Quy trình theo dõi thời gian tính phí cho kế toán viên thực tế

Một quy trình theo dõi thời gian tính phí thực tế cho kế toán viên đặt cơ sở tính phí cho từng hợp đồng, ghi thời gian hằng ngày theo khách hàng và loại việc, chốt bảng ghi mỗi tháng, đối chiếu số giờ với mức phí, rồi lập hóa đơn hoặc giảm số giờ tính phí trước khi kỳ kế tiếp mở ra. Hãy ghi cả công việc phí cố định, vì bảng ghi đó cho bạn biết mức phí nào không đủ bù công.

Vì sao kế toán viên nên ghi thời gian cho công việc phí cố định?

Ghi thời gian cho công việc phí cố định cho bạn biết mỗi mức phí thực sự mang lại bao nhiêu mỗi giờ. Khách hàng không bao giờ thấy con số này, và nó không làm đổi hóa đơn. Nó dành cho bạn.

Hai khách hàng cùng mức phí hằng tháng có thể tốn thời gian rất khác nhau, thường do tình trạng sổ sách của họ. Bạn sẽ không biết ai là ai chỉ qua hóa đơn. Hướng dẫn về phí cố định trong kế toán nói về cách định giá các mức phí đó ngay từ đầu. Hướng dẫn này nói về thói quen cho thấy chúng có hiệu quả hay không.

Kế toán viên nên ghi thời gian theo mục nào?

Hãy ghi thời gian theo khách hàng, dịch vụ và kỳ, để sau này một con số có thể so với mức phí bao quát nó. Một danh sách mã ngắn là đủ:

Khi đó một dòng ghi đọc như "Khách hàng A, VAT, quý 1 năm 2026, 1,5 giờ, đối chiếu sổ cái mua hàng". QRY là mã đáng công nhất, vì nó chỉ ra những khách hàng tốn của bạn nhiều công đòi hồ sơ nhất.

Quy trình hằng tháng, từng bước

1. Mỗi ngày: mỗi người ghi thời gian theo khách hàng, mã và kỳ, gồm cả các cuộc gọi ngắn. Hướng dẫn bảng ghi thời gian có các cột.
2. Mỗi thứ Sáu: điền các chỗ trống khi tuần còn trong trí nhớ.
3. Ngày làm việc đầu tiên: chốt tháng trước. Các dòng ghi muộn cần người rà soát đồng ý.
4. Trước ngày làm việc thứ 3: người rà soát so số giờ với mức phí và đánh dấu mọi thứ ngoài phạm vi. Với mỗi dấu, quyết định lập hóa đơn, tự chịu hay trao đổi với khách hàng.
5. Trước ngày làm việc thứ 5: phát hành hóa đơn của tháng: phí cố định, tư vấn theo giờ và các khoản thêm đã thỏa thuận.
6. Cùng ngày: cập nhật báo cáo WIP với những gì đã kiếm được nhưng chưa lập hóa đơn.
7. Mỗi quý: xem xét phí của từng khách hàng so với 12 tháng giờ công gần nhất.

Các ngày chỉ là gợi ý. Điều quan trọng là việc rà soát diễn ra trước khi lập hóa đơn, và tháng được chốt vào một ngày đã biết, để các con số thôi thay đổi.

Làm sao ngăn công việc ngoài phạm vi bị thất thoát?

Công việc ngoài phạm vi thất thoát vì khách hàng hỏi nhanh một câu và không ai kiểm tra thư cam kết dịch vụ. Cần hai thứ: một lá thư liệt kê những gì phí đã gồm, như nói trong phần phí của thư cam kết dịch vụ, và một email gửi trước khi bắt đầu làm.

Việc này nằm ngoài mức phí hằng tháng của chúng tôi, vốn gồm ghi sổ và tờ khai VAT. Tôi ước tính khoảng 3 giờ với €85 một giờ, tức €255 cộng VAT. Tôi có tiến hành không?

Đó là một email ngắn, và khách hàng hiếm khi phản đối việc được hỏi trước. Điều họ phản đối là bất ngờ trên hóa đơn. Hãy lưu thư trả lời cùng các dòng ghi thời gian.

Ví dụ: mỗi mức phí cố định mang lại bao nhiêu mỗi giờ

Đây là một ví dụ giả định. Một văn phòng nhỏ muốn công việc phí cố định mang lại ít nhất €75 một giờ, con số họ tính bằng phương pháp đơn giá tính cho khách.

Tổng trông ổn, và đó là cách khách hàng B bị che khuất. Với 6 giờ mỗi tháng, khách hàng B cần mức phí €450 (6 × €75), hoặc công việc phải giảm xuống 4 giờ (€300 ÷ €75).

Một tháng chứng minh được rất ít trong kế toán, vì cuối năm và các quý VAT dồn giờ vào một số tháng nhất định. Hãy so phí với 12 tháng giờ công gần nhất trước khi nói chuyện với bất kỳ ai. Nếu nguyên nhân là các giờ QRY, một cuộc trao đổi về việc nộp hồ sơ đúng hạn có thể giải quyết mà không cần đụng đến mức phí.

Làm gì với thời gian bạn không thể tính phí?

Thời gian tính theo giờ mà bạn quyết định không tính phí là khoản giảm giá trị ghi nhận (write-down), và hóa đơn bạn không thu được là khoản xóa nợ (write-off). Giảm giá trị ghi nhận so với xóa nợ nói về cách ghi từng loại.

Việc vượt giờ trên phí cố định không phải loại nào trong hai loại đó. Vốn không có gì được lập hóa đơn cho nó, nên nó đơn giản đi vào bước xem xét lại phí. Hãy cưỡng lại ý muốn dọn nó khỏi bảng ghi, vì đó là bằng chứng bạn sẽ cần khi mức phí đến kỳ gia hạn.

Chạy quy trình này trong ERPFlow

Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công, và thời gian trên thẻ không trở thành dòng hóa đơn. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow vận hành văn phòng chứ không phải sổ sách của khách hàng bạn, và không phải sổ cái. Đây là cách quy trình khớp với hiện tại:

• Công việc và hạn chót: một bảng dự án cho mỗi khách hàng, liên kết với hồ sơ khách hàng của họ, với một thẻ cho mỗi việc và kỳ, như "Tờ khai VAT, quý 1 năm 2026". Mỗi thẻ có hạn chót và người được giao. Liên kết khách hàng nằm trên bảng, nên một bảng cho mỗi khách hàng cho bạn tổng thời gian theo khách hàng.
• Thời gian: nhập vào Thời gian đã dùng của từng thẻ, với tổng theo bảng và theo khách hàng. Không có mã công việc và không có báo cáo theo người. Thời gian cũng không có ngày, vì vậy một thẻ cho mỗi kỳ là cách giữ tháng 3 tách khỏi tháng 4.
• Phí cố định: hóa đơn định kỳ được phát hành theo lịch, chẳng hạn hằng tháng hoặc ba tháng một lần, mỗi khách hàng một hóa đơn cho mỗi lần chạy, gửi email hoặc để ở dạng nháp. Chúng chỉ lập hóa đơn và không bao giờ thu tiền.
• Tư vấn theo giờ: một dịch vụ với đơn giá theo giờ của bạn trên hóa đơn thông thường, với số giờ nhập làm số lượng.
• Việc xem xét: tab Phân tích của khách hàng cho thấy doanh thu, còn tab Dự án cho thấy thời gian. Chia số này cho số kia là phép tính bạn tự làm, vì ERPFlow không có đơn giá, ngân sách, hay chi phí hoặc biên lợi nhuận theo từng khách hàng. ERPFlow cũng không có báo cáo WIP.