كيف تتتبّع الساعات القابلة للفوترة

لتتبّع الساعات القابلة للفوترة، سجّل كل كتلة عمل للعميل في اليوم الذي تنجزه: التاريخ والعميل والعمل وما فعلته والدقائق التي استغرقها. علّمه قابلًا للفوترة أو لا، واحتفظ بكل شيء في سجل واحد، وأغلق ذلك السجل في يوم ثابت من كل أسبوع، والتفاصيل ما تزال حاضرة في ذهنك.

ما الذي يُعدّ ساعة قابلة للفوترة؟

الساعة القابلة للفوترة هي وقت يمكنك تحميله لعميل بموجب اتفاقك معه. وهذا يعني عادةً العمل نفسه، إضافةً إلى المكالمات ورسائل البريد والبحث التي احتاجها العمل. أما تسعير عمل جديد، وملاحقة الفواتير، وإصلاح أخطائك أنت، فلا تُحتسب عادةً.

الاتفاق هو الذي يقرر، فقد تكون المهمة نفسها قابلة للفوترة لعميل وغير قابلة لآخر. والمناطق الرمادية في دليل الساعات القابلة وغير القابلة للفوترة.

ماذا يجب أن يسجّل سجل الوقت؟

يحتاج سجل الوقت إلى تفاصيل تكفي لبناء فاتورة وللإجابة عن سؤال عميل بعد ستة أسابيع. هذه الأعمدة تصلح في جدول بيانات أو في أي أداة:

العمود الأخير هو ما يتجاوزه الناس. املأه يوم تصدر الفاتورة، وتستطيع كل شهر أن ترشّح السجل إلى «قابل للفوترة، لم يُفوتر بعد» دون تفكير.

اكتب الوصف كأن العميل سيقرأه، لأنه سيقرؤه يومًا ما. «مكالمة مع مسؤول المالية عن الفروقات» يصمد أمام الاستفسار. أما «إداري» فلا.

ما أدق طريقة لتسجيل الوقت؟

تدوين الوقت عند انتهاء كل مهمة هو الطريقة الأدق لأغلب الناس، وإعادة بناء أسبوع من الذاكرة هي الأقل دقة.

لا تحتاج إلى برنامج لاستخدام أي منها سوى الأولى. يكفي دفتر وجدول بيانات.

روتين أسبوعي يُبقي السجل أمينًا

1. عند إنهاء كل مهمة، دوّن الدقائق وبضع كلمات عنها.
2. في نهاية كل يوم، راجع تقويمك والبريد المرسل وسجل المكالمات بحثًا عمّا فاتك.
3. يوم الجمعة، املأ الفجوات وقارن الساعات المسجّلة بالساعات التي عملتها. إذا عملت 40 وسجّلت 31، فابحث عن الساعات التسع الأخرى.
4. في نهاية الشهر، اجمع بحسب العميل والعمل، ثم حوّل الساعات إلى فاتورة.

إذا كان عدة أشخاص يسجّلون الوقت، فتخطيط أسبوعي مشترك يوفر كثيرًا من الملاحقة: انظر نموذج سجل الدوام للفريق. ولجمع الساعات لكل عمل، انظر تتبّع الساعات القابلة للفوترة بحسب المشروع.

مثال محلول: يوم واحد في السجل

هذا مثال مُختلَق. مستشار يتقاضى 90 € في الساعة يسجّل هذا الاثنين:

الوقت القابل للفوترة هو 150 + 18 + 72 = 240 دقيقة، أي 4.00 ساعات. بسعر 90 € يكون ذلك 360 € لليوم. أما الـ75 دقيقة الأخرى فلا تدر شيئًا، لكن يستحق أن تراها: إعادة العمل وكتابة عروض الأسعار استهلكتا قرابة ربع اليوم المسجّل.

في جدول بيانات، مع الدقائق في العمود D، يكون عمود الساعات =ROUND(D2/60,2).

لماذا 1.30 ليست ساعة ونصفًا

كتابة وقت الساعة كعدد عشري هي أشيع زلة حسابية في سجل الوقت. ساعة وثلاثون دقيقة هي 1.5 ساعة، لا 1.30. بسعر 90 € للساعة، تفوتر 1.30 مبلغ 117.00 €، وتفوتر 1.5 مبلغ 135.00 €، فيخسر هذا الإدخال وحده 18.00 €.

وجود عمود للدقائق يمنع ذلك. ويُبعد التقريب عن السجل أيضًا. قرّب مرة واحدة، حين تُعدّ الفاتورة، باستخدام وحدة الفوترة الواردة في اتفاقك.

الأخطاء التي تضيّع الوقت القابل للفوترة

• تجاهل ما هو أقل من عشر دقائق. اثنتا عشرة مكالمة من خمس دقائق ساعة كاملة.
• الإدخالات الغامضة. «العميل A، متفرقات، 3 ساعات» يُستفسر عنها، والساعات المستفسر عنها كثيرًا ما تنتهي مشطوبة.
• تسجيل الأعمال بالساعة فقط. الأعمال بأتعاب ثابتة تحتاج إلى سجل أيضًا، وإلا لا تعرف هل دفعت الأتعاب ثمن العمل. انظر الساعات المقدّرة مقابل الفعلية.
• حذف الساعات التي لن تفوترها. علّمها غير قابلة للفوترة بدلًا من ذلك، ليظهر في السجل ما استغرقه العمل فعلًا.

تتبّع الساعات القابلة للفوترة في ERPFlow

ليس في ERPFlow مؤقّت ولا سجلات دوام اليوم، والوقت المسجّل على بطاقة لا يتحول إلى بنود فاتورة. وسيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا.

الموجود الآن هو حقل الوقت المستغرق على كل بطاقة في المشاريع، يُكتب بالساعات والدقائق. وتُجمع الإجماليات لكل مشروع ولكل عميل. وهذا يعطيك رقمًا متراكمًا لكل عمل، دون علامة قابلية فوترة، ودون تاريخ للوقت، ودون تقسيم بحسب الشخص. وإذا كنت تفوتر بالساعة، فاحتفظ بالسجل المفصّل أعلاه في جدول بيانات واستخدم إجماليات البطاقات للمقارنة. ويبيّن دليل تسجيل الوقت كعضو في الفريق كيف يعمل الحقل.

ولفوترة الساعات، أضف بندًا إلى فاتورة واكتبها كمية، عادةً من خدمة تحمل سعر ساعتك.