Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Thư thông báo tăng giá nêu mức giá mới, ngày áp dụng và những gì không bị ảnh hưởng, trong vài câu rõ ràng, với đủ thời gian báo trước để khách lên kế hoạch. Hãy báo trước ít nhất 30 ngày, hoặc theo hợp đồng yêu cầu. Kiểm tra hợp đồng trước. Đừng xin lỗi, và đừng liệt kê mọi lý do.
Thư thông báo tăng giá nên có những gì?
Thư thông báo tăng giá nên có mức giá cũ, mức giá mới, ngày áp dụng, và những gì thay đổi này không đụng đến. Phần cuối là phần hầu hết khách đọc đầu tiên, vì nó trả lời câu hỏi "còn công việc tôi đã đặt rồi thì sao?" Hãy thêm tên một người để khách gọi, và dẫn chiếu điều khoản hợp đồng nếu có.
Bỏ phần biện minh dài dòng. Một câu đúng sự thật là đủ. Nếu bạn nhắc đến chi phí hay lạm phát, hãy bảo đảm lời khẳng định đứng vững, vì khách có thể kiểm tra.
Nên báo trước cho khách bao lâu?
Thời gian báo trước nên theo hợp đồng của bạn trước tiên và phép lịch sự sau đó. Khi hợp đồng không nói gì, 30 ngày là mức tối thiểu phổ biến, và khách càng lớn thì càng cần nhiều thời gian để đưa thay đổi qua ngân sách của họ.
| Khách hàng | Thời gian báo trước | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Hợp đồng có điều khoản thay đổi giá | Theo điều khoản | Làm đúng phương thức và các mốc ngày của nó |
| Hợp đồng có thời hạn, không có điều khoản | Bạn không thể áp đặt | Tăng khi gia hạn, hoặc xin thỏa thuận |
| Phí duy trì hằng tháng hoặc thỏa thuận gia hạn liên tục | Một chu kỳ lập hóa đơn đầy đủ, lý tưởng là 60 ngày | Bảo đảm thời gian báo trước hết trước hóa đơn mới |
| Từng dự án một | 30 ngày | Tôn trọng các báo giá đã gửi, cho đến khi hết hạn |
| Khách lớn có ngân sách hằng năm | 90 ngày, trước vòng ngân sách của họ | Hỏi khi nào là vòng đó |
| Người tiêu dùng cá nhân | Đọc điều khoản của bạn và quy định địa phương trước | Điều khoản cho phép bạn tăng giá mà không cho quyền hủy có thể bất công (Chỉ thị 93/13/EEC, Phụ lục, điểm 1(l)) |
Thư thông báo tăng giá mẫu bạn có thể sao chép
Các thư thông báo tăng giá mẫu này bao gồm ba tình huống mà hầu hết các công ty gặp. Các con số là giả định, hãy thay bằng số của bạn.
Cho khách tính theo giờ:
Kính gửi [tên],
Từ ngày 1 tháng 3, 2027, đơn giá của chúng tôi cho [dịch vụ] sẽ đổi từ €80 lên €88 mỗi giờ, chưa gồm VAT. Công việc đã được báo giá hoặc đặt lịch trước ngày đó giữ nguyên mức giá hiện tại.
Chúng tôi rà soát đơn giá mỗi năm, và đây là lần thay đổi đầu tiên kể từ tháng 3, 2025. Người liên hệ và điều khoản thanh toán của bạn giữ nguyên.
Nếu bạn muốn trao đổi về ý nghĩa của việc này với công việc sắp tới, hãy gọi cho tôi theo số [số điện thoại] hoặc trả lời email này.
Trân trọng, [tên]
Cho khách phí duy trì:
Kính gửi [tên],
Theo điều khoản [số] của thỏa thuận ngày [ngày], thư này thông báo trước 60 ngày rằng phí duy trì hằng tháng của bạn sẽ đổi từ €2.000 lên €2.200, chưa gồm VAT, bắt đầu từ hóa đơn tháng 5, 2027. 20 giờ đi kèm giữ nguyên.
Nếu bạn muốn giữ mức phí và giảm số giờ, hãy báo cho tôi trước ngày 1 tháng 4 và chúng tôi sẽ đổi phạm vi kể từ cùng ngày.
Trân trọng, [tên]
Cho khách theo dự án có báo giá còn hiệu lực:
Kính gửi [tên],
Báo giá QUO-2026-0091 giữ nguyên mức giá đã thỏa thuận nếu được chấp nhận trước ngày hết hạn, 31 tháng 1, 2027. Từ ngày 1 tháng 2, các báo giá mới sẽ dùng bảng giá đính kèm, cao hơn khoảng 10% so với năm ngoái.
Trân trọng, [tên]
Hãy gửi nó thành một tin nhắn riêng. Nhét vào chân trang của hóa đơn, hoặc vào một dòng kín đáo trên chính hóa đơn, việc tăng giá trông như thể bạn hy vọng không ai để ý. Về cách viết chính email hóa đơn, xem mẫu email gửi hóa đơn.
Bạn có thể mất bao nhiêu việc trước khi tăng giá làm bạn thiệt?
Bạn có thể mất nhiều việc hơn hầu hết mọi người nghĩ trước khi tăng giá làm bạn thiệt. Tỷ lệ hòa vốn là mức tăng ÷ (100 + mức tăng). Đây là phép tính, không phải dự báo khách của bạn sẽ làm gì.
| Mức tăng | €80 một giờ trở thành | Lượng việc có thể mất mà vẫn thu cùng số tiền |
|---|---|---|
| 5% | €84 | 4,8% |
| 10% | €88 | 9,1% |
| 15% | €92 | 13,0% |
| 20% | €96 | 16,7% |
Lấy một công ty giả định lập hóa đơn 1.000 giờ mỗi năm với €80, tức €80.000. Sau khi tăng 10%, 909 giờ với €88 mang về €79.992, gần bằng nhau, và dư ra 91 giờ. Những giờ đó có thể dành cho khách tốt hơn, hoặc cho công việc mà hiện giờ bạn không có chỗ nhận. Nếu bạn không chắc đơn giá có đúng không, hãy tính từ chi phí của bạn với bài về đơn giá tính cho khách.
Bạn nên làm gì khi khách phản đối?
Khi khách phản đối, hãy giữ mức giá và đề nghị thay đổi phạm vi. Hạ giá cho người phàn nàn sẽ dạy mọi khách phàn nàn.
Tôi hiểu đây không phải tin vui. Mức giá mới áp dụng cho tất cả khách hàng của chúng tôi từ ngày 1 tháng 3. Nếu ngân sách cố định, tôi có thể gợi ý cách giảm bớt công việc để chi phí hằng tháng giữ nguyên. Chúng ta trao đổi qua điện thoại về việc đó có ích không?
Bạn cũng có thể tăng dần cho một khách lâu năm, một nửa mức tăng bây giờ và một nửa sau sáu tháng, miễn là bạn ghi cả hai ngày bằng văn bản. Và một số khách sẽ rời đi. Hãy quyết định trước khi gửi thư xem bạn chấp nhận để ai đi, để không phải quyết định trên điện thoại.
Những lỗi khiến việc tăng giá khó hơn
- Đổi mức giá trên hóa đơn mà không báo ai. Đây là điều làm mất khách. Bộ phận kế toán cũng sẽ từ chối hóa đơn.
- Áp dụng lùi ngày. Việc tăng giá áp dụng từ một ngày sau thông báo, không bao giờ trước đó.
- Gửi email hàng loạt cho các khách lớn nhất. Hãy gọi điện cho họ trước, rồi xác nhận bằng văn bản.
- Quên các chứng từ của chính bạn. Báo giá còn hiệu lực, hóa đơn phí duy trì và bảng giá đều cần đổi vào đúng ngày. Phí duy trì hằng tháng là thứ hay bị quên nhất.
- Chờ quá lâu. Tăng 30% sau năm năm không đổi là một lá thư khó hơn nhiều so với một lần tăng nhỏ mỗi năm.
Thay đổi đơn giá trong ERPFlow
Trong ERPFlow, một dịch vụ giữ giá của nó, nên đổi ở một nơi và mọi dòng mới đều nhận giá đó. Những gì đã có giữ nguyên giá của riêng chúng: hóa đơn đã phát hành là bản cuối, và báo giá giữ các mức giá lúc nó được viết.
Hóa đơn định kỳ cũng giữ các dòng riêng, nên đổi giá dịch vụ không ảnh hưởng đến chúng. Hãy sửa từng hóa đơn định kỳ trước lần chạy cần mang mức phí mới. Mọi khách trên cùng một lịch nhận các dòng giống hệt nhau, nên khách chuyển sang mức giá khác vào ngày khác cần có lịch riêng.
ERPFlow không soạn hay gửi thư thông báo giá và không có email hàng loạt, nên các thư này được gửi từ hộp thư của bạn. Danh sách khách hàng giúp bạn chuẩn bị: cột Doanh thu sắp xếp được, cho bạn biết nên gọi ai trước, và file CSV xuất ra cho bạn các địa chỉ. Hãy đính kèm thư đã gửi vào hồ sơ khách hàng, để thông báo bạn đã đưa ra được lưu lại.