Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để viết đề xuất phí dịch vụ của kiến trúc sư từ số giờ trước đây, hãy lấy số giờ đã ghi theo từng giai đoạn của ba công việc có thể so sánh trở lên, quy đổi sang công việc mới, điều chỉnh theo điểm khác biệt, định giá theo đơn giá nhân sự của bạn và cộng một khoản dự phòng rủi ro. Sau đó viết phạm vi, các điểm loại trừ và các đợt thanh toán quanh con số đó.
Vì sao dựng phí từ số giờ trước đây thay vì dùng tỷ lệ phần trăm?
Dựng phí từ số giờ trước đây cho thấy công việc sẽ tốn bạn bao nhiêu để thực hiện, điều mà tỷ lệ phần trăm trên chi phí xây dựng không làm được. Tỷ lệ phần trăm cho bạn biết khách hàng có thể chấp nhận gì. Số giờ của bạn cho biết bạn có đủ sức chấp nhận hay không.
Bạn cũng sẽ không tìm thấy tỷ lệ phần trăm chính thức nào để dựa vào. RIBA giải thích rằng họ đã ngừng công bố thang phí vì luật cạnh tranh. Họ hướng các Chartered Practice tới RIBA Fee Calculator, công cụ tạo ra các phép tính dựa trên nguồn lực theo các giai đoạn của Plan of Work, và tới Good Practice Guide của họ về phí. Phương pháp dưới đây là cùng ý tưởng đó làm bằng tay.
Tìm các công việc có thể so sánh và số giờ của chúng như thế nào?
Các công việc có thể so sánh là những dự án gần đây có loại công trình, hình thức mua sắm và phạm vi dịch vụ tương tự, lý tưởng là ba đến năm dự án. Một ngôi nhà xây mới và một ngôi nhà được xếp hạng bảo tồn cải tạo cùng diện tích sẽ không cho bạn biết nhiều về nhau.
Hãy làm sạch số liệu trước khi dùng:
- Bỏ các dịch vụ bổ sung ra. Chúng được tính thêm ở trên, nên không thuộc phần khoản phí phải bao gồm. Xem dịch vụ bổ sung.
- Giữ lại việc tự làm lại của bạn. Nó sẽ lại xảy ra dưới hình thức nào đó, và giả vờ khác đi là cách để các khoản phí rốt cuộc bị thiếu.
- Hỏi vì sao một công việc vượt giờ. Nếu một khách hàng đổi ý suốt một năm, đừng đưa điều đó vào giá của công việc sau. Nếu Giai đoạn 4 của bạn luôn kéo dài, thì hãy đưa vào.
- Dùng cùng ranh giới giai đoạn. Thời gian ghi vào “dự án” mà không có giai đoạn thì khó dùng, nên nếu đó là thứ bạn có, hãy ngồi cùng người điều hành công việc và ước lượng cách chia. Đánh dấu nó là ước lượng.
Ví dụ tính cụ thể: từ số giờ trước đây đến phí giai đoạn
Đây là một ví dụ tự dựng: một văn phòng định giá việc cải tạo ngôi nhà 200 m² được xếp hạng bảo tồn, từ ba lần cải tạo trước. Trước hết, số giờ trước đây theo giai đoạn, và số giờ trên mỗi mét vuông qua cả ba:
| Giai đoạn | Công việc A, 180 m² | Công việc B, 220 m² | Công việc C, 160 m² | Tổng, 560 m² | Giờ trên m² |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 Chuẩn bị và lập yêu cầu | 18 | 24 | 16 | 58 | 0,104 |
| 2 Thiết kế ý tưởng | 52 | 60 | 48 | 160 | 0,286 |
| 3 Phối hợp không gian | 66 | 80 | 72 | 218 | 0,389 |
| 4 Thiết kế kỹ thuật | 94 | 120 | 88 | 302 | 0,539 |
| 5 Sản xuất và thi công | 60 | 84 | 66 | 210 | 0,375 |
| 6 Bàn giao | 10 | 12 | 10 | 32 | 0,057 |
| Tổng | 300 | 380 | 300 | 980 | 1,750 |
Tiếp theo, quy đổi sang 200 m², cộng 15% cho Giai đoạn 3 và 4 vì không công việc nào trước đây thuộc diện bảo tồn, định giá theo đơn giá bình quân tự dựng £85 một giờ, và cộng khoản dự phòng rủi ro 10%, làm tròn đến £50 gần nhất:
| Giai đoạn | Giờ quy đổi | Giờ sau điều chỉnh | Ở mức £85 | Cộng 10%, làm tròn |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 21 | 21 | £1.785 | £1.950 |
| 2 | 57 | 57 | £4.845 | £5.350 |
| 3 | 78 | 90 | £7.650 | £8.400 |
| 4 | 108 | 124 | £10.540 | £11.600 |
| 5 | 75 | 75 | £6.375 | £7.000 |
| 6 | 11 | 11 | £935 | £1.050 |
| Tổng | 350 | 378 | £32.130 | £35.350 |
Cách chia giữa các giai đoạn thuộc về văn phòng tưởng tượng này và không phải cách chia của RIBA. Cách chia và phân kỳ kết quả được nói trong phí theo giai đoạn RIBA. Đơn giá cũng đáng có công việc riêng: xem đơn giá tính cho khách và đơn giá bình quân theo giờ.
Kết thúc bằng một phép kiểm tra hợp lý, không làm thay đổi cách dựng. Nếu chi phí xây dựng dự kiến là £600.000, thì £35.350 là khoảng 5,9% của nó. Hãy so với những gì bạn đã thắng và thua ở các công việc tương tự. Nếu nó trông lệch xa, hãy tìm hiểu vì sao trước khi đụng đến con số. Công việc có thể thực sự khác, hoặc số giờ trước đây của bạn đang nói với bạn điều không dễ chịu.
Đề xuất phí dịch vụ của kiến trúc sư nên có những gì?
Đề xuất phí dịch vụ của kiến trúc sư nên nêu phạm vi theo giai đoạn, khoản phí hoặc cách tính nó, những gì bị loại trừ và những gì bạn đã giả định. Ở Anh, hướng dẫn của ARB về điều khoản cam kết dịch vụ liệt kê những gì điều khoản nên bao gồm, trong tài liệu hoặc kèm theo nó:
- Các bên ký hợp đồng và phạm vi dịch vụ
- Khoản phí, hoặc phương pháp tính nó
- Trách nhiệm của kiến trúc sư và của khách hàng
- Mọi giới hạn hoặc loại trừ trách nhiệm
- Cách giải quyết tranh chấp và cách thỏa thuận chấm dứt
- Xác nhận có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
- Rằng có quy trình xử lý khiếu nại khi được yêu cầu
- Cách dữ liệu sẽ được xử lý
- Tên kiến trúc sư kiểm soát công việc, và việc họ chịu sự quản lý của ARB
Để bảo vệ khoản phí, hãy thêm số phương án thiết kế và số vòng thay đổi, thời hạn hợp đồng giả định, đơn giá cho việc thêm, cách tính chi phí phát sinh, các đợt thanh toán và thời gian lời đề nghị còn hiệu lực. Hãy nhớ rằng RIBA Plan of Work không nhằm là một tài liệu hợp đồng, nên việc nêu tên một giai đoạn tự nó không xác định phạm vi của bạn. Hãy nói bạn sẽ thực sự tạo ra gì.
Các giả định quan trọng hơn người ta nghĩ. Câu chữ như sau làm được việc:
Phí của chúng tôi là £35.350 chưa gồm VAT, cố định cho các Giai đoạn RIBA 1 đến 6 như nêu trong bảng kê. Phí giả định một công trình khoảng 200 m², hai phương án ý tưởng với một vòng thay đổi cho phương án được chọn, một hồ sơ xin phép quy hoạch và một hồ sơ xin phép công trình được xếp hạng bảo tồn, và thời hạn hợp đồng đến 30 tuần. Công việc vượt các giả định này là dịch vụ bổ sung, chúng tôi sẽ định giá và thỏa thuận với bạn bằng văn bản trước khi bắt đầu, ở mức £85 một giờ trừ khi hai bên thỏa thuận một khoản cố định. Khảo sát, kỹ thuật kết cấu, lệ phí theo luật định và in ấn được loại trừ. Lời đề nghị này có hiệu lực trong 60 ngày.
Đề xuất phí dựng từ số giờ hay sai ở đâu?
Đề xuất phí dựng từ số giờ thường sai ở đầu vào chứ không phải ở phép tính.
- Định giá từ công việc bạn nhớ. Trí nhớ bỏ những tháng tệ. Hãy dùng số giờ đã ghi ở nơi bạn có.
- Quên Giai đoạn 5. Các chuyến đến công trường, câu hỏi và định giá khối lượng tốn thời gian thật dù nhà thầu đang thi công. Công việc B ở trên đã dành 84 giờ ở đó.
- Trộn các đơn giá. Đơn giá bình quân chỉ đúng nếu cơ cấu người làm tương tự. Công việc do giám đốc điều hành cần một mức cao hơn.
- Không nêu số phương án hay số lần sửa. Thiếu nó, mỗi vòng thêm đều có thể bị coi là đã bao gồm.
- Thêm Giai đoạn 7 theo thói quen. RIBA nói các nhiệm vụ nằm ngoài cuối Giai đoạn 6 cần được nêu trong các hợp đồng dịch vụ chuyên môn riêng.
- Thắng bằng một con số thấp rồi hy vọng. Nếu khoản phí thấp hơn số giờ của bạn, hãy cắt phạm vi bằng văn bản, hoặc quyết định rằng bạn đang đầu tư vào khách hàng và ghi lại. Việc so sánh ngân sách với giờ thực tế sẽ cho thấy khoảng chênh dù theo cách nào.
Dựng đề xuất phí trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow cũng không có công cụ ước tính phí hay ngân sách theo giai đoạn, nên phần tính toán ở trên vẫn nằm trong bảng tính. ERPFlow có thể cung cấp một số dữ liệu đầu vào và xử lý tài liệu:
- Số giờ trước đây. Nếu mỗi công việc có một bảng trong Dự án với một thẻ cho mỗi giai đoạn và thời gian đã dùng được gõ vào, tệp xuất CSV cho bạn tiêu đề, dự án, cột và thời gian đã dùng của từng thẻ, sẵn sàng để tổng hợp theo giai đoạn.
- Lời đề nghị đã định giá. Một báo giá với mỗi giai đoạn một dòng, thuế đặt theo từng dòng, được gửi dưới dạng PDF bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong 19 ngôn ngữ, kèm bản ghi của email. Ghi chú của báo giá in trên PDF, phù hợp với các giả định ngắn. Điều khoản dài hơn vẫn nằm trong tài liệu hợp đồng bổ nhiệm của bạn, gửi riêng, vì tệp đính kèm trên báo giá là nội bộ.
- Chấp nhận. Không có chữ ký điện tử hay chấp nhận trực tuyến. Bạn đánh dấu báo giá đã chấp nhận bằng tay và có thể đính kèm bản đã ký.
- Lập hóa đơn. Chọn Chuyển thành hóa đơn cho từng giai đoạn. Mỗi lần chuyển tạo một hóa đơn nháp mới của toàn bộ báo giá, nên hãy xóa các dòng khác và giữ dòng của giai đoạn đó. Hướng dẫn về chuyển báo giá thành hóa đơn nói chi tiết.