Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để định giá công việc kế toán tính phí cố định, hãy ước tính số giờ công việc của từng khách hàng, nhân với đơn giá theo giờ mục tiêu, cộng thêm khoản dự phòng cho phần phát sinh và đặt giới hạn cho phạm vi. Để kiểm tra có lãi không, hãy chia mức phí cho số giờ thực tế đã dùng, theo từng khách hàng, ít nhất mỗi năm một lần.
Làm sao định giá phí cố định cho công việc kế toán?
Bạn định giá phí cố định cho công việc kế toán bằng cách dựng nó từ các đầu việc, rồi cộng khoản dự phòng cho những gì bản ước tính bỏ sót.
- Liệt kê mọi công việc lặp lại của khách hàng này. Kể cả những việc bạn hay quên tính, như trả lời email của họ.
- Ước tính số giờ cho từng công việc. Dùng các khách hàng cũ có quy mô tương tự nếu bạn có. Lúc này cứ ước đại cũng được, miễn là sau đó bạn kiểm tra lại.
- Nhân với đơn giá mục tiêu. Đó là đơn giá theo giờ bình quân bạn cần để trang trải lương, chi phí chung và lợi nhuận. Hướng dẫn về cách tính đơn giá tính cho khách chỉ cách đến đó, và đơn giá bình quân hữu ích nếu nhân sự trẻ và cấp cao cùng chia nhau công việc.
- Cộng khoản dự phòng cho phần phát sinh. Sổ sách đến muộn, và khách hàng gọi điện vào chiều thứ Sáu.
- Làm tròn, rồi chia cho mười hai nếu khách hàng trả theo tháng.
- Ghi rõ các giới hạn. Mức phí chỉ đứng vững nếu điều khoản phí trong thư cam kết dịch vụ nêu rõ nó dựa trên giả định gì.
Ví dụ minh họa: định giá cho một khách hàng
Đây là một ví dụ tự đặt. Một văn phòng nhỏ với đơn giá mục tiêu €70 định giá cho một công ty khoảng 80 giao dịch mỗi tháng, đã đăng ký VAT, và có một kỳ kết thúc năm cần chuẩn bị. Mọi số liệu đều chưa gồm VAT.
| Công việc | Số giờ mỗi lần | Số lần một năm | Số giờ một năm |
|---|---|---|---|
| Ghi sổ hằng tháng | 3,5 | 12 | 42 |
| Tờ khai VAT | 1,5 | 4 | 6 |
| Báo cáo tài chính cuối năm | 14 | 1 | 14 |
| Tờ khai thuế doanh nghiệp | 4 | 1 | 4 |
| Giải đáp thắc mắc và email | 1 | 12 | 12 |
| Tổng | 78 |
78 giờ nhân €70 là €5.460. Khoản dự phòng 10% cộng thêm €546, thành €6.006. Văn phòng làm tròn thành €6.000 một năm, tức €500 một tháng. Mức 10% chỉ để minh họa, vì lịch sử của chính bạn là hướng dẫn tốt hơn.
Dòng giải đáp thắc mắc là dòng người ta hay bỏ. Ở đây nó chiếm 15% số giờ, và nếu không có dòng này thì bạn đang cho không số thời gian đó ngay từ tháng đầu tiên.
Phí cố định nên bao gồm và loại trừ những gì?
Phí cố định nên bao gồm công việc bạn đếm được, trong những giới hạn đã nêu, và loại trừ mọi thứ phụ thuộc vào hành vi của khách hàng. Các giới hạn nên là những thứ khách hàng tự kiểm tra được.
| Đặt giới hạn cho | Ví dụ | Tính riêng cho |
|---|---|---|
| Khối lượng | Tối đa 80 giao dịch mỗi tháng | Phần khối lượng vượt giới hạn |
| Thời hạn | Sổ sách nộp trước ngày 10 của tháng sau | Việc làm gấp khi sổ sách đến muộn |
| Pháp nhân | Một công ty | Mỗi công ty thêm |
| Nhân sự | Tối đa 6 người trong bảng lương | Mỗi nhân viên thêm |
| Tình trạng sổ sách | Sổ sách được lưu giữ như đã thỏa thuận | Dọn dẹp sổ sách tồn đọng |
Làm sao kiểm tra phí cố định có lãi không?
Bạn kiểm tra phí cố định có lãi không bằng cách chia mức phí cho số giờ thực tế đã dùng, ra đơn giá thực thu, rồi so với mục tiêu. Hãy làm theo từng khách hàng, vì mức trung bình cho bạn biết rất ít.
Đây là cùng văn phòng tự đặt đó một năm sau, với ba khách hàng cùng mức phí €6.000 và mục tiêu €70.
| Khách hàng | Phí cả năm | Số giờ đã dùng | Đơn giá thực thu | So với mục tiêu |
|---|---|---|---|---|
| A | €6.000 | 62 | €96,77 | +38% |
| B | €6.000 | 78 | €76,92 | +10% |
| C | €6.000 | 104 | €57,69 | −18% |
| Cả ba | €18.000 | 244 | €73,77 | +5% |
Văn phòng trông ổn với mức cao hơn mục tiêu 5%. Khách hàng C thấp hơn mục tiêu 18%, và năm thuận lợi của A đang bù cho khoản đó mà không ai quyết định như vậy. C cần được chú ý, và con số của cả văn phòng không bao giờ cho bạn biết điều đó.
Tất cả sẽ vô ích nếu số giờ không được ghi lại, và sai lầm phổ biến là ngừng ghi vì thời gian của phí cố định không được tính tiền. Tài liệu hướng dẫn về thông tin phí của ICAEW mô tả hồ sơ thời gian đúng trong vai trò này: một công cụ quản lý để quyết định mức phí và so sánh báo giá với thực tế công việc tốn bao nhiêu. Hướng dẫn về thời gian tính phí cho kế toán viên trình bày một quy trình, còn giờ ngân sách và giờ thực tế nói về phép so sánh trên một công việc đơn lẻ.
Phải làm gì khi phí cố định không có lãi?
Khi phí cố định không có lãi, hãy tìm nguyên nhân trước khi đụng đến giá, vì có những nguyên nhân sửa rẻ hơn một cuộc trao đổi khó xử.
| Nguyên nhân | Cần làm gì |
|---|---|
| Sổ sách đến muộn hoặc thiếu | Siết thời hạn đã ghi trong thư, hoặc tính phí cho việc làm gấp |
| Khách hàng đã lớn vượt các giới hạn | Định giá lại, dùng chính những giới hạn thư đã đặt |
| Đối tác làm việc mà nhân viên trẻ làm được | Đổi người làm, và điều đó đổi chi phí thực |
| Thắc mắc vượt xa mức dự phòng | Thống nhất một cuộc gọi hằng tháng, hoặc định giá phần liên hệ thêm |
| Bạn chỉ đơn giản ước tính thấp | Tăng phí ở kỳ rà soát |
Với khách hàng C, phép tính khá đơn giản. 104 giờ nhân €70 là €7.280, khoảng €607 một tháng thay vì €500, tăng 21%. Đó là mức tăng lớn để đề nghị một lần, nên bạn có thể tăng làm hai bước trong lúc xử lý việc sổ sách đến muộn, điều cũng sẽ giảm số giờ. Thư thông báo tăng giá sẽ lo phần câu chữ.
Vận hành phí cố định trong ERPFlow
ERPFlow lập hóa đơn cho phí cố định và lưu thời gian bạn nhập vào. Phép chia thì bạn tự làm. Trang kế toán và ghi sổ mô tả cách phần việc của văn phòng khớp với nhau.
- Mức phí: thêm nó thành một dịch vụ kèm giá, rồi lập hóa đơn qua một hóa đơn định kỳ hằng tháng, gửi qua email hoặc để ở dạng nháp. Nó chỉ lập hóa đơn và không thu tiền, nên thanh toán được ghi nhận thủ công. Mỗi hóa đơn được tính vào giới hạn hóa đơn hằng tháng của gói bạn dùng, có trên trang bảng giá.
- Số giờ: giữ một bảng dự án cho mỗi khách hàng, liên kết với khách hàng, mỗi công việc một thẻ, và thời gian đã dùng nhập theo giờ và phút. Trang của khách hàng hiển thị tổng của bảng. Gói Free giới hạn tổng cộng 10 thẻ.
- Phép kiểm tra: tab Phân tích của khách hàng hiển thị doanh thu ròng và số còn nợ. Hãy chia mức phí cho số giờ trong bảng tính.
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow không tính đơn giá thực thu, lợi nhuận theo từng khách hàng hay ngân sách so với số giờ thực tế, và chi phí không được liên kết với khách hàng, nên cũng không có con số chi phí theo từng khách hàng.