Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quản lý dự án kiến trúc, về mặt tiền bạc, nghĩa là biến phí từng giai đoạn thành ngân sách giờ, hằng tuần ghi thời gian của nhóm vào giai đoạn đó, so số giờ đã dùng với công việc đã xong, và lập hóa đơn khi mốc đã thỏa thuận đến. Phép so sánh đó bắt được việc vượt giờ khi bạn vẫn còn làm được điều gì đó.
Hướng dẫn này nói về việc giữ cho một khoản phí cố định có lời trong lúc dự án chạy. Phối hợp thiết kế và phần theo luật định là một chủ đề khác, và bản tổng quan RIBA Plan of Work là nơi để tìm chúng.
Biến phí giai đoạn thành ngân sách giờ như thế nào?
Biến phí giai đoạn thành ngân sách giờ bằng cách giữ lại một khoản dự phòng và chia phần còn lại cho đơn giá bình quân của bạn. Đây là một ví dụ tự dựng, với dự phòng 10% và đơn giá bình quân £85 một giờ:
| Giai đoạn | Phí | Trừ 10% giữ lại | Giờ ngân sách ở mức £85 |
|---|---|---|---|
| 2 Thiết kế ý tưởng | £6.000 | £5.400 | 63 |
| 3 Phối hợp không gian | £8.400 | £7.560 | 88 |
| 4 Thiết kế kỹ thuật | £11.600 | £10.440 | 122 |
Số giờ được làm tròn xuống. Nếu bạn đã viết đề xuất phí từ số giờ trước đây, ngân sách nên gần với những gì bạn đã ước lượng lúc đó. Hãy nói con số cho nhóm. Một ngân sách chỉ giám đốc biết thì không thể ảnh hưởng đến ngày thứ Ba của ai.
Theo dõi thời gian của nhóm so với phí giai đoạn như thế nào?
Theo dõi thời gian của nhóm so với phí giai đoạn bằng cách để mọi người ghi giờ vào dự án và giai đoạn ít nhất hằng tuần, rồi so tổng với một ước lượng trung thực về phần giai đoạn đã xong.
Ba quy tắc làm cho các con số dùng được:
- Ghi vào giai đoạn, không chỉ vào dự án. “Nhà Smith: 6 giờ” không cho bạn biết nó lấy từ khoản phí nào.
- Ghi dịch vụ bổ sung riêng. Chúng được trả thêm, nên giờ cho chúng không nên ăn vào ngân sách giai đoạn. Xem dịch vụ bổ sung.
- Ước lượng tiến độ từ những gì đã làm ra. Đếm số bản vẽ và nhiệm vụ còn lại, và bỏ qua số giờ đã dùng. Nếu không, phép kiểm tra chẳng chứng minh được gì.
Bản thân bảng theo dõi có thể là một dòng cho mỗi giai đoạn. Đây là bảng cho cùng công việc tự dựng đó, bốn tuần sau khi vào Giai đoạn 3:
| Giai đoạn | Giờ ngân sách | Giờ đã dùng | Ngân sách đã dùng | Công việc đã xong | Tổng dự báo | Vượt hay còn dư |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Thiết kế ý tưởng | 63 | 58 | 92% | 100% | 58 | dư 5 |
| 3 Phối hợp không gian | 88 | 62 | 70% | 50% | 124 | vượt 36 |
| 4 Thiết kế kỹ thuật | 122 | 6 | 5% | 5% | 120 | dư 2 |
Tổng dự báo là giờ đã dùng chia cho công việc đã xong, nên Giai đoạn 3 ra 62 ÷ 50% = 124. Đó là vượt ngân sách 36 giờ, hay £3.060 ở mức £85, nhiều hơn £840 dự phòng giữ lại cho giai đoạn đó. Giờ bạn biết điều đó khi giai đoạn còn một nửa phía trước. Hướng dẫn về giờ ngân sách và giờ thực tế đi sâu hơn vào việc đọc các con số này trên một công việc phí cố định.
Làm gì khi một giai đoạn đang vượt giờ?
Khi một giai đoạn đang vượt giờ, hãy tìm nguyên nhân trước khi quyết định bất cứ điều gì, vì mỗi nguyên nhân có một cách sửa khác.
| Nguyên nhân | Nên làm gì |
|---|---|
| Khách hàng đổi điều gì đó | Dừng lại và thỏa thuận nó như một dịch vụ bổ sung |
| Thiết kế chưa ổn định | Nhờ một giám đốc đưa ra quyết định đang cản trở |
| Công việc quá cấp cao hoặc quá cấp thấp so với những người đang làm | Đổi ai làm gì, vì đơn giá bình quân cũng dịch chuyển |
| Phối hợp với các tư vấn nhiều hơn bạn giả định | Kiểm tra các giả định trong hợp đồng bổ nhiệm, và nêu ra nếu chúng bị phá vỡ |
| Ước lượng quá thấp | Hoàn thành giai đoạn, chịu khoản lỗ và chỉnh lại số liệu cho đề xuất tiếp theo |
Đừng lặng lẽ mượn giờ từ Giai đoạn 4. Ngân sách của giai đoạn kế là thứ trả cho giai đoạn kế, và phần thiếu hụt chỉ đến muộn hơn với ít thời gian để sửa hơn.
Khi nào nên lập hóa đơn một giai đoạn: cuối giai đoạn, hằng tháng hay theo đợt?
Hãy lập hóa đơn một giai đoạn vào lúc hợp đồng bổ nhiệm của bạn nói, và nếu nó không nói, thì hằng tháng theo tiến độ thường là lựa chọn tốt nhất với các giai đoạn kéo dài hơn vài tuần.
| Mô hình | Phù hợp với | Cần để ý |
|---|---|---|
| Vào cuối mỗi giai đoạn | Giai đoạn ngắn, công việc nhỏ | Bạn ứng vốn cho cả giai đoạn, và một dự án bị đình trệ để lại nó chưa lập hóa đơn |
| Hằng tháng, theo phần công việc đã xong | Giai đoạn 2 đến 4 ở các công việc lớn hơn | Cần một con số tiến độ mà khách hàng chấp nhận |
| Các đợt hằng tháng bằng nhau | Giai đoạn 5, trong suốt thời hạn hợp đồng | Nêu rõ điều gì xảy ra nếu thi công kéo dài |
Với lập hóa đơn hằng tháng, hãy lập hóa đơn cho tiến độ của giai đoạn đến nay trừ đi những gì bạn đã tính. Ở công việc tự dựng, Giai đoạn 3 xong 50% kiếm được £4.200 trong £8.400 phí. Nếu £2.800 đã được lập hóa đơn, hóa đơn tháng này là £1.400 chưa gồm VAT. Số giờ đã dùng không liên quan. Các hướng dẫn về phí theo giai đoạn RIBA và thanh toán theo tiến độ nói về câu chữ và cách thiết lập các giai đoạn.
Các dự án như thế này thường sai ở đâu?
Các dự án kiến trúc phí cố định thường sai vì những thói quen nhỏ che giấu các con số cho đến khi quá muộn.
- Gõ thời gian vào vài tuần sau. Không ai nhớ, nên mọi thứ dồn vào dự án nào ồn ào nhất.
- Chỉ rà soát vào cuối giai đoạn. Lúc đó giờ đã tiêu và khách hàng đã duyệt.
- Coi giờ đã dùng là tiến độ. Một giai đoạn đã qua 70% số giờ không phải đã xong 70%.
- Không có người phụ trách. Một người có tên nên rà soát các con số của từng dự án mỗi tuần, kể cả ở văn phòng nhỏ.
- “Giúp nhanh” cho khách hàng mà không ghi. Mỗi việc đều nhỏ. Cộng lại, chúng thường chính là phần vượt giờ.
Điều hành các giai đoạn và hóa đơn trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow không có ngân sách theo giai đoạn, đơn giá nhân sự hay lợi nhuận theo từng dự án, và chi phí không liên kết với dự án, nên bảng theo dõi ở trên vẫn nằm trong bảng tính. Đây là những gì ERPFlow đảm nhận:
- Bảng. Một bảng trong Dự án cho mỗi công việc, liên kết với khách hàng của nó, với các cột đặt tên theo giai đoạn của bạn. Hợp đồng bổ nhiệm đã ký có thể nằm trong tệp đính kèm của chính bảng. Xem cách dự án hoạt động. Số bảng không giới hạn ở mọi gói, và gói Free giới hạn 10 thẻ.
- Công việc. Một thẻ cho mỗi sản phẩm bàn giao hoặc giai đoạn, với người được giao, hạn chót, tệp, bình luận và thời gian đã dùng gõ theo giờ và phút. Tổng được cộng theo từng dự án và từng khách hàng, và tệp xuất thẻ cho bạn thời gian của từng thẻ để đưa vào bảng theo dõi.
- Khoản phí. Một báo giá với mỗi giai đoạn một dòng. Một dịch vụ có thể lưu đơn giá theo giờ của bạn cho công việc bổ sung.
- Hóa đơn giai đoạn. Đây là một hóa đơn thông thường với một dòng đã sửa. Chuyển báo giá, xóa các giai đoạn khác, và đặt dòng thành số tiền của kỳ này, chẳng hạn “RIBA Giai đoạn 3: 50% của £8.400, trừ £2.800 đã lập hóa đơn” ở mức £1.400. Bản nháp giữ dự án của báo giá, và Chứng từ liên kết của báo giá liệt kê mọi hóa đơn lập từ nó, để bạn thấy đã tính bao nhiêu đến nay.