الجميع، بمن فيهم المديرون |
| الوحدة | 15 دقيقة، أو 6 إذا اشترط عقد العميل ذلك |
| متى يُسجَّل | يوميًا |
| متى يُقدَّم | الساعة 10:00 في أول يوم عمل من الأسبوع التالي |
| من يعتمد | معتمِد واحد مسمّى لكل شخص |
| التغييرات بعد الاعتماد | فقط بسبب مسجَّل |
وإن كنت ما تزال تدافع عن تسجيل الوقت أصلًا، فابدأ بدليل لماذا ينبغي أن يسجّل كل فرد في الفريق وقته.
مثال على سياسة سجلات الدوام يمكنك نسخه
كُتب مثال سياسة سجلات الدوام هذا لشركة مختلقة. استبدل ما بين الأقواس، واحذف ما لا ينطبق، وليقرأه شخص يعرف قانون العمل عندك قبل أن يصدر.
1. على من تسري. على كل من يعمل لدى [الشركة]، بمن فيهم المديرون والموظفون بدوام جزئي. المتعاقدون الذين يفوترونا بالساعة يتبعون البنود من 3 إلى 6.
2. ماذا تسجّل. سجّل كل الوقت الذي تعمله، قابلًا للفوترة أم لا، على رمز مشروع أو رمز داخلي. إن عملته فسجّله، بما في ذلك الوقت الذي يتجاوز ساعات عقدك.
3. كيف تسجّله. سجّل إلى أقرب 15 دقيقة. لكل سطر رمز ومهمة وساعات. لا تقرّب يومًا بالزيادة أو النقصان لتبلغ هدفًا.
4. الأوصاف. في السطور القابلة للفوترة اكتب شيئًا يستطيع العميل قراءته: «تنقيح مخطط الطابق 2 بعد ملاحظات العميل»، وليس «مخططات».
5. المواعيد النهائية. سجّل يوميًا. قدّم أسبوعك بحلول الساعة 10:00 في أول يوم عمل من الأسبوع التالي. وإذا كنت ستغيب فقدّم قبل أن تذهب.
6. الرموز الداخلية. استخدم ADMIN أو SALES أو TRAINING أو LEAVE. اسأل [الاسم] قبل إضافة رمز جديد. لا تضع عملًا داخليًا على رمز عميل أبدًا.
7. العمل الإضافي. اتفق على العمل الإضافي مع مديرك قبل أن تعمله. وإن حدث رغم ذلك فسجّله. الساعة غير المتفق عليها تبقى ساعة عملتها.
8. الاعتماد. يراجع [المعتمِد] سجل دوامك بحلول نهاية [اليوم]. وإن أُعيد إليك فستذكر الملاحظة السبب. صحّحه وأعد تقديمه خلال يوم عمل واحد.
9. التصحيحات. عدّل سطورك بحرية حتى تقدّم. وبعد الاعتماد اسأل [المعتمِد]. نسجّل الرقم القديم والجديد والسبب والتاريخ، ولا يغيّر أحد ساعاتك دون أن يخبرك.
10. كيف نستخدم سجلات الدوام. نستخدمها لنفوتر العملاء ولنحسب تكلفة المشاريع ونسعّرها ولنخطط أعباء العمل ولنحتفظ بسجلات وقت العمل. يستطيع معتمِدك وقادة المشاريع و[المالية] رؤية ساعاتك. نحتفظ بها [مدة]. ولا نستخدمها لنراقب كيف تقضي كل دقيقة من يومك.
11. سجلات الدوام المتأخرة. سنذكّرك في اليوم نفسه. والتأخر المتكرر مسألة لمديرك. ولا يمنع سجل الدوام المتأخر دفع راتبك.
بندا الاعتماد والتصحيح عملية قائمة بذاتها، ويبين إجراء اعتماد سجلات الدوام كيف تديرها أسبوعًا بعد أسبوع.
هل سجل الدوام هو نفسه سجل وقت العمل؟
سجل الدوام ليس تلقائيًا سجلًا لوقت العمل، وإن كان مستند واحد يستطيع أداء الوظيفتين إذا صُمم لذلك.
في الاتحاد الأوروبي، حكمت محكمة العدل في القضية C-55/18، CCOO ضد Deutsche Bank (14 مايو 2019) بأن على الدول الأعضاء أن تلزم أصحاب العمل بإنشاء "نظام موضوعي وموثوق ومتاح" يقيس الوقت الذي يعمله كل عامل كل يوم. وتقرر كل دولة عضو الشكل الذي يتخذه النظام، فالتفاصيل في قانونك الوطني.
في بريطانيا العظمى، تتطلب اللائحة 9 من لوائح وقت العمل 1998 سجلات كافية لإثبات الامتثال لحدود وقت العمل، تُحفظ سنتين. ومنذ 1 يناير 2024 ليس على صاحب العمل تسجيل ساعات كل عامل اليومية إذا استطاع إثبات الامتثال دون ذلك.
والاختبار العملي بسيط. يصلح سجل دوام المشروع سجلًا لوقت العمل فقط إذا التقط كل الساعات المعمولة فعلًا، بما فيها العمل الإضافي الذي لن يفوتره أحد. والجدول المحدد بـ8 ساعات في اليوم، أو المعبأ مسبقًا بساعات العقد، يرسب فيه. ولهذا يقول البند 2 أن تسجّل كل شيء.
وسجلات الدوام بيانات شخصية أيضًا بموجب GDPR. يجب إخبار الموظفين لماذا تجمع ساعاتهم ومن يراها ومدة الاحتفاظ بها، وهذا ما يخدمه البند 10. وتتفاوت مدد الاحتفاظ بحسب الغرض، لأن قواعد الضرائب وعقود العملاء قد تمتد أطول من قواعد وقت العمل، فاسأل محاسبك قبل أن تملأ ذلك القوس.
ما مدى صرامة سياسة سجلات الدوام؟
ينبغي أن تكون سياسة سجلات الدوام بالصرامة التي تتطلبها فوترتك، لا أكثر. الشركة التي ترسل الساعات إلى العملاء تحتاج إلى تفصيل في كل سطر أكثر بكثير من شركة تحسب تكلفة أعمالها فقط.
| كيف تفوتر | الوحدة | تفصيل السطر | السبب |
|---|---|---|---|
| بالساعة، ويرى العميل الساعات | 6 أو 15 دقيقة | مقروء للعميل | سجل الدوام يسند الفاتورة |
| أتعاب ثابتة حسب المرحلة | 15 أو 30 دقيقة | المرحلة والمهمة | تحتاج إلى التكلفة حسب المرحلة، لا سردًا |
| اتفاق شهري | 15 دقيقة | العميل والمهمة | تفحص الساعات مقابل ما تغطيه الأتعاب |
| مزيج من هذه | الأشد منها، للجميع | مقروء للعميل | لن يغيّر الناس عاداتهم من عمل إلى آخر |
وللوحدة يبين جدول وحدات الفوترة ما يفعله كل اختيار بالفاتورة. ولنموذج الفوترة راجع فوترة المستشار بالساعة مقابل الاتفاق الشهري.
أي أخطاء في سياسة سجلات الدوام تسبب أكبر المشكلات؟
الأخطاء التي تسبب أكبر المشكلات هي التي تجعل الأرقام خاطئة دون أن يلاحظ أحد.
- إعفاء المديرين. ساعاتهم هي غالبًا الأغلى في الشركة، ويلاحظ الجميع الإعفاء.
- «لا سجل دوام، لا أجر». يبدو رادعًا فعالًا، وفي بلدان كثيرة هو مشكلة قانونية. لاحق سجل الدوام وادفع الأجور.
- أربعون رمزًا. يختار الناس أول رمز يبدو قريبًا، ويفقد التقرير معناه. لا تضف رمزًا إلا حين تستطيع تسمية القرار الذي سيغيّره.
- اعتبار التجاوز سوء سلوك. يستجيب الناس بقص الساعات، وتصبح تكاليف أعمالك خاطئة من ذلك الحين. التجاوز معلومة عن عرض السعر.
- سياسة لا ينفّذها أحد. إذا بقيت سجلات الدوام دون قراءة شهرًا، فقد أخبرت الشركة الناس أنها لا تهم. استخدم قالب سجل دوام الفريق البسيط وراجعه أسبوعيًا.
تشغيل سياسة سجلات الدوام إلى جانب ERPFlow
ليس في ERPFlow اليوم مؤقّت ولا سجلات دوام. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. وليس فيه اعتمادات لسجلات الدوام أيضًا، فتعمل هذه السياسة على جدول بيانات، ولا تعتمد على أي برنامج بعينه.
أشياء قليلة في ERPFlow تجاور ذلك. في بطاقة داخل المشاريع حقل للوقت المستغرق يُدخل بالساعات والدقائق، ويُجمع لكل مشروع ولكل عميل لكنه لا يسجّل من قضى الوقت ولا متى. وتتولى الإجازات طلبات الإجازة والموافقات، فتستطيع مطابقة سطر LEAVE مع طلب معتمد. وتمنح الإشارات المرجعية الفريق مكانًا مشتركًا واحدًا لحفظ رابط السياسة. أما الساعات التي تفوترها فتدخل في الفاتورة ككمية وسعر تدخلهما أنت.