Dịch vụ bổ sung trong kiến trúc: cách thỏa thuận, ghi nhận và lập hóa đơn

Dịch vụ bổ sung trong kiến trúc là công việc nằm ngoài phạm vi hợp đồng bổ nhiệm của bạn. Hãy nhận ra thay đổi, báo cho khách hàng biết chi phí trước khi bắt đầu, có sự đồng ý bằng văn bản của họ, ghi vào sổ và lập hóa đơn thành một dòng riêng. Khoản phí thỏa thuận trước khi làm là một hóa đơn. Khoản phí nêu ra sau khi làm là một cuộc thương lượng.

Cái gì được coi là dịch vụ bổ sung?

Dịch vụ bổ sung là bất cứ thứ gì hợp đồng bổ nhiệm của bạn chưa bao gồm, nên phép thử là câu chữ của phạm vi, dù việc đó cảm giác nhiều hay ít. Nếu phạm vi mơ hồ, hầu như không có gì rõ ràng là phần thêm, đó là lý do chuyện này bắt đầu từ lại đề xuất phí dịch vụ.

RIBA Plan of Work cho bạn một ranh giới hữu ích cho công việc ở Anh. Bản tổng quan 2020 của nó nói các thay đổi về công năng sau khi chốt Giai đoạn 2, như dời một không gian hay đổi kích thước của nó, không phải phát triển thiết kế và thuộc về quy trình kiểm soát thay đổi. Những chỉnh sửa đến từ việc phát triển thiết kế thì không tính.

Thỏa thuận một dịch vụ bổ sung với khách hàng như thế nào?

Hãy thỏa thuận dịch vụ bổ sung bằng văn bản trước khi làm việc, nêu rõ đó là gì, tốn bao nhiêu và ảnh hưởng thế nào đến tiến độ. Ở Anh, hướng dẫn của ARB về điều khoản cam kết dịch vụ nói các sửa đổi với điều khoản ban đầu nên được kiến trúc sư ghi lại bằng văn bản và gửi bản sao cho khách hàng. Nó cũng nói điều khoản không đầy đủ là nguyên nhân phổ biến nhất của các khiếu nại về kiến trúc sư.

Ở Mỹ, hợp đồng B101-2017 của AIA có quy trình thông báo và ủy quyền cho dịch vụ bổ sung, với ngoại lệ cho công việc cần để tránh chậm trễ trong thi công. Biểu mẫu G801 của AIA tồn tại đúng cho thông báo này. Hãy kiểm tra hợp đồng bổ nhiệm của bạn dùng biểu mẫu nào, vì các biểu mẫu chuẩn hay bị sửa đổi.

Với các hạng mục nhỏ, một email thường là đủ, nếu hợp đồng bổ nhiệm của bạn cho phép. Có thể viết như sau:

Dịch vụ bổ sung AS-04: sửa bố cục bếp và mặt đứng phía sau, theo email của bạn ngày 12 tháng 5. Việc này nằm ngoài các dịch vụ trong hợp đồng bổ nhiệm ngày 3 tháng 2. Phí: £1.200 chưa gồm VAT, cố định. Tiến độ: thêm khoảng một tuần vào Giai đoạn 3. Chúng tôi sẽ bắt đầu khi bạn trả lời xác nhận. Trong thời gian đó chúng tôi tiếp tục với thiết kế đã duyệt.

Câu cuối làm nhiều việc nhất. Nó cho khách hàng biết điều gì xảy ra nếu họ không trả lời, và ngăn bạn trôi vào việc thay đổi trong lúc chờ.

Hãy chọn cơ sở tính phí theo mức độ bạn xác định được nhiệm vụ. Dùng một khoản cố định khi bạn mô tả được sản phẩm. Dùng đơn giá theo giờ có mức trần khi không, chẳng hạn “£85 một giờ, tối đa 20 giờ, và chúng tôi sẽ hỏi trước khi làm thêm”. Hướng dẫn về phí trọn gói hay theo giờ nói chi tiết hơn về sự đánh đổi.

Ghi nhận dịch vụ bổ sung như thế nào?

Hãy ghi nhận dịch vụ bổ sung trong một sổ duy nhất cho mỗi dự án, vì một năm sau, chỉ riêng hóa đơn sẽ không cho bạn biết ai đã yêu cầu gì. Đây là một ví dụ tự dựng:

Hãy ghi cả các hạng mục thiện chí. Một dòng bằng 0 trên hóa đơn cho khách hàng thấy họ đã nhận gì miễn phí, và cho bạn thứ để chỉ vào khi yêu cầu tiếp theo không miễn phí.

Lập hóa đơn cho dịch vụ bổ sung như thế nào?

Hãy lập hóa đơn dịch vụ bổ sung thành các dòng riêng bên dưới phí giai đoạn, mỗi dòng kèm mã tham chiếu, để khách hàng gắn được mọi số tiền với điều họ đã đồng ý. Đây là công việc tự dựng ở trên, tính Giai đoạn 3 với cả hai hạng mục đang mở, với VAT theo thuế suất tiêu chuẩn của Anh:

Nếu một dịch vụ bổ sung kéo theo chi phí, như khảo sát của chuyên gia, hãy tính chúng trên dòng riêng. Hướng dẫn về lập hóa đơn cho chi phí được hoàn lại nói cách làm.

Nếu bạn đã làm việc rồi thì sao?

Nếu bạn đã làm việc mà không có thỏa thuận, hãy viết thư cho khách hàng ngay bây giờ, nêu các sự việc và đề nghị họ thỏa thuận một khoản phí. Nói yêu cầu đến khi nào, bạn đã làm gì và vì sao nó nằm ngoài hợp đồng bổ nhiệm. Giữ giọng khách quan, và đưa ra một con số bạn bảo vệ được bằng số giờ của mình.

Bạn có thể phải chấp nhận ít hơn, và có thể phải xóa một phần. Điều bạn không nên làm là đưa nó vào hóa đơn tiếp theo mà không báo trước, vì đó là lúc một khách hàng vốn thân thiện bắt đầu đọc từng dòng. Nếu một khoản lớn đang tranh chấp, hãy xin tư vấn, vì kết quả phụ thuộc vào hợp đồng của bạn và những gì đã nói.

Ghi nhận và lập hóa đơn dịch vụ bổ sung trong ERPFlow

ERPFlow không có sổ phát sinh hay ngân sách theo giai đoạn, nên sổ ở trên vẫn nằm trong bảng tính, hoặc là các thẻ trong một cột trên bảng của dự án. Các chứng từ xung quanh nó là loại thông thường:

• Thỏa thuận. Gửi mỗi dịch vụ bổ sung như một báo giá nhỏ với PDF riêng. Không có chữ ký điện tử hay chấp nhận trực tuyến: bạn đánh dấu đã chấp nhận bằng tay khi khách hàng trả lời, và đính kèm email của họ vào báo giá.
• Đơn giá. Một dịch vụ lưu đơn giá theo giờ và thuế của bạn, nên nó tự điền trên mọi dòng. Bạn nhập số giờ làm số lượng.
• Công việc. Một thẻ trên bảng của dự án có thể mang người được giao, hạn chót và thời gian đã dùng, gõ theo giờ và phút. Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.
• Hóa đơn. Chuyển báo giá thành hóa đơn nháp, hoặc thêm dòng của nó vào hóa đơn giai đoạn. Dòng thiện chí giá bằng 0 được cho phép. Phát hành bản nháp cho nó số của nó và làm nó thành cuối cùng.